списание гсм

1. Flatcher5615 06.02.12 09:17 Сейчас в теме
Здравствуйте. Подскажите пожалуйста как документально оформить списание гсм по личному автотранспорту сотрудника используемому в производственной деятельности
По теме из базы знаний
Ответы
В избранное Подписаться на ответы Сортировка: Древо развёрнутое
Свернуть все
2. valya977 5 06.02.12 09:29 Сейчас в теме
У нас порядок такой:
1.ДОГОВОР ОБ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ЛИЧНОГО АВТОМОБИЛЯ В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ
2.Путевые листы
3.Авансовый о приобретенном гсм
Выплата компенсации за использование личного автомобиля в служебных
целях и возмещение затрат на приобретение ГСМ производится один раз в месяц в
срок, установленный для выплаты заработной платы на предприятии за месяц.
Срок использования автомобиля определяется сроком трудового договора
Нанимателя с Работником.
Сумма компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях
определяется в размере суммы износа (амортизации) автомобиля за период его
использования в служебных целях.
3. valya977 5 06.02.12 09:36 Сейчас в теме
Работник имеет право на два вида выплат (ст. 188 ТК РФ):
- компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного имущества;
- возмещение расходов, связанных с использованием имущества.
Требования к документальному оформлению и выплате компенсаций работникам за использование ими личных автомобилей для служебных поездок определены в письме Минфина России от 21.07.1992 N 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок".
Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). В соглашении должны быть отражены:
- вид используемого имущества и его характеристики. Если таким имуществом является автомобиль, то необходимо указать его технические и регистрационные данные;
- документально подтвержденные права работника в отношении имущества (документы о собственности, владении на основании доверенности и др.);
- порядок использования имущества;
- размер компенсации за использование;
- порядок возмещения расходов, связанных с использованием имущества. При этом необходимо указать виды возмещаемых расходов, порядок их подтверждения работником и т. д.;
- срок использования имущества;
2) приказ руководителя организации, в котором указывается размер компенсации, рассчитываемый с учетом интенсивности использования транспортного средства;
3) копия технического паспорта транспортного средства;
4) платежные документы;
5) документы, подтверждающие необходимость использования личного автомобиля работника в служебных целях.
4. Selekt 06.02.12 16:57 Сейчас в теме
в сумму компенсации за использование личного автомобиля в служебных , по идее, уже входит ГСМ. если проводить дополнительно, то это не уменьшает налогооблагаемую базу. и нормы есть для таких компенсаций.
5. marina-osv 23.02.12 22:08 Сейчас в теме
Порядок отражения операций с ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете зависит от того, каким образом было приобретено топливо.

На автозаправочных станциях (АЗС) организация может приобрести ГСМ:
– по талонам;
– по топливным картам;
– за наличный расчет.

Непосредственными покупателями ГСМ на АЗС обычно являются сотрудники организации (водители). Чтобы сотрудник мог приобрести ГСМ за наличный расчет, он должен располагать необходимой денежной суммой. Эту сумму организация выдает ему под отчет по расходному кассовому ордеру (форма № КО-2).

В бухучете выдачу наличных денег отразите проводкой:

Дебет 71 Кредит 50
– выданы под отчет денежные средства для покупки ГСМ.

В течение трех рабочих дней со дня окончания срока, на который были выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться о расходах (п. 11 Порядка ведения кассовых операций). Для этого он должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет (форма АО-1). К авансовому отчету должны быть приложены кассовые чеки с указанием количества, марок и стоимости ГСМ, даты покупок и т. п. Подробнее о документальном оформлении имущества, приобретенного через подотчетных лиц, см. Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо.

В бухучете приобретенные ГСМ отражайте на субсчете 3 «Топливо», открытом к счету 10 «Материалы». Если АЗС выдала сотруднику счет-фактуру, оформленный в организацию, то НДС можно принять к вычету (п. 1 ст. 172 НК РФ). В этом случае сумму НДС в стоимость ГСМ не включайте (п. 5 ПБУ 5/01). Учтите ее отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям». Так же следует поступать, если сумма НДС выделена отдельной строкой в кассовом чеке, подтверждающем покупку ГСМ во время командировки.

Если счета-фактуры нет, оприходуйте ГСМ по цене, которая указана в кассовом чеке с учетом НДС (п. 6 ПБУ 5/01).

