10 способов злоупотребления сотрудниками своим служебным положением и методы борьбы с ними с помощью учетной системы

0. Рамиль Кинзябулатов (raiml) 477 17.06.16 11:25 Сейчас в теме
Не так давно на одном из проектов во время инвентаризации была выявлена очень большая недостача. Как результат, одно из важнейших требований клиента по проекту было: разобраться с тем, что у него происходит в системе, и привести остатки, как он выразился, «в адекватное состояние».
А незадолго до этого у меня в практике был случай, когда уже на второй день после внедрения качественной системы учета движения наличных денежных средств (кассы) также была выявлена недостача, но уже в кассе.
И в первом, и во втором случае вину за возникновение проблемы представители заказчика попытались возложить на людей, которые занимались внедрением новой системы. И только после долгих и, надо признаться, довольно неприятных и очень эмоциональных разбирательств, удалось доказать клиенту, что система работает правильно, а виноваты в случившемся сотрудники компании, которые намеренно или ненамеренно создали фактическую недостачу товара и денег.

Перейти к публикации

Комментарии
1. Юрий Былинкин (ardn) 75 17.06.16 14:08 Сейчас в теме
Вчера такая же статья была на Хабре.
2. Рамиль Кинзябулатов (raiml) 477 17.06.16 14:51 Сейчас в теме
(1) ardn,
Это я же ее и написал ссылка. Сюда просто скопировал, тематика профильная ресурсу.
3. Will HueHue (OerlandHue) 20.06.16 14:56 Сейчас в теме
Оно конечно связано с торговлей, но почти все они относятся к проблемам менеджмента, мне кажется, что на хабре статью не поприветствовали.
4. Рамиль Кинзябулатов (raiml) 477 20.06.16 18:14 Сейчас в теме
(3) OerlandHue,
Нормально пошла. 28 + и 12 минусов.
OerlandHue; +1 Ответить
5. Славик Лавин (LavinVadik) 60 21.06.16 08:23 Сейчас в теме
Еще не описан случай, когда на инвентаризации вместо годной продукции подсовывают просрочку, а годную продукцию присваивают, потом по итогам инвентаризации просрочку списывают и не уничтожают, а держат до следующие инвентаризации, а когда идет сговор между бухгалтером компании и манагером клиента или наоборот, которые дружно делят «пенку» тут им на бонусы точно глубоко фиолетово как тут быть?
6. Алексей Патюков (apatyukov) 839 21.06.16 08:47 Сейчас в теме
(5) LavinVadik,
А в чем проблема, списание и уничтожение просрочки это отдельный и обязательный процесс контролируемый доверенным лицом.
7. Кирилл Царев (tkv44) 21.06.16 11:02 Сейчас в теме
Очередной опус от Рамиля, комментарии пока ещё открыты.
8. Алексей Роза (DoctorRoza) 21.06.16 13:16 Сейчас в теме
9. Дмитрий К (SuhoffGV) 21.06.16 16:55 Сейчас в теме
"Методы борьбы с такой ситуацией, думаю, очевидны: платить нормальные деньги ...." и через некоторое время менеджер либо расслабится - а что гнаться за ещё одним заказом когда и так хватает на жизнь, либо снова начнет думать что он великая звезда и достоин ещё большей оплаты.
RocKeR_13; FrLenok; kite2; 1cmax; +4 1 Ответить
10. Рамиль Кинзябулатов (raiml) 477 21.06.16 20:13 Сейчас в теме
(5) LavinVadik,
Посерийный учет.
Владимир1С_1; +1 Ответить
11. Stanislav Orlov (stvorl) 770 21.06.16 20:54 Сейчас в теме
ИМХО, пункты 1-3 лучше всего "лечатся" наличием кассовой машины и обязательным битьем чеков.
Если даже субъект освобожден от применения ККМ, никто не мешает ему:
а) использовать ККМ, зарегистрированную по всей форме, с ЭКЛЗ.
б) использовать нефискализированную ККМ / принтер ЕНВД и т.п.
Засылать специально обученных людей для контроля полноты пробития чеков и правильности указания цен. И чтобы все продавцы об этом знали.
Штрафы за непробитие чеков. Видеонаблюдение для разрешения спорных ситуаций.
Итог ККМ сверять с оборотом выручки по базе, при расхождении - пояснительные записки и оправдательные документы.

