10 способов злоупотребления сотрудниками своим служебным положением и методы борьбы с ними с помощью учетной системы
Не так давно на одном из проектов во время инвентаризации была выявлена очень большая недостача. Как результат, одно из важнейших требований клиента по проекту было: разобраться с тем, что у него происходит в системе, и привести остатки, как он выразился, «в адекватное состояние».
А незадолго до этого у меня в практике был случай, когда уже на второй день после внедрения качественной системы учета движения наличных денежных средств (кассы) также была выявлена недостача, но уже в кассе.
И в первом, и во втором случае вину за возникновение проблемы представители заказчика попытались возложить на людей, которые занимались внедрением новой системы. И только после долгих и, надо признаться, довольно неприятных и очень эмоциональных разбирательств, удалось доказать клиенту, что система работает правильно, а виноваты в случившемся сотрудники компании, которые намеренно или ненамеренно создали фактическую недостачу товара и денег.
А незадолго до этого у меня в практике был случай, когда уже на второй день после внедрения качественной системы учета движения наличных денежных средств (кассы) также была выявлена недостача, но уже в кассе.
И в первом, и во втором случае вину за возникновение проблемы представители заказчика попытались возложить на людей, которые занимались внедрением новой системы. И только после долгих и, надо признаться, довольно неприятных и очень эмоциональных разбирательств, удалось доказать клиенту, что система работает правильно, а виноваты в случившемся сотрудники компании, которые намеренно или ненамеренно создали фактическую недостачу товара и денег.
Комментарии
Избранное
Подписка
Сортировка:
Древо
Еще не описан случай, когда на инвентаризации вместо годной продукции подсовывают просрочку, а годную продукцию присваивают, потом по итогам инвентаризации просрочку списывают и не уничтожают, а держат до следующие инвентаризации, а когда идет сговор между бухгалтером компании и манагером клиента или наоборот, которые дружно делят «пенку» тут им на бонусы точно глубоко фиолетово как тут быть?
"Методы борьбы с такой ситуацией, думаю, очевидны: платить нормальные деньги ...." и через некоторое время менеджер либо расслабится - а что гнаться за ещё одним заказом когда и так хватает на жизнь, либо снова начнет думать что он великая звезда и достоин ещё большей оплаты.
ИМХО, пункты 1-3 лучше всего "лечатся" наличием кассовой машины и обязательным битьем чеков.
Если даже субъект освобожден от применения ККМ, никто не мешает ему:
а) использовать ККМ, зарегистрированную по всей форме, с ЭКЛЗ.
б) использовать нефискализированную ККМ / принтер ЕНВД и т.п.
Засылать специально обученных людей для контроля полноты пробития чеков и правильности указания цен. И чтобы все продавцы об этом знали.
Штрафы за непробитие чеков. Видеонаблюдение для разрешения спорных ситуаций.
Итог ККМ сверять с оборотом выручки по базе, при расхождении - пояснительные записки и оправдательные документы.
Пункт 5 минимизируется регулярными кусочными инвентаризациями с отнесением разницы на виновных лиц, плюс тщательным и замкнутым учетом ДС - так, чтобы в любой момент был риск сверки остатков физических денег с данными базы.
В принципе, даже старая УТ 10 предполагает достаточную двойную запись, при которой в рознице (а о ней речь, как я понял) очень трудно махинировать задним числом товарами, не затронув при этом денег, и не рискуя прогореть на инвентаризации.
Если даже субъект освобожден от применения ККМ, никто не мешает ему:
а) использовать ККМ, зарегистрированную по всей форме, с ЭКЛЗ.
б) использовать нефискализированную ККМ / принтер ЕНВД и т.п.
Засылать специально обученных людей для контроля полноты пробития чеков и правильности указания цен. И чтобы все продавцы об этом знали.
Штрафы за непробитие чеков. Видеонаблюдение для разрешения спорных ситуаций.
Итог ККМ сверять с оборотом выручки по базе, при расхождении - пояснительные записки и оправдательные документы.
