ЗУП 3.1. Сведения о документе действуют с

Добрый всем день.
Сотрудники нашей компании достаточно часто подают документы на замену паспорта, при этом старый оставляют на руках и ездят в рейс. По мере приближения необходимости получения визы они идут в паспортный стол и забирают изготовленный паспорт, сдавая старый. Т.е. дата выдачи паспорта и дата появления паспорта в отделе кадров может отличаться на пару месяцев.

Какую при этом ставить дату "Сведения о документе действуют с"? Всегда думал что это дата выдачи паспорта. Однако, все отчеты уже сданы и в них старый документ.

Можно ли в поле "Сведения о документе действуют с" ставить дату появления паспорта в отделе кадров?