Расчеты с подотчетными лицами

скорее всего причина в том, что сначала сотрудник перед вами отчитался, а потом вы ему денег дали.

Документ предназначен для регистрации авансов, выданных подотчетным лицам. Документ выступает в роли аналитики на счете 208.00 "Расчеты с подотчетными лицами". Соответственно все расчеты с подотчетными лицами на счете 208.00 будут вестись в разрезе документов "Аванс подотчетному лицу".

Расчеты с подотчетными лицами ведутся раздельно по видам расчетов:

расчеты по денежным средствам
расчеты по денежным документам
Т.е. аванс, выданный подотчетному лицу деньгами оформляется отдельно от аванса, выданного денежными документами.

Для такого разделения к счету 208.00 добавлено субконто "Виды расчетов с подотчетными лицами". Это субконто может иметь только одно значение "Расчеты по денежным документам" либо оставаться пустым.

При заполнении значения этого субконто в документах следует исходить из правила: Если это расчеты по денежным документам, то выбирать соответствующее значение субконто, если это расчеты деньгами, то оставлять субконто пустым.

Если аванс выдается денежными документами, то в форме документа следует включить флажок Расчеты по денежным документам. Если флажок отключен, это значит, что оформляется аванс, выдаваемый деньгами.

Соответственно и в печатной форме авансового отчета остаток предыдущего аванса расчитывается с учетом вида расчета.

Документ "Аванс подотчетному лицу" проводится, но проводок не формирует и, в основном, играет роль объекта аналитики на счете 208.00, а также используется для формирования печатных форм авансового отчета по форме 0504049 и заявления подотчетного лица на выдачу аванса.

Документ "Аванс подотчетному лицу" можно оформить одновременно в двух валютах. При этом одна валюта всегда "рубль", а вторая валюта может быть любой. Под этим подразумевается, что подотчетному лицу может быть выдан аванс в двух валютах одновременно, часть в рублях, вторая часть в какой-либо валюте, и такой аванс можно оформить одним документом "Аванс подотчетному лицу".

Порядок работы с документом
Мы галки не ставим.У нас все нормально.

Есть покупка материалов ниже в выделенных строках, т.е. сначала купили материалы, сделали авансовый отчет и расходником выдали деньги. Но вся аналитика разрывается, не понятно почему...Галки в "денежных документах" нигде не стоят, КЭК совпадает, ИФО пустое. Смотрю аналогичные документы, в которых все хорошо,сравнивая с "красными" - все одинаково. Где же я что-то просмотрела?

Пробовала ставить галочку "Аванс закрыт", перепроводя документы,ситуация не меняется...

irina_fedosova, тестирование базы делали?

irina_fedosova и поля группировки перечислите (интересует поле по выводу РКО и покупка материалов).

Во первых отключите группировку во видам средств, а возможно и в константах отключите. Проверьте, чтобы документы расхода были "привязаны" к тому же авансовому по которому выдавались деньги. На ИТС есть хорошая статья: "учет расчетов с подотчетными лицами" - ознакомьтесь.

irina_fedosova, у вас в оборотно-сальд. ведомости иеррархия группировки следующая (согласно вашему файлу галочки стоят на):
1 - Учреждение
2 - ИФО
3 - ?? Расчеты по денежным средствам - вот это что за аналитика? (вроде бы по структуре именно тут различие)
можно поперемещать поля группировки и поотключать галочки и посмотреть, когда суммы встанут в одну строчку.тогда и будет ясно какое поле группировки задвоено. но похоже это ваше поле расчеты по денежным средствам.

и какие субконто у вас к счету 208.34?
можно более полный скриншот с настройками и шапкой?

Всем большое спасибо! Вопрос решен.

Нет, расчеты по ден. документам не были заполнены. В настройках отчета сняла галку с " Вид расчетов". Краснота частично ушла, а остальное авансовые отчеты исправлялись просто. Надо было подбить под одинаковое ИФО все связанные документы, у бухгалтера в этом была ошибка. Все молодцы!