Пункт 5 минимизируется регулярными кусочными инвентаризациями с отнесением разницы на виновных лиц, плюс тщательным и замкнутым учетом ДС - так, чтобы в любой момент был риск сверки остатков физических денег с данными базы.
В принципе, даже старая УТ 10 предполагает достаточную двойную запись, при которой в рознице (а о ней речь, как я понял) очень трудно махинировать задним числом товарами, не затронув при этом денег, и не рискуя прогореть на инвентаризации.
(15) Painted,
Многие парикмахерские работают по схеме когда парикмахер арендует у парикмахерской рабочее место. А уж как она пробивает и чего она там настригёт с клиентов это уже не заботы владельца.
(11) stvorl,
У нас во всех магазинах нашей сети висит уведомление на кассе "Если вам не выдали чек, то покупка бесплатно".
Ни разу не видел, чтобы в парикмахерской, например, пробивали чеки и что клиент спрашивает чек.
Многие парикмахерские работают по схеме когда парикмахер арендует у парикмахерской рабочее место. А уж как она пробивает и чего она там настригёт с клиентов это уже не заботы владельца.
(11) stvorl,
ИМХО, пункты 1-3 лучше всего "лечатся" наличием кассовой машины и обязательным битьем чеков.
У нас во всех магазинах нашей сети висит уведомление на кассе "Если вам не выдали чек, то покупка бесплатно".
(15) Painted,
В тех парикмахерских, где обслуживался я, либо услуги оказывает один человек - сам ИП-шник, либо он сидит на входе и собирает деньги, а рабыотники трудятся.
С услугами при условии неприменения ККТ, вообще сложно: либо вы сажаете доверенное лицо на realtime контроль сбора денег, и ему доверяете, либо несете риски сокрытия работниками выручки - через товары вы это не проверите, а видеонаблюдение отсматривать крайне сложно: уж каждый день делать не будете.
Впрочем, скоро этот вопрос решится: с 2018 года даже нынешние освобожденцы будут применять ККТ.
(17) citicat,
В базе продажи за 2-ю половину дня будут, разумеется, отсутствовать, да и выручка снизится, что не сможет не насторожить ответственных лиц. Которые, вероятно, захотят ознакомиться с записями видеонаблюдения, дабы выяснить причину столь чудесных перепадов спроса.
Особенно контрастно на видеонаблюдении может выглядеть кнопочный "резервный" кассовый аппарат на фоне интегрированного с 1С принтера чеков. Или целая инфраструктура по печати липовых чеков на резервном кассовом аппарате без их регистрации в базе. :-)
В таком случае недобросовестному продавцу проще вообще вынести товар с точки, и продать его на стороне.
Но как бы он не выкручивался, при очередной инвентаризации будет выявлена недостача, которую он должен будет оплатить.
Вообще, чтобы "поймать" в рознице склад и деньги, необязательно вести базу по всей форме с номенклатурой. Достаточно контролировать полноту оприходования выручки (выбития чеков) и вести общесуммовой учет в розничных ценах с выделением торговой наценки (как в НТТ бухгалтерских конф 1С), соблюдая определенную дисциплину ценообразования и инвентаризаций.
Все. Уже не утащат, а что утащат / занизят цену - возместят. А если завысят цену, то либо это поймает покупатель, либо, как говорил Карлсон, "извозчик не должен быть разиней".
Есть отраслевые нюансы, но в целом так.
По-настоящему сложным, для пресечения, вопросом я полагаю ценовой сговор снабженца с поставщиком с целью получения откатов. Но даже это решабельно при желании.
В тех парикмахерских, где обслуживался я, либо услуги оказывает один человек - сам ИП-шник, либо он сидит на входе и собирает деньги, а раб
С услугами при условии неприменения ККТ, вообще сложно: либо вы сажаете доверенное лицо на realtime контроль сбора денег, и ему доверяете, либо несете риски сокрытия работниками выручки - через товары вы это не проверите, а видеонаблюдение отсматривать крайне сложно: уж каждый день делать не будете.
