Организуем бюджетирование компании с помощью модульного продукта ФинОфис

На прошлой неделе мы анонсировали ребрендинг модульного продукта для автоматизации финансового учета «ФинОфис», а сейчас расскажем об успешном внедрении модулей «Табула» и «Консолидатор» в компании Tekta Group.

Благодаря проделанной Инфостартом работе в Tekta Group удалось организовать единую централизованную систему для подготовки бюджетов на всех уровнях. При этом трудозатраты на бюджетирование сократились вдвое, а точность планирования выросла.

Новая финансовая модель Tekta Group реализована с помощью модуля «Табула» – он обеспечивает гибкость расчетов по формулам Excel и быструю актуализацию данных на базе динамических шаблонов.

А с помощью «Консолидатора» показатели плановых и фактических данных оперативно собираются из различных источников и могут быть детализированы до первичных документов.

О продукте ФинОфис

ФинОфис – это решение на базе 1С, набор независимых модулей, каждый из которых решает отдельную задачу:

• «Табула» автоматизирует бюджетирование и умеет рассчитывать показатели по формулам Excel,
• «Казначей» помогает управлять платежами по заявкам и организовать централизованное казначейство в холдингах, где для обработки платежей используется несколько учетных баз,
• «Консолидатор» собирает данные из различных систем и может выступать как агрегатор фактических данных для бюджетирования, составления консолидированной отчетности и задач управленческого учета,
• а модуль «Процессы» управляет маршрутами бизнес-процессов согласования.

Модули ФинОфис можно использовать вместе или по-отдельности – выбрать нужные модули и адаптировать с их помощью любые конфигурации 1С для решения задач бюджетирования, казначейства и консолидированной отчетности.

Или можно организовать из нужных модулей отдельную централизованную систему, куда стекаются данные из других баз.

В кейсе Tekta Group для автоматизации бюджетирования было выбрано именно такое централизованное решение из объединения модулей «Табула» и «Консолидатор».

Кейс Tekta Group – цели бюджетирования

Tekta Group – девелоперская компания полного цикла, с 1999 года создает жилые комплексы, проходя все этапы строительства от котлована до квартиры «под ключ». За 22 года работы компания передала жильцам более 7000 квартир.

Все проекты компании – долгосрочные и требуют детального бюджетного планирования.

До 2019 года для этого использовался специальный облачный сервис Anaplan – там формировались бюджеты проектов, и туда же вручную подгружались фактические данные из системы управленческого учета на базе Navision.

Но такая инфраструктура не давала достаточной защищенности. Кроме того, бюджет центрального офиса собирали вручную в Excel – в таких условиях получить данные по первичным документам невозможно.

Используемые бюджетные формы приходилось обновлять раз в квартал – добавлять в них новые аналитики и менять состав статей. Это занимало почти 1,5 месяца ручной работы.

Возникла потребность автоматизировать консолидацию бюджетных данных на уровне центрального офиса компании. При этом хотелось сохранить используемую финансовую модель, добавив в нее возможность детализации до первичных документов.

Выбор инструмента

Приняли решение перевести все бюджетирование компании в отдельную базу 1С, чтобы консолидировать в одном месте все этапы работы с подразделениями и подрядчиками – от формирования бюджетных заявок до конечных финансовых форм.

После анализа существующих решений для бюджетирования на 1С был выбран продукт ФинОфис в составе модулей «Табула» и «Консолидатор» – это дало проекту особые преимущества:

• Удобный механизм формирования расчетных показателей – в бюджетных формах «Табулы» можно использовать математические алгоритмы, полностью идентичные формулам в Excel. При этом для одних ячеек «Табулы» можно задать расчетное значение по аналогии с Excel, а для других – заполнение на основе фактических показателей с возможностью расшифровки до документа регистратора.
• Динамические шаблоны – еще одна удобная возможность «Табулы». При добавлении в такой шаблон новой статьи расходов или дополнительной аналитики можно автоматически обновить все зависимые от шаблона бюджетные формы. С помощью специального мастера программа определит, к какой группе относится новая статья, и проставит формулы в выбранных таблицах по аналогии.
• Экспорт бюджетной модели «Табулы» в Excel с листами и формулами – экономисты при необходимости могут работать с моделью в привычной среде.
• Автоматический сбор плановых и фактических данных из различных источников – с помощью «Консолидатора» можно настроить правила сбора данных и хранение собираемых показателей в едином формате.

Результаты внедрения

Изначально проект автоматизации бюджетирования в Tekta Group подразумевал только внедрение целевой модели для консолидации бюджетных данных на уровне центрального офиса компании.

