Автоматическое уведомление

Прошу помощи, вот такая ситуация например секретарю приходит письмо по почте(бумага) он регистрирует письмо, как входящий документ, в поле адресат указывает Коммерческого директора. Но если зайти под коммерческим директором то на его начальной странице не видно, что документ пришел и адресата поставили его. Если какой-нибудь вариант, автоматизировать это (чтоб он видел что пришло письмо), или есть только один вариант сделать автоматический процесс запуска уведомления направленный коммерческому директору при регистрации входящего секретарем.