Впрочем, скоро этот вопрос решится: с 2018 года даже нынешние освобожденцы будут применять ККТ.
(17) citicat,
Ещё вариант работы с резервным кассовым аппаратом во вторую половину дня.
В базе продажи за 2-ю половину дня будут, разумеется, отсутствовать, да и выручка снизится, что не сможет не насторожить ответственных лиц. Которые, вероятно, захотят ознакомиться с записями видеонаблюдения, дабы выяснить причину столь чудесных перепадов спроса.
Особенно контрастно на видеонаблюдении может выглядеть кнопочный "резервный" кассовый аппарат на фоне интегрированного с 1С принтера чеков. Или целая инфраструктура по печати липовых чеков на резервном кассовом аппарате без их регистрации в базе. :-)
В таком случае недобросовестному продавцу проще вообще вынести товар с точки, и продать его на стороне.
Но как бы он не выкручивался, при очередной инвентаризации будет выявлена недостача, которую он должен будет оплатить.
Вообще, чтобы "поймать" в рознице склад и деньги, необязательно вести базу по всей форме с номенклатурой. Достаточно контролировать полноту оприходования выручки (выбития чеков) и вести общесуммовой учет в розничных ценах с выделением торговой наценки (как в НТТ бухгалтерских конф 1С), соблюдая определенную дисциплину ценообразования и инвентаризаций.
Все. Уже не утащат, а что утащат / занизят цену - возместят. А если завысят цену, то либо это поймает покупатель, либо, как говорил Карлсон, "извозчик не должен быть разиней".
Есть отраслевые нюансы, но в целом так.
По-настоящему сложным, для пресечения, вопросом я полагаю ценовой сговор снабженца с поставщиком с целью получения откатов. Но даже это решабельно при желании.
п. 5. Ключевая фраза "если руководитель не лениться".
По опыту скажу, руководители со временем, если заметят что бОльшая часть правок обоснована, отправят вашу рассылку и уведомления в спам и толку от такого контроля не будет, ну пока он по шее не получит. А если это ген. дир., вероятность получения по шее снижается значительно. Куда правильнее в таких случаях не постоянное уведомление, а наличие отчета + что-то вроде небольшого виджета на его рабочем столе. Ну и естественно добавить туда возможность фильтрации, что считать важным для анализа, а что нет. Тогда и руководителю интересно и менеджеры понимают, что большой брат следит за ними.
Остальное прочитал вдоль, поэтому добавить нечего.
По опыту скажу, руководители со временем, если заметят что бОльшая часть правок обоснована, отправят вашу рассылку и уведомления в спам и толку от такого контроля не будет, ну пока он по шее не получит. А если это ген. дир., вероятность получения по шее снижается значительно. Куда правильнее в таких случаях не постоянное уведомление, а наличие отчета + что-то вроде небольшого виджета на его рабочем столе. Ну и естественно добавить туда возможность фильтрации, что считать важным для анализа, а что нет. Тогда и руководителю интересно и менеджеры понимают, что большой брат следит за ними.
Остальное прочитал вдоль, поэтому добавить нечего.
С п.8, если большинство клиентов работают в отсрочку, проще всего бороться если формировать дебиторку на регулярной основе и сверять, что было на выходе и что стало на входе. То есть, формируем каждый понедельник к примеру. В этот понедельник формируем за прошлую неделю. У клиента ИП Пупкин задолженность 5000 рублей на конец недели. В следующий понедельник формируем на эту неделю и с помощью элементарных действий в экселе видим, что на начало этой недели ИП Пупкин имеет задолженность уже 1000 рублей. То есть, на конец прошлой недели было 5, а на начало этой стало 1. Следовательно на этой неделе, кто-то задним числом внес изменения в документы.