Поступление ГСМ, приобретенных за наличный расчет, отразите проводкой:

Дебет 10-3 Кредит 71
– оприходованы ГСМ (на основании авансового отчета).

Ситуация: по какому курсу учесть в бухучете стоимость ГСМ, приобретенных подотчетным лицом за иностранную валюту

В бухучете приобретенные ГСМ принимаются к учету по фактической себестоимости (п. 5 ПБУ 5/01). Если ГСМ куплены за иностранную валюту, их стоимость нужно перевести в рубли на дату принятия к учету (п. 4, 5 ПБУ 3/2006). Этой датой является день утверждения авансового отчета подотчетника (п. 6 ПБУ 3/2006).

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (п. 1 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ). Для подтверждения используйте путевые листы.

Образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Приведенные в нем формы обязательны лишь для автотранспортных организаций. Однако и остальные организации при эксплуатации грузовых и легковых автомобилей могут использовать путевой лист в качестве одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение ГСМ (письмо Минфина России от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354).

Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице.

Организации вправе самостоятельно разработать бланки путевых листов (письмо Минфина России от 25 августа 2009 г. № 03-03-06/2/161). Применение нетиповых путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Форма путевого листа, разработанная организацией самостоятельно, должна включать в себя все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 (например, номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и т. д.) (письмо Минфина России от 25 августа 2009 г. № 03-03-06/2/161). А также отвечать требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ).

Путевой лист нетиповой формы оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. Заполнять его должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь).

При выезде автомобиля на линию и после его возвращения в гараж путевой лист должен заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф.И.О.) или соответствующим штампом.

Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф.И.О.) или соответствующим штампом.

Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца. Если транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

Путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом). В наименовании путевого листа необходимо указать тип транспортного средства (например, путевой лист легкового автомобиля, путевой лист автобуса).

На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности деятельности организации.

Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

«Главбух» советует

При оформлении путевых листов заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут послужить основанием для исключения путевых листов из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность расходов придется доказывать в суде.

Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают, что несоответствия в путевых листах не опровергают факт несения расходов и их связь с предпринимательской деятельностью (см., например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 г. № ВАС-16222/08, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 г. № А32-24509/2007, от 27 августа 2008 г. № Ф08-5063/2008). В то же время многие суды подтверждают, что расходы на ГСМ не уменьшают налоговую базу, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях спидометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например, определение ВАС РФ от 25 августа 2008 г. № 10353/08, постановления ФАС Центрального округа от 18 апреля 2008 г. № А36-3124/2006, Уральского округа от 5 марта 2009 г. № Ф09-946/09-С5, Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 г. № А46-11958/2009).

Если заполнить какой-либо из реквизитов путевого листа не представляется возможным, то причину этого необходимо задокументировать и указать в соответствующем поле. В частности, такая ситуация может возникнуть, если из-за неисправности спидометра в путевом листе невозможно заполнить поле «Показания спидометра». В этом случае факт поломки отразите в соответствующем документе (например, можно составить акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства). Факт выхода оборудования из строя и реквизиты такого документа (например, акта) укажите в поле «Показания спидометра». Кроме того, к путевому листу необходимо приложить документ, подтверждающий расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным спидометром. Он должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов (ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Подтвердить пробег можно, например, бухгалтерской справкой. В ней отразите пройденное автомобилем расстояние (его можно определить в результате измерений). Такой порядок действий рекомендован в письме ФНС России от 16 июля 2010 г. № ШС-37-3/6848.

Для контроля за движением путевых листов и сдачей их в бухгалтерию применяется журнал учета движения путевых листов (п. 17 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152). Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 предусмотрена типовая форма этого документа (форма № 8).

Оформленные путевые листы нужно хранить в течение пяти лет (п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152).

Ситуация: как в путевом листе описать маршрут следования автомобиля

В путевом листе укажите конкретный пункт назначения (например, «место отправления – г. Москва, ул. Новодмитровская, д. 34; место назначения – г. Владимир, ул. Стартовая, д. 8»). Недопустимы записи типа «поездки по городу». Если автомобиль эксплуатируется в пределах одного населенного пункта, в путевом листе следует указать каждый адрес, где побывал водитель. Кроме того, нужно указывать время выезда, прибытия и километраж на протяжении всего маршрута следования. Если эти графы будут заполнены некорректно, то расходы на ГСМ по данному путевому листу могут быть признаны необоснованными. Это объясняется тем, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте и времени следования не позволяет судить о факте использования автомобиля в служебных целях. Об этом сказано в письмах Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129, УФНС России по г. Москве от 13 ноября 2006 г. № 20-12/100253, от 19 июня 2006 г. № 20-12/54213, Росстата от 3 февраля 2005 г. № ИУ-09-22/257.