Пункт 5 минимизируется регулярными кусочными инвентаризациями с отнесением разницы на виновных лиц, плюс тщательным и замкнутым учетом ДС - так, чтобы в любой момент был риск сверки остатков физических денег с данными базы.
В принципе, даже старая УТ 10 предполагает достаточную двойную запись, при которой в рознице (а о ней речь, как я понял) очень трудно махинировать задним числом товарами, не затронув при этом денег, и не рискуя прогореть на инвентаризации.
12. Александр Анисков (vandalsvq) 697 22.06.16 00:08 Сейчас в теме
п. 5. Ключевая фраза "если руководитель не лениться".
По опыту скажу, руководители со временем, если заметят что бОльшая часть правок обоснована, отправят вашу рассылку и уведомления в спам и толку от такого контроля не будет, ну пока он по шее не получит. А если это ген. дир., вероятность получения по шее снижается значительно. Куда правильнее в таких случаях не постоянное уведомление, а наличие отчета + что-то вроде небольшого виджета на его рабочем столе. Ну и естественно добавить туда возможность фильтрации, что считать важным для анализа, а что нет. Тогда и руководителю интересно и менеджеры понимают, что большой брат следит за ними.

Остальное прочитал вдоль, поэтому добавить нечего.
uncle_Vasya; kite2; +2 Ответить 1
13. Regina Khanova (iris_r) 2 22.06.16 07:19 Сейчас в теме
(12) vandalsvq, Согласна, желательно еще картинок побольше (т.е. графиков) чтобы читать поменьше))
14. Art Fa (artfa) 16 22.06.16 09:06 Сейчас в теме
15. Марат Хафизов (Painted) 16 22.06.16 09:59 Сейчас в теме
(11) stvorl,
пункты 1-3 лучше всего "лечатся" наличием кассовой машины и обязательным битьем чеков
Ни разу не видел, чтобы в парикмахерской, например, пробивали чеки и что клиент спрашивает чек.
16. борян петров (TODD22) 15 22.06.16 10:04 Сейчас в теме
(15) Painted,
Ни разу не видел, чтобы в парикмахерской, например, пробивали чеки и что клиент спрашивает чек.

Многие парикмахерские работают по схеме когда парикмахер арендует у парикмахерской рабочее место. А уж как она пробивает и чего она там настригёт с клиентов это уже не заботы владельца.

(11) stvorl,
ИМХО, пункты 1-3 лучше всего "лечатся" наличием кассовой машины и обязательным битьем чеков.

У нас во всех магазинах нашей сети висит уведомление на кассе "Если вам не выдали чек, то покупка бесплатно".
CSiER; steelsi; +2 Ответить
17. Елена Царёва (citicat) 112 22.06.16 10:52 Сейчас в теме
Ещё вариант работы с резервным кассовым аппаратом во вторую половину дня.
18. anry mc (AnryMc) 711 22.06.16 11:03 Сейчас в теме
Брошюра "Как воровать и чего при этом опасаться!"?
;-)
Jasper.alx; uncle_Vasya; Dmitri93; sasha777666; DDA4746; rpgshnik; Raimz; RocKeR_13; FrLenok; kite2; kabanoff; Дмитрий74Чел; moreZ; qwinter; smaximaa; orientir1C; awk; +17 Ответить
19. Алексей Ермилов (Alex_E) 1531 22.06.16 11:17 Сейчас в теме
а при продаже товара, которую не провели вообще, возникают недостачи по складу,
странно как-то это, если товар продали , но не провели в системе мне чё-то думается не недостача на складе будет, а излишек....
20. борян петров (TODD22) 15 22.06.16 11:22 Сейчас в теме
(19) Alex_E,
но не провели в системе мне чё-то думается не недостача на складе будет, а излишек....

Если ты товар при продаже не провёл то в программе у тебя будет излишек, а по факту на складе недостача...
21. Алексей Ермилов (Alex_E) 1531 22.06.16 11:24 Сейчас в теме
22. Stanislav Orlov (stvorl) 770 22.06.16 16:03 Сейчас в теме
(15) Painted,

В тех парикмахерских, где обслуживался я, либо услуги оказывает один человек - сам ИП-шник, либо он сидит на входе и собирает деньги, а рабыотники трудятся.