Конечно, бывают ситуации, когда это сделать необходимо, но в таких случаях, в нашей организации пишется служебная записка с подробным объяснением - зачем. Если записки нет, то инициируется процесс разбирательства.
Конечно, бывают ситуации, когда это сделать необходимо, но в таких случаях, в нашей организации пишется служебная записка с подробным объяснением - зачем. Если записки нет, то инициируется процесс разбирательства.
Все эти способы "махинаций" имеют место быть, более того, бывают куда более изощренные схемы. А автоматизация предназначена в первую очередь, чтобы обеспечить выполнение бизнес-процесса по определенному алгоритму. И чем качественнее проведена автоматизация, тем сложнее этот алгоритм нарушить или "злоупотребить". Однако, если на уровне самого бизнес-процесса заложены возможности для коррупции, то и автоматизация тут не поможет.
Из своего опыта могу сказать про самый действенный способ предотвращения коррупции - периодический "скрининг на полиграфе" сотрудников. И при собеседовании изначально это оговаривать, что периодически будет проводиться такая процедура, а в контракте предусмотреть отдельный пункт. Тогда уже на этапе приема на работу часть потенциальных "коррупционеров" откажется от вашей вакансии, а те кто придут, зная о такой процедуре несколько раз подумают "брать" или "не брать".
Из своего опыта могу сказать про самый действенный способ предотвращения коррупции - периодический "скрининг на полиграфе" сотрудников. И при собеседовании изначально это оговаривать, что периодически будет проводиться такая процедура, а в контракте предусмотреть отдельный пункт. Тогда уже на этапе приема на работу часть потенциальных "коррупционеров" откажется от вашей вакансии, а те кто придут, зная о такой процедуре несколько раз подумают "брать" или "не брать".
Вы четко, хорошо мыслите, но все это такой идеализм. Т.е. я не спорю, что должен быть порядок, но его нет просто потому что он невыгоден. Это элементарно. Рыба тухнет с головы. Нет порядка, значит он не нужен. Не нужен руководству. Руководство может даже поощрять что-то типа передачи заказов на сторону, если например на стороне фирма руководства. А еще глубокая причина беспорядка в том, что в рыночной экономике каждый стремится заработать, поэтому работать на дядю невыгодно. Выгодно работать на себя. И когда не дают возможности нагреть руки, то человек просто сидит и говорит: "Я умею нажимать кнопку Enter, Это моя работа. Больше ничего делать не буду". Или же возникают вот такие вот услуги на 1000р и 300 через кассу. Я не устаю приводить в пример компанию Microsoft, которая создала механизм выпуска новых акций, которые покупали сами сотрудники, становясь собственниками. Так происходили денежные вливания в компанию и в то же время сотрудник работал уже не на Microsoft, а на себя, но там штат из миллионеров. А у нас я даже не знаю что будет и когда будет. Я работал везде это был какой-то Левиафан (фильм). Нашел нормальную организацию. И ее через год государство раздербанило. А там люди реально работали. И в первую очередь тех, кто работал и выгнали. Государство раздербанило и поставило собственника от государства. Собственника, выгодного государству. Теперь думаю начнется новый Левиафан.
(29) Замечательная статья. Спасибо.
Мне, например, как аудитору, очень интересно почитать. На проверках практически отсутствует возможность и время проверять компании на предмет мошенничества работников или руководства, а надо. С удовольствием бы почитала еще что-то по заданной теме.
(спасибо нашему сотруднику Сергею, что дал мне возможность ознакомиться с некоторыми статьями на сайте).
Мне, например, как аудитору, очень интересно почитать. На проверках практически отсутствует возможность и время проверять компании на предмет мошенничества работников или руководства, а надо. С удовольствием бы почитала еще что-то по заданной теме.
(спасибо нашему сотруднику Сергею, что дал мне возможность ознакомиться с некоторыми статьями на сайте).
В этом случае из кассы сотрудник берет наличные средства, а потом, чтобы скрыть недостачу по кассе, задним числом изменяет какой-то из кассовых документов. Например, помечает на удаление приходный документ, который был проведен 3-4 дня назад.
