Переход на 1С:ERP: не только затраты, но и выгоды

8 июня на Инфостарте прошел первый летний митап. Он был посвящен особенностям перехода на 1С:ERP.

Актуальная тема привлекла к себе много внимания – всего на митап зарегистрировалось 889 человек, а количество слушателей в онлайне доходило до 450.

Комплексный подход к внедрению

Организатор митапа – корпоративный отдел Инфостарта. Руководители проектов, программист, аналитики из нашей команды и эксперт по переносам данных рассказали слушателям про все стороны перехода на 1С:ERP:

• планирование проекта и моделирование учета в новом решении;
• перенос данных;
• организация работы в проектной команде и модульное внедрение по блокам;
• ведение учета в переходный период;
• особенности адаптации под потребности бизнеса;
• бухгалтерский и складской учет в программе.

Всего на мероприятии прозвучало 6 докладов, каждый из которых раскрывал тему перехода на 1C:ERP со своей стороны, опираясь на конкретные примеры внедрения.

Впечатления от выступлений

Самые высокие оценки слушателей собрал доклад Елены Ходыревой об особенностях регламентированного учета в 1С:ERP. Эта тема оказалась самой актуальной, потому что затрагивает конечных пользователей.

Елена детально показала преимущества регламентированного учета в ERP по сравнению с УПП и продемонстрировала смену подхода в базовой логике решения: если УПП автоматизировал учет, то ERP автоматизирует бизнес-процессы и ориентирован на задачи управления. Поэтому данные регламентированного учета в ERP целиком зависят от оперативных данных – первичные документы вносят сотрудники на местах, а бухгалтера выполняют контрольную функцию, их деятельность уже не связана напрямую с заведением в систему большого количества документации.

Настолько же высокую оценку получил доклад Сергея Сорокина, который был посвящен технической стороне перехода с УПП на ERP. Особое внимание Сергей уделил организации учета в переходный период, когда требуется загружать документы из предыдущей системы, чтобы корректно закрыть период и иметь актуальную информацию по остаткам.

Не менее актуальными оказались выступления Татьяны Горюновой и Марии Темчиной

Татьяна Горюнова показала преимущества ERP как современного полнофункционального производительного решения, для которого обеспечена поддержка и активное развитие в ближайшее время. Кроме этого, она рассмотрела вопросы бюджетов и сроки проектов внедрения

А Мария Темчина подробно рассказала, по каким параметрам следует выбирать подход к организации проекта внедрения между двумя технологиями от фирмы «1С»: Технологией корпоративного внедрения (1С:ТКВ) и Технологией быстрого результата (1С:ТБР).

Ирина Немчунович в своем докладе отразила этапы, которые необходимо пройти, чтобы качественно подготовиться к переходу на 1C:ERP, и подробно описала, что включает в себя сопровождение после внедрения ERP и какие варианты сопровождения существуют.

А Евгений Саввиных рассказал о своем опыте участия в проектах по переходу на ERP и показал преимущества данного продукта для контроля обеспечения и управления уровнем текущих остатков сырья на металлургическом предприятии.

Все оценки по докладам мы собрали в единую таблицу рейтинга:

Круглый стол с ответами на вопросы

Накануне митапа мы объявили конкурс на лучший вопрос о переходе на ERP. Присланные вопросы мы обсудили на круглом столе. Резюмируем здесь ключевые тезисы по самым интересным вопросам:

Как вести котловой расчет себестоимости, возможно ли это как в УПП в РАУЗ?

В ERP нет понятия РАУЗ, там используется другой механизм. Но можно распределить затраты на выпуск продукции в документе «Производство без заказа» – распределить стоимость материалов по любой базе. Например, по количеству выпущенной продукции в каждом производственном подразделении. И получить общий результат в таком виде.

Ходил на собеседование в одну из фирм, где требуется переход с УПП на ERP. И начальник департамента ИТ задал вопрос, какой метод списания запасов вы используете в ERP. Я ответил FIFO. Он посмеялся и сказал, видимо вы сидите часами чтобы рассчитать себестоимость... (Такого естественно нет). Я задал встречный вопрос, а почему вы так решили. Он сказал что метод «По средней» увеличивает оптимизацию расчета для больших баз ERP порядка 1000+ пользователей. Так ли это? И какой метод использовать на ERP?