С услугами при условии неприменения ККТ, вообще сложно: либо вы сажаете доверенное лицо на realtime контроль сбора денег, и ему доверяете, либо несете риски сокрытия работниками выручки - через товары вы это не проверите, а видеонаблюдение отсматривать крайне сложно: уж каждый день делать не будете.

Впрочем, скоро этот вопрос решится: с 2018 года даже нынешние освобожденцы будут применять ККТ.

(17) citicat,

Ещё вариант работы с резервным кассовым аппаратом во вторую половину дня.


В базе продажи за 2-ю половину дня будут, разумеется, отсутствовать, да и выручка снизится, что не сможет не насторожить ответственных лиц. Которые, вероятно, захотят ознакомиться с записями видеонаблюдения, дабы выяснить причину столь чудесных перепадов спроса.

Особенно контрастно на видеонаблюдении может выглядеть кнопочный "резервный" кассовый аппарат на фоне интегрированного с 1С принтера чеков. Или целая инфраструктура по печати липовых чеков на резервном кассовом аппарате без их регистрации в базе. :-)

В таком случае недобросовестному продавцу проще вообще вынести товар с точки, и продать его на стороне.
Но как бы он не выкручивался, при очередной инвентаризации будет выявлена недостача, которую он должен будет оплатить.

Вообще, чтобы "поймать" в рознице склад и деньги, необязательно вести базу по всей форме с номенклатурой. Достаточно контролировать полноту оприходования выручки (выбития чеков) и вести общесуммовой учет в розничных ценах с выделением торговой наценки (как в НТТ бухгалтерских конф 1С), соблюдая определенную дисциплину ценообразования и инвентаризаций.

Все. Уже не утащат, а что утащат / занизят цену - возместят. А если завысят цену, то либо это поймает покупатель, либо, как говорил Карлсон, "извозчик не должен быть разиней".
Есть отраслевые нюансы, но в целом так.

По-настоящему сложным, для пресечения, вопросом я полагаю ценовой сговор снабженца с поставщиком с целью получения откатов. Но даже это решабельно при желании.
23. Павел Лебедев (BuhBuhov) 23.06.16 10:47 Сейчас в теме
С п.8, если большинство клиентов работают в отсрочку, проще всего бороться если формировать дебиторку на регулярной основе и сверять, что было на выходе и что стало на входе. То есть, формируем каждый понедельник к примеру. В этот понедельник формируем за прошлую неделю. У клиента ИП Пупкин задолженность 5000 рублей на конец недели. В следующий понедельник формируем на эту неделю и с помощью элементарных действий в экселе видим, что на начало этой недели ИП Пупкин имеет задолженность уже 1000 рублей. То есть, на конец прошлой недели было 5, а на начало этой стало 1. Следовательно на этой неделе, кто-то задним числом внес изменения в документы.
Конечно, бывают ситуации, когда это сделать необходимо, но в таких случаях, в нашей организации пишется служебная записка с подробным объяснением - зачем. Если записки нет, то инициируется процесс разбирательства.
24. Роман Жульпо (it-boy) 23.06.16 18:22 Сейчас в теме
Все эти способы "махинаций" имеют место быть, более того, бывают куда более изощренные схемы. А автоматизация предназначена в первую очередь, чтобы обеспечить выполнение бизнес-процесса по определенному алгоритму. И чем качественнее проведена автоматизация, тем сложнее этот алгоритм нарушить или "злоупотребить". Однако, если на уровне самого бизнес-процесса заложены возможности для коррупции, то и автоматизация тут не поможет.