это банальное нарушение требований по учету кассовых операций. Смысл возится с учетной системой если люди на требования бухучета кладут?
доказать что твоя программа работает "правильно" действительно к сожалению бывает сложно...
видео-наблюдение за кассой уже почти везде есть... и так
а вот для отслеживания изменений задним числом - хорошо помогает
( как один из вариантов) - правильное ведение лог-файл ВСЕХ возможных действий пользователя (или хотя бы ключевых ролей - кассиров/кладовщиков)
логировать всё что можно! - платформа сама к сожалению не умеет...
можно например использовать отдельный регистр сведений "Журнал изменений"
в который надо писать изменения реквизитов документа "было - стало" дата/время (по серверу!), пользователь, комп. и т.д.
и изменение строк в табл.части товары и услуги.... тоже очень помогает... выявить изменение цены/количества... ндс... (18% в цене - это почти 15,2% от суммы продажи не хило так... и такое бывало!)
даже имея такое на руках - некоторые пользователи отпираются... это не я...и лошадь не моя
кто то за моим компом сидел...и мне тут наделал...
тут только доп.камеры помогут или не брать таких сразу... фильтровать на входе!
и реально сажать таких надо! чтоб другие боялись
видео-наблюдение за кассой уже почти везде есть... и так
а вот для отслеживания изменений задним числом - хорошо помогает
( как один из вариантов) - правильное ведение лог-файл ВСЕХ возможных действий пользователя (или хотя бы ключевых ролей - кассиров/кладовщиков)
логировать всё что можно! - платформа сама к сожалению не умеет...
можно например использовать отдельный регистр сведений "Журнал изменений"
в который надо писать изменения реквизитов документа "было - стало" дата/время (по серверу!), пользователь, комп. и т.д.
и изменение строк в табл.части товары и услуги.... тоже очень помогает... выявить изменение цены/количества... ндс... (18% в цене - это почти 15,2% от суммы продажи не хило так... и такое бывало!)
даже имея такое на руках - некоторые пользователи отпираются... это не я...и лошадь не моя
кто то за моим компом сидел...и мне тут наделал...
тут только доп.камеры помогут или не брать таких сразу... фильтровать на входе!
и реально сажать таких надо! чтоб другие боялись
Мне одному кажется 8-й пункт с ошибкой?
1. Остаток в кассе по итогам дня должен составлять 35 000 рублей. При этом на утро остаток был 15 000 рублей, а приход наличных средств от продажи товаров составил 20 000 рублей.
2. Из кассы изымают наличные на сумму 10 000 рублей. Получается недостача. Что делает кассир?
3. Из приходных кассовых документов, проведенных 2-3 дня назад, удаляется сумма 10 000 рублей. Это может быть пометка на удаление приходного документа или изменение суммы (уменьшение) и перепроведение задним числом.
4. Результат: остаток на утро составляет 10 000 рублей. ...
...
Если остаток на утро был 15 000, а изъяли 10 000 задним числом, то почему на утро остаток 10 тысяч?
1. Остаток в кассе по итогам дня должен составлять 35 000 рублей. При этом на утро остаток был 15 000 рублей, а приход наличных средств от продажи товаров составил 20 000 рублей.
2. Из кассы изымают наличные на сумму 10 000 рублей. Получается недостача. Что делает кассир?
3. Из приходных кассовых документов, проведенных 2-3 дня назад, удаляется сумма 10 000 рублей. Это может быть пометка на удаление приходного документа или изменение суммы (уменьшение) и перепроведение задним числом.
4. Результат: остаток на утро составляет 10 000 рублей. ...
...
Если остаток на утро был 15 000, а изъяли 10 000 задним числом, то почему на утро остаток 10 тысяч?
Новые вопросы с вознаграждением
Автор темы объявил вознаграждение за найденный ответ, его получит тот, кто первый поможет автору.