Этот этап проекта стартовал в октябре 2019 года, его можно условно поделить на стадии:

• Техническое задание – в качестве ТЗ по проекту заказчик предоставил финансовую модель в виде Excel-файлов, связанных между собой формулами. Общее количество таких Excel-таблиц в модели – около 200. В их составе – таблицы для ввода плановых данных, таблицы расчета статей БДДС на основе статей БДР, таблицы расчета кредитов, итоговые формы (баланс, ОПиУ, Cash Flow) и прочие вспомогательные отчеты.
• Необходимые доработки – для приведения структуры решения ФинОфис в соответствие с целевой моделью и синхронизации с системой фактических данных были добавлены дополнительные справочники и два дополнительных регистра с настройками.
• Настройка бюджетных форм – на основе предоставленного ТЗ за три месяца удалось настроить для заказчика в «Табуле» бюджетные формы, практически идентичные привычным Excel-табличкам.
• Настройка правил сбора фактических данных – еще два месяца потребовалось, чтобы настроить и отладить сбор фактических данных. После этого бюджетирование по одному из проектов полностью переехало в ФинОфис.
• Масштабирование модели на остальные проекты компании – пилотную модель скопировали для всех проектов заказчика (еще 12 проектов) и провели индивидуальную донастройку под каждый проект.
• Полный переход всей группы компаний на новую платформу бюджетирования – благодаря общему дереву действий, объединяющему проекты в общую финансовую модель, бюджет центрального офиса теперь собирается автоматически, а за счет оперативного обращения к первичным документам анализ фактических показателей стал значительно эффективнее.

Стадии первого этапа внедрения

По итогам первого этапа стало очевидно, что ФинОфис способен на более детализированное планирование, поэтому компания запустила второй этап проекта, который подразумевал развитие и оптимизацию модели под новые требования бизнеса.

В результате второго этапа количество разрезов, в которых производится планирование, выросло: в планах появились аналитики по контрагентам, сотрудникам, единицам измерения, автотехнике и т. п. Количество бюджетных форм тоже увеличилось – их стало больше на 15%.

Для более удобной работы с изменениями и внесением данных в бюджетные формы были разработаны:

• Динамические шаблоны, позволяющие оперативно вносить изменения в модель и быстро составлять дополнительные варианты планов.
• Монитор расчета модели – дополнительный модуль, позволяющий в автоматическом режиме в текущем времени следить за изменениями в модели и при необходимости запускать ее частичный пересчет.
• АРМ для внешних субподрядчиков – подразделения и подрядчики теперь могут формировать бюджетные заявки непосредственно в программе через веб-интерфейс, для этого используется специализированное АРМ на базе модуля Табула в изолированном контуре.

Стадии второго этапа внедрения

Схема бюджетирования до проекта автоматизации

Недостатки старой схемы подготовки бюджетов:

• Anaplan существует только в облачной версии и имеет проблемы с информационной безопасностью, поэтому подключать в него внешних пользователей для подготовки бюджетов не рекомендуется;
• информация от подрядчиков и подразделений подгружалась в Anaplan вручную из Excel;
• обновление бюджетной модели занимало много времени и требовало вовлечения почти всей финансовой службы;
• бюджет центрального офиса собирался в Excel вручную из обрывочных данных по подразделениям и проектам – вероятность ошибок была высокой;
• в Anaplan и Excel отсутствовала возможность детализировать факт до первичных документов.

Схема бюджетирования после перехода на ФинОфис

Преимущества новой системы бюджетирования:

• все компоненты ИТ-системы – система оперативного учета 1С:ERP, основная система бюджетирования и база для бюджетов субподрядчиков – построены на 1С;
• для подготовки бюджетов субподрядчиков используется отдельная база «Табулы» с веб-доступом – обеспечивается безопасная работа внешних пользователей в изолированном контуре;
• с помощью модуля «Консолидатор» плановые и фактические данные подгружаются в систему бюджетирования по расписанию – ручные действия при этом не требуются;
• бюджет центрального офиса собирается в программе ФинОфис автоматически по данным бюджетов подразделений и проектов;
• есть возможность расшифровки факта до первичных документов – для этого достаточно сделать два клика;
• система обеспечивает простую настройку и гибкое изменение финансовой модели с автоматическим обновлением всех зависимых бюджетных форм.

В результате автоматизации временные трудозатраты на подготовку бюджетов в целом по компании уменьшились вдвое, при этом состав сотрудников в этом процессе сократился на 15% (было 20, а после внедрения стало 17 человек)

Сравнение старой и новой схем бюджетирования

Показатели масштаба

Раньше для финансового планирования каждого проекта в Tekta Group использовалось около 200 бюджетных форм.

По итогам развития и детализации модели на втором этапе внедрения количество форм выросло на 15%.

Общее количество проектов, по которым ведется бюджетирование в Tekta Group, на текущий момент – 14.

Всего для расчета бюджетов по группе компаний используется 2000 табул – это 60 млн. расчетных ячеек.
 

Подробнее о внедрении продукта ФинОфис в компании Tekta Group

Чтобы получить бесплатную демонстрацию продукта, обращайтесь к нам по телефону 8 (800) 555-52-56, пишите в комментариях или оставляйте заявку на консультацию у наших специалистов.
 

Оставить заявку на обратный звонок