Небольшое предисловие.
Мои клиенты - это малый розничный бизнес, который обслуживается как правило бухгалтерами на аутосорсинге. Данное решение как раз адресовано для них, так как бухгалтерский учет ведется нерегулярно, с периодичностью 1 раз в месяц/квартал, для сдачи отчетности и уплаты платежей. Не всегда есть возможность постоянного доступа к товароучетному ПО. И если во времена ЕНВД все было просто и прозаично (это и сейчас возможно кто имеет возможность применять патентную СНО или УСНО с доходов), то сейчас для ООО, которые ведут розничную торговлю низкомаржинальными товарами (табачные изделия, молоко, хлеб, бакалея), единственным вариантом минимизации расходов по налогообложению является СНО УСН доходы-расходы, которая в свою очередь требует ведения учета по первичным документам в разрезе товаров/номенклатур: поступления от поставщиков, отчетов о розничных продажах.
Первоначально я решил сделать штатную синхронизацию Розница - БП3, но потратив время на настройки, выгрузку/загрузку данных, поиск ошибок и ответов на их решение, я пришел к тому, чтобы сделать пару простых точечных обработок: выгрузки и загрузки через внешние файлы в формате XML в одностороннем режиме.
Один из вариантов/сценариев применения. Бухгалтеру нужно получить информацию о закупках и продажах. Он может лично или удаленно подключиться к компьютеру с товароучетным ПО, запустить обработку выгрузки, скачать себе полученные файлы (на флэшку или отправить на емайл). У себя в базе БП3 загрузить эти данные. С моей точки зрения - это несложно, и достаточно быстро, нет необходимости в настройке стандартной синхронизации. Как правило эта процедура выполняется 1 раз в месяц или квартал. И кроме того эти обработки не зависят от обновлений конфигураций (планов обмена), так как набор выгружаемых реквизитов стандартен и неизменен: организация, склад, контрагент, номенклатура, цена, количество, сумма, вид/тип цены, оплата наличные или безнал.
Учет в торговле ведется не всегда строго через документы поступления, присутствуют расхождениями между тем что прибрели официально (легально) и что может быть отнесено к расходам, и тем, что продается в реальности. Использование ЕГАИС для алкоголя и ЭДО для маркируемых товаров частично решает проблему, но все равно большая часть первичных документов вносится вручную и не всегда состав накладной на поступление на бумаге идентичен введенному в товароучетное ПО, и при продаже в рознице продается не то, что приобретается. В условиях использования касс онлайн, когда в чеке передается информация о товаре, есть риск, что в случае контрольной проверки убедить представителей ФНС, если в документе поступления есть некий товар А, а в чеке продажи он называется товар Б, что это один и тот же товар - будет весьма затруднительно.
У пользователей есть крайности в понимании концепции автоматизации, одни искренне считают, что она (автоматизация) сама все сделает, включая настройки и убедить их в том, что все делается их собственными руками - непросто. У других присутствует некая идиосинкразия в отношении ИТ технологий, они рассматривают автоматизацию как часть неизбежного зла (им вполне хватает калькулятора и бытовых весов и проч.), не испытывают мотивации инвестировать в технику и оборудование и ПО.
Кроме того я живу в провинции, где представители малого бизнеса живут в условиях экономии, парк техники у пользователей 5-8 летней давности, максимально обновленный установкой 120гб SSD дисков и добавлением оперативной памятью до 4-8 Гб. . Дискомфорт от использования типовых решений на базе 1С есть, они (решения) предполагают использования актуального оборудования/железа, а то что используется на местах работает медленно. Я сам в работе использую два ПЭВМ с процессорами Ryzen и SSD NVMe, но условные тормоза увы есть и у меня.
Так вкратце - мои размышления по нынешней ситуации и положению дел в среднестатической рознице небольшого городка в глубинке.
И все таки, я считаю, сделать что-то можно и нужно. И что-то делать необязательно. Возможности для оптимизации есть, ряд простых и рутинных действий вполне можно автоматизировать с удобством для пользователя.
И так, обычно в торговле используется схема: поступление на склад, установка цен продаж, перемещение в магазин, собственно сами продажи, плюс списания, оприходования. Но копировать данную схему один в один в бухгалтерию не обязательно, нет необходимости в детализации в разрезе складов, магазинов.
Формально из товароучетной программы нужно выгрузить только 3 вида документов: установка розничных цен, поступление товаров(возврат товаров поставщику), отчеты о розничных продажах(возвраты покупателям).
Дополнительно из банковской выписки будут загружены операции эквайринга, оплаты поставщикам.
Пример: у ООО 3 магазина (6 касс) + склад, розничные цены единые, в день как минимум создаются 9 (3 на перемещения, 6 отчетов о продажах) и более (если есть поступления) документов в разрезе торговых точек (складов).
Но в бухгалтерию (БП3) для ведения учета понадобятся только 1 документ установки розничных цен, если есть документы поступления (возвраты) и 6 отчетов о продажах (с возвратами), при этом в БП3 используется только 1 склад (условно назовем Розничные магазины), по которому оформляются торговые операции. Забегая вперед сообщу, если есть необходимость полного дублирования структуры торговли в БП3 из розницы, эта возможность имеется. Учет и ввод данных торговых операций в БП3 с целью упрощения - максимум консолидации (в разумных пределах) в разрезе первичных документов.
