Здравствуйте! Наша фирма на ЕНВД (деятельность столовых). Директор использует свое авто для осуществления закупа товаров. Я решила оформить ежемесячную компенсацию в размере 10 000, которая не облагается НДФЛ и взносами. Сделала доп. соглашение к трудовому договору, где прописала это, а также в должностной инструкции указала, что в обязанности директора входит закупка товара, собираюсь каждый месяц выпускать приказ о назначении компенсации в размере 10 000. Но, к сожалению, у нас нет возможности оформлять путевые листы, поскольку нет врача, который будет ставить печать. Поэтому вместо путевого листа в доказательство использования личного транспорта в служебных целях, фирма самостоятельно разработала журнал учета служебных поездок, где будут указываться маршруты и время, а так же километраж, если нужно. Вопрос: будут ли притензии к фирме со стороны налоговых органов, ПФ и ФСС?
По теме из базы знаний
- Обработка для пакетного создания путевых листов легкового автомобиля
- Код дохода 4800? Как не допустить ошибок в учете "иных" доходов сотрудников
- 1С:Кабинет сотрудника: подключение и установка личного кабинета сотрудника по доступной цене от 280 рублей в месяц
- Актуальные кадровые данные сотрудников
- Использование транспорта сотрудника в 1С: Бухгалтерии 3.0
Ответы
Подписаться на ответы
Инфостарт бот
Сортировка:
Древо развёрнутое
Свернуть все
Тут единственная загвоздка в путевом листе, потому что мы не сможем его заполнять ввиду отсутствия медика, который ставит печать. Мы придумали журнал учета служебных поездок вместо него, и интересно, придерутся к нему или нет. Ведь по сути он тоже как и путевой лист подтверждает использование авто в служебных целях.
Выплачиваем компенсацию, никаких претензий насчет печати медика никогда не было. Работник не является водителем и выполняет только отдельные служебные поездки на личном автомобиле (который не в аренде). В путевке указываются ежедневные маршруты поездок, пробег и все. Никаких медиков.
Полностью согласна с Finn11 и systemstopper - работник не является водителем транспортного средства, для целей прохождения мед.комиссии. Поэтому отсутствие печати медика никак не отражается на принятии данных расходов. И еще - до 2013 года если есть унифицированная форма первичной документации, то лучше использовать ее - оградите себя от лишних претензий. а вот с 2013 года сочиняйте что хотите, но с необходимыми реквизитами.
Потому что :
Указанные нормы определены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией»:
1. Для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно – 1200 руб. в месяц.
2. Для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц.
3. Для мотоциклов – 600 руб. в месяц.
Важно! Нормы в постановлении № 92 от 08.02.2002 установлены в целях определения налоговой базы по налогу на прибыль. Об установлении норм для расчета других налогов, например НДФЛ, в постановлении не упоминается.
Освобождение от уплаты НДФЛ и страховых взносов относится к любым суммам компенсации, так как нормы в постановлении № 92 от 08.02.2002 установлены в целях исчисления налога на прибыль и не распространяются на другие налоги (Президиум ВАС РФ Постановление от 30.01.2007 № 10627/06). Такой же точки зрения придерживаются и местные суды (Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 17.04.2007 № Ф08-4799/2006-2035А, ФАС Уральского округа от 17.01.2011 № Ф09-10769/10-С2, от 03.03.2011 № Ф09-133/11-С2).
Таким образом, при установлении в дополнительном соглашении к трудовому договору размера компенсации свыше 1200 или 1500 руб. в месяц суммы превышения не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
Нормы компенсации за использование лично автомобиля в служебных целях, учитываемые в целях обложения НДФЛ законодательством РФ не установлены, а в силу ст. 188 ТК РФ размер возмещения указанных расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
То есть, если я пропишу 10 000, то будет 10 000.
А вот свежее:
В письме от 27.03.2012 № 03-04-06/3-78 Минфин России разъяснил, что сумма компенсации, выплачиваемая работнику за использование личного транспорта в служебных целях, не облагается НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ.
Финансовое ведомство отметило, что в соответствии с вышеназванным пунктом от НДФЛ освобождаются, в частности, все виды компенсационных выплат, установленные законодательством РФ, связанные в том числе с выполнением работником трудовых обязанностей. Компенсация работнику за использование личного транспорта в служебных целях предусмотрена ст. 188 ТК РФ. Поэтому она не подлежит налогообложению в размере, установленном соглашением сторон в трудовом договоре. При этом для выплаты этой компенсации организация должна иметь документы, подтверждающие принадлежность имущества работнику, использование его в интересах работодателя, а также расчеты компенсации и документы о произведенных расходах.