Средневзвешенный расчет стоимости запасов ни в коей мере не ускоряет расчет для больших баз. Наоборот, FIFO – это механизм, который значительно облегчает расчет. Если у нас много партий товаров, чтобы рассчитать среднюю стоимость нужно проделать огромный объем работы. Тем более, что к стоимости товаров могут добавиться еще и дополнительные расходы, транспортно-заготовительные и т.д. Конечно, ERP позволяет учитывать товарно-материальные запасы по средневзвешенной стоимости. Но это лишает возможности оперативного анализа себестоимости продукции – если в ERP попытаться сформировать отчет «Анализ себестоимости», он выдаст предупреждение, что такой расчет возможен только при оценке стоимости запасов по методу FIFO

Каким образом организовать работу нескольких подрядчиков (исполнителей) проекта внедрения ERP, ответственных за разные блоки в рамках единого рабочего пространства заказчика, с соблюдением общих сроков проекта внедрения?

Желательно собрать всех подрядчиков, представителей заказчиков вместе и составить дорожную карту, с которой согласны все участники. Договариваться, общаться, чтобы все согласились, что это реалистично. И периодически тоже пересекаться, встречаться, отслеживать пересечения и взаимозависимости, которые есть между блоками, которые внедряют разные команды.

Как осуществить переход с УПП на ERP за 3 месяца на производственном предприятии с Меркурием и Честным знаком численностью более 300 человек?

Такой переход даже в части переноса данных, к сожалению, займет гораздо больше времени, потому что есть подготовительные этапы, время которых никак нельзя уменьшить.

Сначала нужно все смоделировать, провести подготовительную работу, опытную эксплуатацию, показать заказчику, как работает Честный знак на ERP. Требуется пройти ряд этапов подготовительной работы, которые, к сожалению, не могут быть распараллелены – и в сумме они займут гораздо больше, чем 3 месяца.

Конечно, многие заказчики переходят на новую систему не сразу, а подсистема за подсистемой. И если говорить в терминах плавного перехода на какую-то первую подсистему, то за это время успеть можно. Но сразу полностью отказаться от старой учетной системы и перейти за 3 месяца на новую – невозможно.

Какова методика (алгоритм) определения типа договора контрагента в ERP при переносе, если в УПП это был договор с видом «Прочее»?

Самый красивый подход состоит в том, чтобы в ERP сделать копию такого договора. Проанализировать остатки взаиморасчетов, которые относятся к документам приобретения, и первичные документы по таким остаткам присоединить к договору, который мы сформируем в ERP с типом «С поставщиком». А вторую копию договора, имеющую тип «С покупателем» присоединить к первичным документам по остаткам взаиморасчетов реализации.

Чтобы сопоставить эти два договора, мы можем к его номеру дописать через слеш какой-то наш идентификатор, который просто в системе их будет различать. Поскольку клиент останется один и тот же, взаиморасчеты по нему мы получим вполне корректные. А весь пакет документов, связанных с реализацией и приобретением, разобьется на эти два договора.

Зачем мне внедрять ERP, потратить на это половину бюджета организации, переобучить всех работать на ней, написать статью на Инфостарте о том, как провалился проект (не забыть рассказать об этом на Инфостарт 2022), купить кучу обработок типа «Канбана» и в итоге остаться у разбитого корыта?

Когда мы обсуждали вопросы, Сергей и Евгений заметили, что с такой установкой лучше и не внедрять. Потому что действительно должен быть какой-то настрой на позитив и вера в успех. Если веры в успех нет, то и шансов тоже нет. Хотя даже когда вера в успех есть, проекты у нас сопряжены с рисками и абсолютных гарантий успешного внедрения вам не даст никто и никогда. Нужно это тоже понимать, в этом особенность проектов, которые уникальны.

Можно сформулировать шесть основных вещей, которые повысят шансы того, что вы в этой ситуации не окажетесь:

• если у вас опытная команда;
• если у вас четкая технология;
• если у вас есть настрой сотрудников на переход – вместо саботажа;
• если есть прототипы – мы показываем, как будет выглядеть система, а пользователи оценивают – удобно или не удобно, подходит или нужно переделать;
• если есть частая обратная связь в процессе работы;
• и если вы делаете поставку по частям – это повышает шансы на успех.

При этом есть две вещи, которые не нужно делать:

• Не нужно пытаться радикально реконструировать бизнес-процессы параллельно с внедрением. Если вы решили, что наши бизнес-процессы плохие, слишком велик шанс, что внедрение не получится. Не потому что в системе что-то не работает, а потому что бизнес-процессы в фантазиях руководителя могут по каким-то причинам не стыковаться с реальностью. Поэтому лучше отдельно – либо мы автоматизируем процессы как есть, потом реорганизуем, либо мы сначала реорганизуем, а потом автоматизируем.
• Не нужно пытаться переходить «по рубильнику». Должна быть какая-то параллельная работа в двух базах, подключение по модулям. История с переходом «по рубильнику», особенно при той скорости, с которой у нас меняется окружающая обстановка на производстве и предприятии в целом, не работает. Поэтому лучше «есть слона по кусочкам».