Порядок действий.
1. Сопоставление данных. Эта процедура обязательна, но по сравнению с синхронизацией сделана проще:
Справочники:
Организации - сопоставление по ИНН и КПП (или если КПП не совпадают, то только по ИНН). Выполняется в процессе загрузки.
Контрагенты - аналогично Организациям, также выполнение в процессе загрузки. В обработке для Розницы есть возможность проверки ИНН и КПП.
Склады - по наименованию, если есть возможность наименования складов должны быть одинаковы в товароучетном ПО и БП3, или как вариант нужно прописать точное наименование склада в реквизите комментарий в БП3.
Виды/типы цен - аналогично складам
Единицы измерения - аналогично складам, по наименованиям, перед загрузкой справочника номенклатуры должны быть созданы.
Виды номенклатуры - не используется, точнее используется по умолчанию.
Номенклатура. Единственное сопоставление, идентичное правилам синхронизации. Используется регистр СинхронизацияДанныхЧерезУниверсальныйФормат. Собственно сопоставления как такового нет, есть создание номенклатур из файла СправочникНоменклатура.xml, выгруженного из Розницы. При этом создаются и используются группы номенклатуры. В поле артикул записывается код номенклатуры из Розницы.
2. Выгрузка данных из товароучетного ПО.
Процедура простая, выбирается каталог выгрузки и период. Сначала при выгрузке формируются файлы СправочникНоменклатура.xml, СправочникКонтрагенты.xml, данные этих справочников зависят от периода выгрузки, список номенклатуры выгружается из регистра ТоварыНаСкладах, а список контрагентов по документам поступления. При необходимости можно выполнить перенумерацию кодов номенклатуры, чтобы коды полностью были числовые. Но первоначально перенумерация може занять много времени, если записей в справочнике номенклатуры много. Зачем делать такую перенумерацию? Это делается для удобства поиска, или для использования внешних устройств (весы, кассы оффлайн), где в дальнейшем код SKU делается равным коду номенклатуры, это удобно и понятно для использования.
Каждый документ выгружается в отдельный файл. Во всех файлах документов, кроме установки цен полностью содержится информация о дате, номере, сумме документа, организации, контрагенте (если есть), магазине (складе), складе получателе (для перемещения). В табличной части товаров есть данные товаре, цене, количестве, сумме и об используемой упаковке, если они применяются . Не используются характеристики, так как их нет в БП3.
Документы установок цен формируются срезами цен на конец каждого дня в разрезе вида/типа цен по движению товаров за день. Несмотря на избыточность выгрузки, данные из файла установки цен в дальнейшем при загрузке в БП3, предварительно анализируются и при условии, что цена в БП3 уже задана и равна цене в файле выгрузки, не загружаются в документ установки цен БП3.
Имеется возможность отбора по организациям.
3. Загрузка в Бухгалтерию 3.0
Как и выгрузка процедура загрузки несложная, есть отбор по организации, периоду, типам документов. При создании используются в качестве шаблонов ранее созданные документы.
Есть признак перезаписи ранее созданных документов.
Можно указать склад по умолчанию, и все загружаемые документы будут созданы/перезаписаны с этим складом.
Есть возможность автосоздания документов ПКО на основании отчетов о розничных продажах. При необходимости ПКО можно создать отдельно.
Есть возможность выбора файлов для загрузки
Есть возможность просмотра/редактирования файла XML через обычный блокнот windows.
Поскольку процедура загрузки занимает длительное время, реализован механизм отображения прогресса загрузки с возможностью прерывания. Я не стал использовать фоновые задания (в базовых файловых версиях это работает не очень эффективно), но есть настраиваемый счетчик таймер в секундах, по умолчанию 10 секунд, по истечению которого процедура загрузки останавливается на 1 секунду и возобновляется через обработчик ПодключитьОбработчикОжидания, в этот момент процесс загрузки можно прервать.
Заключение
В архиве прилагаются две обработки: ВыгрузкаВБП3.epf, ЗагрузкаДокументовБП3ИзXML.epf. В процессе создания тестирования я создал пустую базу БП3, настроил функциональность и справочники (единицы измерения, типы цен, склады, вид оплаты безналичный), сделал первичную загрузку из банковской выписки, при этом были созданы контрагенты и введены оплаты. Далее загрузил справочник номенклатуры. Создал по 1 документу шаблону для настройки. После чего запустил сам процесс загрузки всех документов, выгруженных из товароучетного ПО: 1С Розница. Первоначальная выгрузка/загрузка заняла у меня примерно 1,5-2 часа.
Обработки можно использовать практически на любых релизах 1С Розницы 2.2/2.3 и Бухгалтерии 3.0.
В планах сделать обработку выгрузки для других товароучетных ПО: пока только УТ 10.3, есть 2 клиента/заказчика. Аналогично для УТ 11, УНФ и других конфигураций, при желании пользователей.
Желаю всем успехов и достижений.
Готов к критике, пожеланиям и обратной связи.
