Финансистов часто спрашивают: где прибыль и откуда убытки? Дать конкретные ответы на такие вопросы нелегко, если не использовать план-фактный анализ.

Кому он нужен

Если бизнес состоит, например, из одного небольшого производства, то управлять им относительно несложно. Поэтому для контроля финансового состояния вполне достаточно «типового набора» инструментов управленческого учета: БДР, БДДС, ББЛ и данных бухгалтерских отчетов.

Но если бизнес заключается в нескольких производствах или видах деятельности, имеет сложную организационную структуру, то для контроля финансового состояния «типового набора» уже недостаточно. При этом владельцы бизнеса с большой неохотой погружаются в «омут» расчетов, чисел, показателей, так как сосредоточены на других задачах. Свою миссию они видят в создании комфортных условий для развития компании, а в остальном полагаются на специалистов (финдиректора, экономиста, главного бухгалтера).

Специалисты обладают необходимыми знаниями и хорошо понимают, что стоит за каждой «цифрой» или отчетным показателем. При этом у них часто не хватает терпения и слов, чтобы объяснить владельцам: почему при равных условиях одни производства приносят прибыль, а другие дают убытки.

План-фактный анализ поможет финансистам «на пальцах» объяснить владельцам бизнеса причины образования убытков и формирования прибыли и предложить возможные решения. Кроме того, такой анализ позволит проверить правильность ранее произведенных ими расчетов развития бизнеса.

Другими словами, план-фактный анализ предназначен для поиска «узких» мест компании с целью оперативного принятия управленческого решения.

Как его провести

Этап 1. Для проведения план-фактного анализа нужны плановые и фактические показатели компании, которые оказывают влияние на результаты ее деятельности, за определенный период, например:

• объем продаж;
• себестоимость единицы продукции;
• затраты на производство;
• индекс изменения цены;
• чистая прибыль;
• доходы компании.

Проведение анализа заключается в сопоставлении «плана» и «факта», в осуществлении расчетов и выявлении взаимосвязей между показателями.

Этап 2. Чтобы не утонуть в «омуте» расчетов, незначительные несовпадения «плана» и «факта» целесообразно игнорировать, а все усилия сосредоточить на существенных отклонениях. Для этого нужно определить уровень существенности, например, отклонения факта от плана:

• меньше, чем на 5% не учитывать;
• до 20% тщательно исследовать;
• более 20% не только тщательно исследовать, но и принять срочные меры к устранению такого разрыва.

Этап 3. Взаимосвязь показателей определяют различными методами:

• детерминированный;
• стохастический;
• статический и динамический;
• ретроспективный и перспективный.

В зависимости от целей и глубины анализа можно использовать один или все указанные методы.

План-фактный анализ проводят, как правило, с помощью таблицы. Но рассчитать все показатели вручную нереально. До недавнего времени для проведения анализа многие специалисты использовали возможности электронных таблиц MS Excel.

Этап 4. На основании результатов проведенного анализа специалисты компании готовят предложения для владельцев бизнеса, например:

• актуализировать бюджет компании;
• повысить качество планирования;
• определить ответственных за достижение или недостижение конкретных показателей.

Держите руку на пульсе

Единовременное проведение план-фактного анализа не даст эффекта, кроме потери времени и сил. Эффективность такого анализа прямо пропорциональна частоте его проведения – как минимум раз в квартал. Именно регулярность позволит вовремя выявить негативные тенденции в бизнесе и своевременно принять управленческие решения.

Особенно ощутим эффект от проведения план-фактного анализа будет в случае отлаженного процесса составления, исполнения, контроля и анализа финансовых планов (бюджетов) компании (бюджетирования). Регулярность проведения план-фактного анализа обеспечит соответствующий программный продукт.

Программное обеспечение, используемое для бюджетирования, позволяет «проваливаться» вглубь статей, расшифровывать интересующие доходы или затраты по разным аналитическим уровням. Возможности программного продукта сэкономят нервы и силы специалистам компании и помогут собрать «доказательную базу» для принятия управленческого решения по первому требованию владельцев бизнеса.

Автоматизируйте бюджетирование с ФинОфисом. Тестируйте программу 30 дней бесплатно!

Оставить заявку на тестирование