В связи с последними событиями острейшая проблема сейчас – это управление цепочками поставок (по факту – выстраивание заново). Особенно остро это почувствовали компании-импортёры. Поиск альтернативных поставщиков, выстраивание логистических каналов «параллельного импорта», сложные мультивалютные схемы взаиморасчетов через посредников – это то, с чем сейчас приходится сталкиваться на практике. Известно, что ВЭД и вообще всё, что связано с закупками и доставкой, их планированием, реализовано в типовых чуть меньше, чем никак. Как с этим в ERP? И вообще, насколько готова ERP к работе в новых, непростых условиях?

Мы не согласны с тем, что внешнеэкономическая деятельность реализована в типовой ERP чуть меньше, чем никак. Из существующих сейчас на рынке программных продуктов ERP в наибольшей степени готова к тому, чтобы отражать цепочки, связанные с различной оптимизацией оплат, с оплатами через третьи фирмы, третьи страны.

Не все из них на 100% применимы, но российский рынок только недавно попал в такую ситуацию, нужно подождать, пока сформируются требования к системе, и они будут реализованы. Либо они будут реализованы компанией 1С, либо мы как партнеры будем готовы сделать какие-то доработки на этот счет.

У меня есть УТ11 + самописное производство, в конце месяца информация оттуда выгружается в бухгалтерию и бухгалтера чистят то, что там «навводили». При переходе на ERP, как единую систему, все будут работать и влиять на бухгалтерские данные. И уже не получится разделения: там вводим как можем, а тут всё красиво. Как решить это проблему? PS Учить всех вводить правильно это не вариант.

В ERP есть несколько способов.

• Например, при проведении документов запускается очень много проверок на заполненность данных, на их соответствие друг другу. Если сотрудник что-то ввел неправильно, программа как правило, скажет об этом, покажет ему конкретное поле – оно выделяется. И подскажет, как можно исправить этот момент.
• Также есть очень хорошая система настройки ролей и раздельного доступа. С помощью ролей можно ограничить доступ сотрудников к тем данным, которые им не нужны, и оставить права только на определенные действия.
• Кроме ролей есть еще RLS – это еще более гибкая схема – вы можете разделить доступ по организациям. Например, человек видит документы только по своей организации либо подразделению (либо складу, если это кладовщик). А все остальные документы, которые касаются других объектов, он даже не видит – не может их открыть и изменить.

Победитель конкурса на лучший вопрос

Команда Инфостарта посчитала самым актуальным при переходе с УПП на ERP вопрос Юлии Данько:

Какова методика (алгоритм) определения типа договора контрагента в ERP при переносе, если в УПП это был договор с видом «Прочее»?

Юлия получает приз – онлайн-билет на конференцию INFOSTART EVENT 2022 Saint-Petersburg, которая состоится 6-8 октября в Санкт-Петербурге.

Вопросы из чата

В итоговой новости мы также подготовили ответы самые интересные вопросы из чата:

Как можно строить регламентированный учет на основании данных оперативного учета, если данные для регламентированного и управленческого учета сильно отличаются? Например, складские остатки.

В 1C:ERP регламентированный учет строится только на оперативном контуре. Количество по складам в рамках одной организации отличаться не может. Может отличаться стоимость, и есть возможность по-разному относить расходы в регламентированном и управленческом учете. Как вариант, можно рассмотреть использование «Управленческой организации» – движения по ней не отражаются в регламентированном учете.

Бухгалтер любит все исправлять задним числом. Как решать этот вопрос?

Есть несколько вариантов в зависимости от запроса:

• Корректировка реализаций/ корректировка поступлений. Документы, которые вводятся в текущем периоде и корректируют документы прошлого периода.
• Использование функциональных опций: Использовать исправительные документы. Документы Сторно/Исправление. Для исправления используются документ того же типа, что и исправляемый. Исправительный документ вводится на основании исправляемого и заполняется его данными. В исправительном документе выполняется ввод «правильных» данных, то есть документ становится «новой версией» исправляемого документа.
• Использование дополнительных опций: Распределение дополнительных расходов по выбывшим товарам. Когда расходы распределяются на себестоимость выбывших в прошлых периодах товаров, и в зависимости от направления выбытия товаров формируются исправительные документы.

Каким должен быть состав и численность команды внедрения?

Это зависит от нескольких факторов.

