Электронный кадровый документооборот (КЭДО): тонкости перехода и выбор платформы для автоматизации

08.07.2022      22647

Разберем особенности перехода и запуска проектов по КЭДО. Как выбрать платформу для автоматизации КЭДО, с чего начать переход на КЭДО и какую версию решения «1С:Кабинет сотрудника» для этого выбрать. 

Станет ли КЭДО обязательным

Эксперимент по переходу на электронный кадровый документооборот завершился в ноябре прошлого года.  Цель Минтруда – подготовить поправки в Трудовой кодекс для использования электронных документов при ведении кадрового учета. Все нововведения тестировали добровольные участники, изменения внесли в соответствующие законодательные акты, и эксперимент признали успешным.

Сейчас Трудовой кодекс позволяет работодателям самостоятельно принимать решения о необходимости введения КЭДО (ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ). То есть переходить на КЭДО не обязательно. Однако в экспертной среде есть прогнозы: переход на КЭДО станет обязательным с 2023 года. В этом случае изменения затронут даже небольшие организации, а внедрение КЭДО в авральных условиях будет некомфортным и для пользователей, и для специалистов, которые будут вести такой проект.

Это значит, что начать процесс перехода на КЭДО лучше сейчас: пока есть возможность самостоятельно расставлять приоритеты и нет дефицита ресурсов в данной сфере. Тем более, что переход на электронный формат имеет вполне понятные экономические обоснования. Например, позволяет сократить затраты на ведение кадрового учета.

Как выбрать платформу для автоматизации КЭДО 

Законодатели закрепили в Трудовом кодексе два варианта перехода на КЭДО:

  • с помощью федеральной государственной информационной системы «Работа в России», доступ к которой можно получить в том числе через Госуслуги
  • с помощью информационной системы работодателя, обеспечивающей как минимум аналогичные функциональные возможности.

 

Функциональные возможности портала «Работа в России». Использованы материалы Минтруда РФ.

 

Мы предполагаем, что полностью бесплатное решение для КЭДО на платформе «Работа в России» будет отличным решением для небольшого бизнеса и индивидуальных предпринимателей в случае, если КЭДО станет обязательным. Средним и крупным компаниям, заинтересованным в автоматизации рутинных процессов, придется подумать о собственной корпоративной системе КЭДО.

Для пользователей 1С перейти на электронный кадровый документооборот можно с помощью сервиса «1С:Кабинет сотрудника», а также одного из прикладных решений, в котором поддерживается ведение кадрового учета и расчет заработной платы.

 

 

Компоненты автоматизированной системы КЭДО

Наиболее значимые обстоятельства, которые нужно будет учесть при планировании перехода : уровень электронной подписи, которой следует подписывать различные виды документов, и перечень документов, которые можно оформлять только на бумаге.

 

Вид используемой информационной системы

Вид подписи

Подписываемые документы

Информационная система работодателя

Работодатель

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

Все виды документов

Усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора

 

Все документы, кроме:

  • трудовых договоров;
  • договоров о материальной ответственности;
  • ученических договоров;
  • договоров на образование без отрыва или с отрывом от работы;
  • допсоглашений к договорам;
  • приказа о применении дисциплинарного взыскания;
  • уведомления об изменении условий трудовых договоров.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства

Работник

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

Любые документы

Усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора

Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства

Простая электронная подпись в информационной системе работодателя

Документы, кроме:

  • трудовых договоров;
  • договоров о материальной ответственности;
  • ученических договоров;
  • договоров на образование без отрыва или с отрывом от работы;
  • допсоглашений к договорам;
  • согласия на перевод;
  • заявления об увольнении;
  • отзыва заявления об увольнении;
  • уведомления об изменении условий трудового договора;
  • приказа о применении дисциплинарного взыскания.
Единая цифровая платформа «Работа в России»

Работодатель

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

Любые документы

Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства

Работник

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

Любые документы

Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства

Простая электронная подпись, ключ которой получен при личной явке за получением услуг в электронной форме.

По материалам сайта its.1c.ru

 

Что касается документов, которые остаются в бумажном формате, то законодатели закрепили это для приказов об увольнении, актов о несчастном случае на производстве, а также для инструктажей по охране труда. Все остальное можно вести в системе КЭДО.

Как начать переход на КЭДО

Для решения задачи по переходу на КЭДО у «1С» есть сервис «1С:Кабинет сотрудника». Это один из новых продуктов, который разрабатывался с помощью «1С: Элемента», и который позволяет решать все задачи, связанные с переходом на кадровый  ЭДО. В том числе создавать подписи сотрудников и обмениваться электронными документами. Оговоримся сразу, что данный продукт соответствует всем требованиям российского законодательства, развернут на мощностях дата-центра на территории России, имеет все необходимые сертификаты ФСТЭК. Далее речь пойдет именно о функциональных возможностях «Кабинета» для автоматизации КЭДО.