Аналогичной позиции Минфин России придерживался и раньше (письма от 01.12.2011 № 03-04-06/6-328, от 21.09.2011 № 03-04-06/6-228).
Указанные нормы определены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией»:
1. Для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно – 1200 руб. в месяц.
2. Для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц.
3. Для мотоциклов – 600 руб. в месяц.
Важно! Нормы в постановлении № 92 от 08.02.2002 установлены в целях определения налоговой базы по налогу на прибыль. Об установлении норм для расчета других налогов, например НДФЛ, в постановлении не упоминается.
Освобождение от уплаты НДФЛ и страховых взносов относится к любым суммам компенсации, так как нормы в постановлении № 92 от 08.02.2002 установлены в целях исчисления налога на прибыль и не распространяются на другие налоги (Президиум ВАС РФ Постановление от 30.01.2007 № 10627/06). Такой же точки зрения придерживаются и местные суды (Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 17.04.2007 № Ф08-4799/2006-2035А, ФАС Уральского округа от 17.01.2011 № Ф09-10769/10-С2, от 03.03.2011 № Ф09-133/11-С2).
Таким образом, при установлении в дополнительном соглашении к трудовому договору размера компенсации свыше 1200 или 1500 руб. в месяц суммы превышения не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
Нормы компенсации за использование лично автомобиля в служебных целях, учитываемые в целях обложения НДФЛ законодательством РФ не установлены, а в силу ст. 188 ТК РФ размер возмещения указанных расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
То есть, если я пропишу 10 000, то будет 10 000.
А вот свежее:
В письме от 27.03.2012 № 03-04-06/3-78 Минфин России разъяснил, что сумма компенсации, выплачиваемая работнику за использование личного транспорта в служебных целях, не облагается НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ.
Финансовое ведомство отметило, что в соответствии с вышеназванным пунктом от НДФЛ освобождаются, в частности, все виды компенсационных выплат, установленные законодательством РФ, связанные в том числе с выполнением работником трудовых обязанностей. Компенсация работнику за использование личного транспорта в служебных целях предусмотрена ст. 188 ТК РФ. Поэтому она не подлежит налогообложению в размере, установленном соглашением сторон в трудовом договоре. При этом для выплаты этой компенсации организация должна иметь документы, подтверждающие принадлежность имущества работнику, использование его в интересах работодателя, а также расчеты компенсации и документы о произведенных расходах.
Аналогичной позиции Минфин России придерживался и раньше (письма от 01.12.2011 № 03-04-06/6-328, от 21.09.2011 № 03-04-06/6-228).
По поводу компенсации личного автотранспорта даны разъяснения в письмах УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776, Минфина России от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140, МНС России от 02.06.2004 № 04-2-06/419@ «О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта»: в размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт), поэтому выплата каких-то дополнительных компенсаций является в целях налогообложения сверхнормативной выплатой и не уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль.
В соответствии с подп. 4 п. 7 ст. 272 и ст. 273 НК РФ расходы налогоплательщика в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов признаются в целях налогообложения прибыли на дату ее выплаты работнику. Если компенсация фактически не выплачена, то учесть ее в составе расходов нельзя.
При исчислении налога на прибыль произведенные расходы необходимо документально подтвердить и экономически обосновать (ст. 252 НК РФ).
Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, являются:
– приказ руководителя предприятия, организации и учреждения, в котором устанавливаются размеры этой компенсации;
– копия технического паспорта личного автомобиля, заверенная в установленном порядке.
Работники, использующие личный автотранспорт в служебных целях, обязаны вести учет служебных поездок в путевых листах. Работники, использующие личный легковой автомобиль для служебных поездок на основании доверенности собственника автомобиля, получают компенсацию в аналогичном порядке. Такие рекомендации приведены в письме УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776, в письме МНС России от 02.06.2004 № 04-2-06/419@.
Справка. Формы путевых листов для учета работ в автомобильном транспорте утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».
Согласно указанному документу путевые листы предназначены для учета работы автотранспорта, принадлежащего организации (на праве собственности или аренды), а не для учета служебных поездок, осуществляемых работником на личном автомобиле. Следовательно, по нашему мнению, требования налоговых органов вести учет служебных поездок в путевых листах является неправомерным.
В соответствии с подп. 4 п. 7 ст. 272 и ст. 273 НК РФ расходы налогоплательщика в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов признаются в целях налогообложения прибыли на дату ее выплаты работнику. Если компенсация фактически не выплачена, то учесть ее в составе расходов нельзя.
При исчислении налога на прибыль произведенные расходы необходимо документально подтвердить и экономически обосновать (ст. 252 НК РФ).
Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, являются:
– приказ руководителя предприятия, организации и учреждения, в котором устанавливаются размеры этой компенсации;
– копия технического паспорта личного автомобиля, заверенная в установленном порядке.
Работники, использующие личный автотранспорт в служебных целях, обязаны вести учет служебных поездок в путевых листах. Работники, использующие личный легковой автомобиль для служебных поездок на основании доверенности собственника автомобиля, получают компенсацию в аналогичном порядке. Такие рекомендации приведены в письме УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776, в письме МНС России от 02.06.2004 № 04-2-06/419@.
Справка. Формы путевых листов для учета работ в автомобильном транспорте утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».
Согласно указанному документу путевые листы предназначены для учета работы автотранспорта, принадлежащего организации (на праве собственности или аренды), а не для учета служебных поездок, осуществляемых работником на личном автомобиле. Следовательно, по нашему мнению, требования налоговых органов вести учет служебных поездок в путевых листах является неправомерным.
У налоговой, ФСС и ПФ не будет претензий, если вы подтвердите расходы (чеки на бензин)и обоснуете необходимость этих расходов. Что же касается путёвок, то они обязательны только для транспортных организаций. Для тех, кто не является профессиональным перевозчиком (использует транспорт для личных нужд), достаточно самостоятельно разработанного документа. Он может быть и в виде журнала. Главное, чтобы в нём присутствовали все реквизиты путёвки: номер машины, километраж, маршрут, ФИО водителя и пр. Отметка медика не является реквизитом путёвки. Эту отметку просто шлёпают сверху мокрым штампом. Вы правильно сделали, что внесли в должностные обязанности директора закупки и издали приказ (распоряжение) - это лишним не будет. Единственная организация, которая может к вам привязаться - это ГАИ. Не те, что стоят на дороге, а которые ходят и проверяют, ведётся ли в организации журнал учёта ДТП, путёвки, журнал учёта путёвок, журнал инструктажа водителя и прочая ерунда. Правда претензии ГАИ крайне маловероятны, если автомобиль зарегистрирован не на организацию. У нашего ООО на балансе есть старый УАЗ, который используется для нужд организации - снабжение, поездки в налоговую и тд. Так припёрся гаишник и стал всё вышеперечисленное требовать, в том числе и путёвки с отметкой врача. Штрафанул на 5 тыс. Пришлось завести всю эту макулатуру и отмечаться каждую неделю в ГАИ + с наркодиспансером договор заключить на проверку водителя перед рейсом. Потом правда мы на всё это благополучно забили.
А вообще я бы Вам посоветовал следующее: т.к вы не ЕНВД и ККМ использовать не обязаны, то скройте часть выручки (10 000 в мес) и просто отдавайте их директору на транспортные расходы. Тогда вообще никаких проблем не будет.
А вообще я бы Вам посоветовал следующее: т.к вы не ЕНВД и ККМ использовать не обязаны, то скройте часть выручки (10 000 в мес) и просто отдавайте их директору на транспортные расходы. Тогда вообще никаких проблем не будет.
Илья, огромное спасибо за такое подробное разъяснение! Теперь все понятно. Часть выручки скрыть не получится,т.к у нас производство (общепит) и если мы будем скрывать выручку, то нарушится учет движения товаров, сырья, т.к. не будет их списания по акту реализации, который привязан к выручке и будет каждый месяц недостача у МОЛ. Лучше оформлю как компенсацию.
Путевой лист легкового автомобиля Постановление Госкомстата от 28.11.1997 N 78. Можно (даже нужно) заполнять на компьютере, даже программы к 1С специальные есть. Журнал, если не трудно, лучше вести. Можно тоже на компьютере. Не забудьте утвердить нормы расхода бензина. Это можно сделать на основании технической документации к авто или проведя (на бумаге) "замеры расхода".
"Финансовая газета. Региональный выпуск", 2007, N 7
КОМПЕНСАЦИЯ ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЛИЧНЫХ АВТОМОБИЛЕЙ
ДЛЯ СЛУЖЕБНЫХ ПОЕЗДОК
Согласно ст. 164 ТК РФ компенсации - денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами. В соответствии со ст. 188 ТК РФ работник имеет право на два вида выплат:
компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного имущества;
возмещение расходов, связанных с использованием имущества.
Требования к документальному оформлению и выплате компенсаций работникам за использование ими личных автомобилей для служебных поездок определены в Письме Минфина России от 21.07.1992 N 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок".