• Первый – это сроки. Если сроки сжатые, необходимо привлечь большее количество людей. Желательно, чтобы на каждом блоке – по регламентированному учету, по блоку производства, по блоку закупок и продаж, по блоку МСФО был свой человек – это, конечно, скажется на качестве проекта. Чем больше блоков автоматизировано в компании, тем больше людей потребуется. Но увеличение количества людей с одной стороны, сокращает сроки выполнения работ, с другой стороны, очень сильно увеличивает коммуникации между всеми участниками и удорожает стоимость проекта.
• Второй фактор – это бюджет.
• И третий – это количество блоков, которые автоматизируются в программе.

В какой момент заканчивается внедрение? ТЗ как обычно пишется на ходу и в него постоянно добавляются новые задачи. Сколько времени команда внедрения должна «поддерживать» предприятие?

Нужно поставить жесткие рамки – тогда вы сами определите, в какой момент у вас закончится внедрение. Если требования постоянно будут меняться, если будут возникать дополнительные требования, внедрение может не закончиться никогда. Нужно ставить рамки и жестко их соблюдать.

Внедрение заканчивается, когда вы уже можете отказаться от ввода данных в УПП. Когда у вас есть доверие к актуальности и корректности данных в новой системе, все умеют пользоваться ее функционалом, знают интерфейс и т.д.

Что делать, если предприятие готово перейти на ERP, а конечные пользователи – нет? Обучаться не хотят.

Скорее всего, решение о переходе должно идти от высшего руководства. А рядовым сотрудникам нужно доходчиво объяснить, какие плюсы они получат от перехода.

Как показывает практика, когда функциональные заказчики подключаются в процессе к моделированию, начинают тестировать смоделированную функциональность, уже происходит перелом, происходит некое погружение, когда люди начинают видеть профит из того, что будет дальше. Уже тогда обычно это уходит.

Но если вопрос про первый этап, то здесь скорее директивно.

Как решается проблема ввода данных в две базы при модульном внедрении, когда при переходе на ERP работа ведется в нескольких базах?

Для решения задачи, про которую вы говорите, можно попробовать настроить обмен в универсальном формате – об этом рассказывается в докладе «Плавный переход с УПП на ERP» от фирмы «1С». Доклад на 51 слайд, где подробно рассказано про возможности, которые позволяют это реализовать – фирма «1С» их добавила еще в 2019 году.

При таких проектах важно учесть и решить организационно порядок перехода разных разделов учета с УПП на ERP. Например, сначала перевести зарплатный и кадровый учет, потом – складской, потом добавляем производственный.

Например, первое время все вводится в УПП, и только расчетчики зарплаты работают в ERP. Потом какой-то раздел переключили и теперь номенклатуру мы добавляем только в ERP. Это обязательно должно быть решено организационно.

Получается, что если мы переводим учет номенклатуры в ERP, то в УПП ее нужно выгружать из ERP в обратную сторону?

Да, так тоже делают, когда проводят плановый переход. В упомянутом докладе от фирмы «1С» есть официальная информация, что УПП и ERP это умеют делать.

Но на практике у нас такое получалось делать только с помощью правил конвертации для переноса из УПП в ERP и в обратную сторону. При этом для избавления от коллизий нужно решить, какая информационная система является эталонной по каждому объекту.

Приглашаем посмотреть запись митапа

Записи всех выступлений докладчиков и их презентации выложены на странице мероприятия.

А чтобы держать вас в курсе последних новостей в мире конфигураций 1С мы создали телеграм-канал. Присоединяйтесь!

Фирма «1С» и Инфостарт дарят подарки за переход с 1С:УПП на 1С:ERP

Напоминаем про бонусы, которые можно получить при переходе с 1С:УПП на 1С:ERP.

Вы можете получить от Инфостарта бонус на выбор:

• несгораемый кешбэк 15% от стоимости лицензий
• пакет обработок и/или учебных курсов – подготовим индивидуально под задачи проекта
• экспресс-обследование для выбора программного продукта
• анализ какого-либо контура внедряемой системы

Помимо бонуса от нашей компании, при переходе с 1С:УПП на 1С:ERP до 31.03.2023 вы получите от фирмы «1С» следующие подарки:

• Лицензию на систему бизнес-анализа «1С:Аналитика на 10 сеансов клиентов системы аналитики ПРОФ»
• Полный набор книг серии «1С:Академия ERP»

Если у вас остались вопросы по переходу – мы всегда рады на них ответить. Оставляйте свои вопросы в комментариях к новости и обращайтесь за консультацией к нашим менеджерам.

Подробно о том, как мигрировать с 1С:УПП на современное ПО вместе с Инфостартом
 

Получить консультацию по переходу на 1С:ERP