 

Расчетные листки

Справки

Отпуска

Отсутствия

Возможность получать и фиксировать факт получения расчетного листка

Возможность заказывать справки выдаваемые работодателем, в электронном и бумажном виде

Полный цикл документооборота: от согласования до подписания приказа и заявление, просмотр остатков

Уведомление об отсутствии всех заинтересованных сотрудников

 

Очевидно, что среди доступных функциональных возможностей сервиса есть те, которые будут востребованы нечасто. Например, запрос справок или информирование об изменении фамилии или смене паспорта. А есть такие, которые необходимо использовать периодически и достаточно часто. Например, рассылать ежемесячно расчетные листки или согласовывать документы на отпуск.

Если в компании не у каждого сотрудника есть автоматизированное рабочее место за компьютером, задача по рассылке расчетных листков может вызывать определенные затруднения. Сервис «1С:КС» достаточно быстро и успешно справляется с этим с минимальными вложениями.  

Цена одного кабинета в сервисе составляет максимум 28 рублей в месяц. Если принять во внимание цену печати, трудозатраты на поддержку печатающих устройств и соотнести это с тем, что «1С:КС» рассылает расчетные листки на смартфоны пользователей автоматически, то преимущества такого подхода становятся очевидными.

 

Интерфейс мобильного приложения «1С:Кабинет сотрудника»

 

Для тех, у кого смартфонов нет, доступ может осуществляться по ссылке, со стационарного компьютера с помощью веб-доступа. В случае, если сотрудник не располагает ни смартфоном, ни собственным ПК, работодатель может установить в доступном месте специальных терминал, который позволит получить доступ к личному кабинету по логину и паролю. В некоторых случаях работодатели использовали биометрию для входа, чтобы повысить надежность системы.

 

Веб-интерфейс сервиса «1С:Кабинет сотрудника»

 

Таким образом электронные расчетные листки в качестве первого этапа внедрения КЭДО могут создать все необходимые условия для перехода: пользователи привыкают к интерфейсу сервиса, они понимают, что это удобно и не требует от них никаких дополнительных усилий.

Далее можно перейти на электронные документы в части оформления отпусков. После этого подписание различных приказов в сервисе КЭДО будет восприниматься как тривиальная операция. А запрос справок и уведомления об отсутствиях сотрудники осваивают, как правило, самостоятельно, без дополнительного стимулирования.

В целом, переход на электронные кадровые документы является экономически выгодным решением для предприятия, поскольку существенно сокращает трудозатраты на оформление документов. А в перспективе позволит экономить и на хранении архивных документов тоже.

«1С:Кабинет сотрудника»: облачный сервис или локальное развертывание?

«1С:Кабинет сотрудника» доступен в двух вариантах:

  • как облачный сервис по подписке с годовой или ежемесячной оплатой
  • для развертывания локально, также в подписочной модели, но с ежегодной оплатой

 

1С:Кабинет сотрудника в облаке «1С»

Розничная цена, без НДС

1С:Кабинет сотрудника 10 на 12 месяцев

3 360

1С:Кабинет сотрудника 25 на 12 месяцев

8 400

1С:Кабинет сотрудника 50 на 12 месяцев

16 800

1С:Кабинет сотрудника 100 на 12 месяцев

33 600

 

Приобретать «1С:КС» для локального развертывания можно, если этого требует корпоративная политика безопасности. Или необходима кастомизация, добавление собственных документов и дополнительных возможностей.

 

1С:Кабинет сотрудника для локальной установки

Розничная цена, без НДС

1С:Кабинет сотрудника для локального использования 1000 на 12 месяцев

276 000

1С:Кабинет сотрудника для локального использования 2000 на 12 месяцев

528 000

1С:Кабинет сотрудника для локального использования 5000 на 12 месяцев

1 260 000

1С:Кабинет сотрудника для локального использования 10000 на 12 месяцев

2 520 000

 

Для подписчиков ИТС «1С» предоставляет возможность подключиться к сервису бесплатно на 45 дней без ограничения по количеству подключений. Сделать это можно прямо из конфигурации, в которой ведется расчет зарплаты.

Бонусы от Инфостарта

Если вы уже задумались о внедрении КЭДО – мы поможем сделать это не только качественно, но и выгодно. 

Закажите у Инфостарт внедрение кадрового электронного документооборота с помощью локальной версии 1С:Кабинет сотрудника и получите бонус на выбор: 

  • кэшбек 15% от стоимости лицензии на бонусный счет организации 
  • бесплатную настройку программы и пакет консультаций на первый период использования сервиса.