«Главбух» советует

Есть аргументы, позволяющие организациям не указывать в путевом листе маршрут следования автомобиля. Они заключаются в следующем.

Для отнесения стоимости ГСМ на расходы необходимо наличие правильно оформленных первичных документов, подтверждающих производственные цели эксплуатации автомобиля (п. 1 ст. 252 НК РФ, п. 1 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Организации (кроме автотранспортных) могут использовать для этих целей бланки путевых листов, разработанные самостоятельно. При этом такие документы должны содержать все обязательные реквизиты, приведенные в разделе II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

Однако путь следования автомобиля, а также адрес в маршруте не являются обязательными реквизитами первичных документов (путевых листов), разработанных организацией (раздел II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152, п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Поэтому для признания стоимости ГСМ в расходах указание маршрута следования автомобиля в путевом листе не обязательно. Вместе с тем, если организация захочет воспользоваться данной точкой зрения, не исключено, что свою позицию ей придется отстаивать в суде.

Есть примеры судебных решений, подтверждающие правомерность изложенной позиции (см., например, постановления ФАС Московского округа от 26 августа 2010 г. № КА-А41/9668-10, от 20 июля 2010 г. № КА-А40/7436-10, от 8 декабря 2009 г. № КА-А40/13500-09, от 25 мая 2009 г. № КА-А40/4142-09, Северо-Западного округа от 18 ноября 2009 г. № А44-1106/2009, от 6 июля 2009 г. № А56-50333/2008, Уральского округа от 12 октября 2010 г. № Ф09-8425/10-С3, от 5 марта 2008 г. № Ф09-1053/08-С3).

Вместе с тем, существует и противоположная арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 16 июля 2010 г. № А33-10451/2009, от 21 октября 2009 г. № А33-13602/08, Центрального округа от 5 марта 2007 г. № А14-15515/2005/631/34).

Ситуация: с какой периодичностью нужно оформлять путевой лист автомобиля

На автотранспортных предприятиях путевые листы действительны в течение одного дня (смены). Поэтому оформлять такие документы нужно ежедневно. На более длительный срок они выдаются только при командировках. Тогда водитель самостоятельно записывает подробный маршрут с указанием соответствующих дат. Это следует из раздела 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

Организации, которые не относятся к автотранспортным, оформляют путевые листы с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ, но не реже одного раза в месяц (п. 10 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152, письмо Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129).

Расходы на ГСМ можно подтвердить не только путевыми листами, но и любыми другими документами, позволяющими достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь. Например, документами, заполненными на основе данных приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354.

По данным путевого листа (других документов) рассчитайте количество топлива, которое списывается на затраты. Для этого воспользуйтесь формулой:
Количество топлива, подлежащее списанию на затраты (л) = Остаток топлива при выезде автомобиля (л) + Количество топлива, заправленного в бак автомобиля (л) – Остаток топлива на конец дня (л)


Стоимость топлива, которая списывается на расходы, зависит от метода оценки МПЗ (ФИФО, по средней себестоимости) (п. 16 ПБУ 5/01).

При списании ГСМ в бухучете сделайте проводку:

Дебет 20 (23, 26, 44...) Кредит 10-3
– списана стоимость израсходованного топлива (на основании путевого листа).

Порядок учета затрат на ГСМ при расчете налогов зависит от системы налогообложения, которую применяет организация.
Оставьте свое сообщение
Вакансии
1С аналитик
Москва
зарплата от 210 000 руб.
Полный день

Руководитель направления 1С
Москва
зарплата от 350 000 руб.
Полный день

1С Программист
Москва
зарплата от 180 000 руб.
Полный день

Программист 1С
Москва
зарплата от 180 000 руб. до 220 000 руб.
Полный день

Аналитик 1С / Бизнес-аналитик
Нижний Новгород
зарплата от 100 000 руб. до 250 000 руб.
Временный (на проект)