Из своего опыта могу сказать про самый действенный способ предотвращения коррупции - периодический "скрининг на полиграфе" сотрудников. И при собеседовании изначально это оговаривать, что периодически будет проводиться такая процедура, а в контракте предусмотреть отдельный пункт. Тогда уже на этапе приема на работу часть потенциальных "коррупционеров" откажется от вашей вакансии, а те кто придут, зная о такой процедуре несколько раз подумают "брать" или "не брать".
25. Vladimir87 Vladimir87 (Vladimir87) 212 12.07.16 12:41 Сейчас в теме
Если появляется недостача - то ее стоимость делиться на всех сотрудников компании. А дальше они сами найдут виноватого... (шутка)
26. Сэр Артур (kite2) 24 24.07.16 20:39 Сейчас в теме
Вы четко, хорошо мыслите, но все это такой идеализм. Т.е. я не спорю, что должен быть порядок, но его нет просто потому что он невыгоден. Это элементарно. Рыба тухнет с головы. Нет порядка, значит он не нужен. Не нужен руководству. Руководство может даже поощрять что-то типа передачи заказов на сторону, если например на стороне фирма руководства. А еще глубокая причина беспорядка в том, что в рыночной экономике каждый стремится заработать, поэтому работать на дядю невыгодно. Выгодно работать на себя. И когда не дают возможности нагреть руки, то человек просто сидит и говорит: "Я умею нажимать кнопку Enter, Это моя работа. Больше ничего делать не буду". Или же возникают вот такие вот услуги на 1000р и 300 через кассу. Я не устаю приводить в пример компанию Microsoft, которая создала механизм выпуска новых акций, которые покупали сами сотрудники, становясь собственниками. Так происходили денежные вливания в компанию и в то же время сотрудник работал уже не на Microsoft, а на себя, но там штат из миллионеров. А у нас я даже не знаю что будет и когда будет. Я работал везде это был какой-то Левиафан (фильм). Нашел нормальную организацию. И ее через год государство раздербанило. А там люди реально работали. И в первую очередь тех, кто работал и выгнали. Государство раздербанило и поставило собственника от государства. Собственника, выгодного государству. Теперь думаю начнется новый Левиафан.
27. Сэр Артур (kite2) 24 25.07.16 12:15 Сейчас в теме
(25) Vladimir87, Ага. избавятся от виноватого и так по одному. Пока наконец не выживет самый сильный сотрудник... (тоже шутка)
28. Сергей Алферов (SunShinne) 597 28.07.16 10:15 Сейчас в теме
С пунктом 8. Редактирование кассовых документов задним числом - важнее все же строго соблюдать инструкции по работе с кассой, грубо говоря корректно вести кассовую книгу
29. Владимир Насыров (Spacer) 253 08.08.16 10:55 Сейчас в теме
Честно говоря непонятно - что делает эта статья на инфостарте?
Программисту 1С и ли внедренцу я считаю она абсолютно ни к чему.
palsergeich; +1 2 Ответить 2
30. Дмитрий Дрокин (DDA4746) 18.08.16 18:57 Сейчас в теме
(29) Spacer,
Внедренцам тоже полезно знать не только систему, но и те процессы, что они автоматизируют. Хотя бы для понимания того, зачем данная система заказчику и какие проблемы она может решить.
uncle_Vasya; +1 1 Ответить
31. Sergei Disev (viramen) 34 31.08.16 10:11 Сейчас в теме
Грамотный менеджер по закупкам/продажам всегда найдет как заработать без всяких махинаций с документами в системе.
(22) stvorl, по закону о применении ККТ при оказании услуг должен выдаваться фискальный чек или БСО.
32. Сергей Березин (Uejova) 08.03.17 21:33 Сейчас в теме
(29) Замечательная статья. Спасибо.
Мне, например, как аудитору, очень интересно почитать. На проверках практически отсутствует возможность и время проверять компании на предмет мошенничества работников или руководства, а надо. С удовольствием бы почитала еще что-то по заданной теме.
(спасибо нашему сотруднику Сергею, что дал мне возможность ознакомиться с некоторыми статьями на сайте).
33. pirm2 (pirm2) 16.03.17 09:56 Сейчас в теме
(32) Когда приходишь на заказ и выясняешь обстоятельства. Кто будет учить жизни директора? А уволь-ка своего финансового. А он я и есть. Ага. Понятно.
34. Владимир Безфамильный (Vovan1975) 14 16.03.17 11:39 Сейчас в теме
В этом случае из кассы сотрудник берет наличные средства, а потом, чтобы скрыть недостачу по кассе, задним числом изменяет какой-то из кассовых документов. Например, помечает на удаление приходный документ, который был проведен 3-4 дня назад.


это банальное нарушение требований по учету кассовых операций. Смысл возится с учетной системой если люди на требования бухучета кладут?
uncle_Vasya; +1 Ответить
Оставьте свое сообщение