Документальное оформление
Для документального подтверждения расходов на компенсацию необходимы:
1) трудовой договор или дополнительное соглашение между работником и работодателем. Статьей 188 ТК РФ установлено, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. В соглашении должны быть отражены:
вид используемого имущества и его характеристики. Если таким имуществом является автомобиль, то необходимо указать его технические и регистрационные данные;
документально подтвержденные права работника в отношении имущества (документы о собственности, владении на основании доверенности и др.);
порядок использования имущества;
размер компенсации за использование;
порядок возмещения расходов, связанных с использованием имущества. При этом необходимо указать виды возмещаемых расходов, порядок их подтверждения работником и т.д.;
срок использования имущества;
2) приказ руководителя организации.
В приказе указывается размер компенсации, рассчитываемый с учетом интенсивности использования транспортного средства;
3) копия технического паспорта транспортного средства;
4) платежные документы;
5) документы, подтверждающие необходимость использования личного автомобиля работника в служебных целях.
Выплата производится в тех случаях, когда работа по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями. Документом, подтверждающим такую необходимость, может служить должностная инструкция;
6) путевые листы и иные документы.
Для подтверждения обоснованности расходов организации на выплату компенсации за отчетный период в определенном размере необходимы соответствующие документы, в частности путевые листы, содержащие информацию о служебных поездках работника (Письма Минфина России от 15.09.2005 N 03-03-04/2/63, от 02.06.2004 N 04-2-06/419@).
Компенсация выплачивается один раз в месяц независимо от количества календарных дней. При этом она не начисляется за время нахождения работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется.
Как указано в Письме Минфина России от 15.09.2005 N 03-03-04/2/63, если работник использовал личный автомобиль для служебных поездок не полный месяц (например, работал несколько дней в месяце, а остальное время был в отпуске), то и фактические расходы по использованию им личного автомобиля для служебных поездок за эти несколько дней будут значительно меньше, чем если бы он использовал автомобиль в течение всего месяца, и, следовательно, эти компенсационные выплаты будут меньше нормы, при этом имеет смысл производить расчет размера компенсации пропорционально количеству отработанных дней в месяце.
__________________
КОМПЕНСАЦИЯ ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЛИЧНЫХ АВТОМОБИЛЕЙ
ДЛЯ СЛУЖЕБНЫХ ПОЕЗДОК
Согласно ст. 164 ТК РФ компенсации - денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами. В соответствии со ст. 188 ТК РФ работник имеет право на два вида выплат:
компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного имущества;
возмещение расходов, связанных с использованием имущества.
Требования к документальному оформлению и выплате компенсаций работникам за использование ими личных автомобилей для служебных поездок определены в Письме Минфина России от 21.07.1992 N 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок".
Документальное оформление
Для документального подтверждения расходов на компенсацию необходимы:
1) трудовой договор или дополнительное соглашение между работником и работодателем. Статьей 188 ТК РФ установлено, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. В соглашении должны быть отражены:
вид используемого имущества и его характеристики. Если таким имуществом является автомобиль, то необходимо указать его технические и регистрационные данные;
документально подтвержденные права работника в отношении имущества (документы о собственности, владении на основании доверенности и др.);
порядок использования имущества;
размер компенсации за использование;
порядок возмещения расходов, связанных с использованием имущества. При этом необходимо указать виды возмещаемых расходов, порядок их подтверждения работником и т.д.;
срок использования имущества;
2) приказ руководителя организации.
В приказе указывается размер компенсации, рассчитываемый с учетом интенсивности использования транспортного средства;
3) копия технического паспорта транспортного средства;
4) платежные документы;
5) документы, подтверждающие необходимость использования личного автомобиля работника в служебных целях.
Выплата производится в тех случаях, когда работа по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями. Документом, подтверждающим такую необходимость, может служить должностная инструкция;
6) путевые листы и иные документы.
Для подтверждения обоснованности расходов организации на выплату компенсации за отчетный период в определенном размере необходимы соответствующие документы, в частности путевые листы, содержащие информацию о служебных поездках работника (Письма Минфина России от 15.09.2005 N 03-03-04/2/63, от 02.06.2004 N 04-2-06/419@).
Компенсация выплачивается один раз в месяц независимо от количества календарных дней. При этом она не начисляется за время нахождения работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется.
Как указано в Письме Минфина России от 15.09.2005 N 03-03-04/2/63, если работник использовал личный автомобиль для служебных поездок не полный месяц (например, работал несколько дней в месяце, а остальное время был в отпуске), то и фактические расходы по использованию им личного автомобиля для служебных поездок за эти несколько дней будут значительно меньше, чем если бы он использовал автомобиль в течение всего месяца, и, следовательно, эти компенсационные выплаты будут меньше нормы, при этом имеет смысл производить расчет размера компенсации пропорционально количеству отработанных дней в месяце.
__________________
Для получения уведомлений об ответах подключите телеграм бот:
Инфостарт бот