Чтобы получить консультацию по переходу на КЭДО – оставьте заявку на обратный звонок

 

Заказать консультацию


Автор:
Обозреватель


Подписаться на ответы Инфостарт бот Сортировка: Древо развёрнутое
Свернуть все
Оставьте свое сообщение

См. также

Знакомимся с модератором секции «Открытый микрофон» и продолжаем прием заявок

Новость Aнализ&Управление Мероприятия

Секция «Открытый микрофон» обрела своего модератора – им стала постоянный докладчик конференций Инфостарт, Елена Дуюн. Знакомимся с Еленой поближе и напоминаем, как подать заявку на доклад для «Открытого микрофона», если вы еще этого не сделали.

сегодня в 18:00    70    user997184    0       

1

Что будем осваивать в мае: онлайн-курс «1C:Предприятие для программистов: Запросы и отчеты»

Новость Обучение Программист

14 мая на Инфостарт начнется обширный онлайн-курс по запросам и возможностям системы компоновки данных в 1С:Предприятии.

сегодня в 16:00    97    user997184    0       

2

Вышла 1С:Предприятие 8.3.25: в новом релизе платформы 55 доработок и 9 оптимизаций

Новость Платформа 1С v8.3 Зазеркалье

В релизе 8.3.25 платформа 1С научилась генерировать речь из текста, обновила средства разработки и администрирования, а также по многочисленным просьбам профессионального сообщества – расширила свой встроенный язык долгожданным методом ВызватьПаузу.

сегодня в 11:40    1710    ЕленаЧерепнева    0       

3

3 главных причины участвовать в конференции «Анализ и Управление в ИТ-проектах» по VIP-пакету

Новость Aнализ&Управление Мероприятия

Сегодня поговорим о VIP-тарифе, который предусматривает еще больше преимуществ, и расскажем, что входит в пакет.

вчера в 17:30    499    user997184    0       

17

Конференция «Анализ и Управление в ИТ-проектах»: что нас ждет на вечеринке

Новость Aнализ&Управление Мероприятия

Конференция для аналитиков и управленцев пройдет в Санкт-Петербурге и продлится три дня. Традиционное развлекательное мероприятие для всех участников конференции Инфостарт – афтепати в первый вечер мероприятия. Рассказываем, что будет на вечеринке.

вчера в 15:00    275    AnastasiaKl    0       

15

1С:Предприятие 8.3.26: обновление стандарта ЕСИА и поддержка присоединенной ЭП

Новость Платформа 1С v8.3 Зазеркалье

Фирма «1С» анонсировала дополнительные возможности для работы с электронной подписью в технологической платформе 8.3.26. И сообщила о поддержке нового стандарта 3.34 для Единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА).

вчера в 12:59    277    ЕленаЧерепнева    0       

3

Готова программа конференции «Анализ и управление в ИТ-проектах»

Новость Aнализ&Управление Мероприятия

Сегодня подводим итоги 2 тура голосования и публикуем список докладов и других активностей, вошедших в финальную программу конференции «Анализ и управление в ИТ-проектах».

19.04.2024    782    eselyanina    0       

16

Выпуск новой редакции 1С:PLM 5 и начало продаж модуля PLM для 1С:ERP

Новость 1С:ERP Управление предприятием 2

Фирма «1С» сообщила об обновлении линейки решений 1С:PLM для автоматизации управления жизненным циклом изделия и инженерными данными. А также предупредила о снятии с продаж устаревших версий и скором прекращении их поддержки.

19.04.2024    487    ЕленаЧерепнева    0       

2

Новинка на Инфостарт: онлайн-курс «Автоматизированное тестирование в 1С»

Новость Обучение Программист

6 мая запускаем новый курс от Инфостарт, где мы научимся пользоваться самым популярным и открытым фреймворком тестирования для платформы 1С:Предприятие 8 – Vanessa Automation.

19.04.2024    608    AnastasiaKl    2       

16

Продлеваем прием заявок на конкурс «Современные возможности 1С: нетиповые интеграции и доработки»

Новость Сообщество

Заявки с вашими нетиповыми интеграциями продолжают поступать, поэтому мы ненадолго продлеваем прием. Теперь «заявиться» на конкурс можно до 20 апреля включительно.

17.04.2024    498    user997184    1       

2

Как использовать SmartWay в 1С для планирования командировок

Новость Сервисы ИТС

Smartway – решение для планирования и организации командировок, разработанный на базе российского ПО. Просто задайте направления и даты, а Smartway сравнит цены на билеты или гостиницы в режиме реального времени, предложит выгодные варианты

17.04.2024    747    user997184    0       

17

Расширяем возможности типового 1С-ЭПД: автозаполнение электронной транспортной накладной для нескольких реализаций

Новость Маркетплейс ЭДО

Из документа «Транспортная накладная», входящего в состав расширения «Мастер ТТН», теперь можно отправлять ЭТрН через типовую подсистему 1С-ЭДО, расширяя ее возможности автозаполнением всех требуемых реквизитов.

16.04.2024    594    Olga_Amelchenkova    0       

4

Приглашаем на первый бесплатный вебинар Комплексного курса по управлению ИТ-проектами

Новость Обучение Руководитель проекта

17 апреля стартует Комплексный курс по управлению ИТ-проектами. Курс начнется с бесплатного welcome-вебинара, где мы поговорим о компетенциях современного руководителя и расскажем подробно о программе курса.

16.04.2024    781    AnastasiaKl    1       

14

Обновлены материалы для подготовки к сертификации по 1С:ERP

Новость 1С:ERP Управление предприятием 2

Фирма «1С» доработала материалы для подготовки к тестированиям 1С:Профессионал и 1С:Специалист-консультант по конфигурации 1С:ERP Управление предприятием 2. С 26 апреля тестирование будет проводиться по обновленному комплекту вопросов.

16.04.2024    533    ЕленаЧерепнева    0       

1

Фирма «1С» возглавила ежегодный рейтинг франшиз по версии РБК

Новость ИТ-Новость

РБК ежегодно составляет рейтинг наиболее популярных российских франшиз. На протяжении многих лет фирма «1С» лидирует среди прочих предложений на рынке франчайзинга.

15.04.2024    563    ЕленаЧерепнева    0       

2

Фирма «1С» дополнила перечень продуктов, которые подорожают с 1 июля 2024 года

Новость

Обновление прайс-листа 1С на типовые и отраслевые лицензии в этом году проводится в два этапа – с 1 апреля и 1 июля. В список конфигураций, которые подорожают летом, добавлено еще несколько позиций.

15.04.2024    1668    ЕленаЧерепнева    0       

1

Сегодня, в 12:00, стартует бесплатный вебинар Марии Темчиной по разбору ошибок в управлении ИТ-проектами

Новость Обучение Руководитель проекта

Успейте подключиться к онлайн-встрече, где на реальных кейсах мы разберем проблемные ИТ-проекты, узнаем, как избежать ошибок или как исправить совершенные.

15.04.2024    1130    AnastasiaKl    0       

2

Обновление «1С:Документооборот КОРП 3.014»: очень много приятных мелочей

Новость

В релиз «1С:Документооборот КОРП 3.014» вошли улучшенные интеграции с 1С-сервисами: они расширяют возможности конфигурации. Улучшена функциональность самого продукта – разработчики добавили новые инструменты для работы с документами и файлами.

12.04.2024    1748    ЕленаЧерепнева    0       

2

Бесплатный онлайн-вебинар «1С:Аналитика – BI-система на платформе 1С»

Новость

Приглашаем на бесплатный вебинар по системе «1С:Аналитика», где мы поговорим о ее возможностях, расскажем реальные кейсы успешного внедрения системы, а также в формате круглого стола ответим на вопросы слушателей.

11.04.2024    1895    AnastasiaKl    1       

15

Отвечаем на вопрос: зачем публиковать свои решения в Базе знаний Инфостарт

Новость Сообщество

Если вы еще сомневаетесь, вливаться ли в наше сообщество, обязательно прочитайте эту статью.

11.04.2024    1041    Sofya_Sukur    6       

26

Фирма «1С» актуализировала состояние плана задач для 1С:Предприятие 8.3.27

Новость Зазеркалье

Опубликован перечень задач, которые планируется реализовать для технологической платформы версии 8.3.27. Большая часть задач отмечена как выполненные, часть перенесена на следующий релиз, задач со статусом «в работе» в плане не осталось.

10.04.2024    761    ЕленаЧерепнева    0       

2

Учет по проектам в 1С Бухгалтерии v 2.9: главные обновления

Новость Маркетплейс

Учет рабочего времени по проектам и распределение заработной платы по отработанным часам в новой версии расширения «Учет по проектам в 1С:Бухгалтерии 3.0». Рассказываем об обновлениях подробнее.

09.04.2024    1151    user997184    0       

2

Сегодня стартует курс по 1С:Аналитике: успейте присоединиться

Новость Обучение

Сегодня, в 16:00 по Мск, состоится первый из четырех вебинаров онлайн-курса «Работа с 1С:Аналитика». Еще есть время записаться на обучение, где вы узнаете, как работать в системе и максимально использовать ее функционал.

09.04.2024    948    AnastasiaKl    0       

15

Бесплатный вебинар «Аналитика маркетплейсов из одного окна»

Новость Маркетплейс

На вебинаре разберемся, как селлеру свести воедино информацию со всех торговых площадок, чтобы отслеживать динамику продаж и не терять товары. Вместе со спикером поднимем актуальные для селлеров вопросы по аналитике.

08.04.2024    987    user997184    0       

13