Воронка продаж в 1С: Управление торговлей v. 11. Рабочий вариант

Что не так с типовым функционалом?

Возможно, читатели помнят эпизод из старого советского кино про старика Хоттабыча, где он в ответ на требование Вольки изготовить ему таксофон, чтобы позвонить без очереди, наколдовал мальчику телефонный аппарат из цельного куска мрамора. Выглядел он, как настоящий, только звонить не звонил. Цельный же мрамор!

С типовым инструментом «воронка продаж» в 1С: УТ примерно та же история. Он предоставляет массу возможностей, но применять его по прямому назначению практически удобно не всем.

Почему?

Неинформативность данных

Напомним, что воронка продаж – это принцип распределения потенциальных клиентов по стадиям всего процесса продажи -  от первого контакта до закрытия сделки. Соответственно, при построении воронки руководителя, прежде всего, интересует, сколько на каждом из этапов работы у нас находится потенциальных клиентов, и с какой конверсией они переходят с одного этапа на другой. В этом заключается суть данного инструмента. Рассмотрим теперь, как эта методика управления продаж реализована в 1С.

Допустим, в отделе продаж компании «Муромец», которая реализует погрузчики и прицепы, принято работать с потенциальными заказчиками по следующей схеме:

1. Первичный контакт
2. Проведение презентации
3. Отправка технико-коммерческого предложения
4. Согласование условий договора и торг
5. Проведение сделки

Менеджер Кузнецов в течение месяца смог проработать часть своей клиентской базы, прозвонив 50 предприятий, всего же за Кузнецовым в базе закреплено 200 потенциальных заказчиков.  В результате, картина по итогам его работы за месяц выглядит следующим образом:

Таблица 1. Традиционное представление воронки продаж

Таким образом, руководитель менеджера Кузнецова, глядя на эту картину, может сделать множество выводов и задаться различными вопросами. Например:

• Почему после первичного контакта только половина потенциальных заказчиков Кузнецова соглашается на презентацию? У менеджера Иванова этот показатель 80%. Может, Кузнецову тщательнее подходить к отбору потенциальных заказчиков, чтобы не звонить попусту?
• При этом, половина тех, кому Кузнецов направляет ТКП, готовы заключить договор. А у того же Иванова, между тем, этот показатель лишь 25%! Тут надо корректировать Иванова – с учетом опыта работы Кузнецова

…

Примерно так работает инструмент «воронки». Теперь посмотрим на то, как выглядит результирующая таблица в 1С: УТ 11 v.11.

В качестве основного инструмента для продавца в 1С: УТ v.11 предлагается использовать справочник «Сделки». Сделки разбиваются на этапы, по которым и строится воронка продаж. Однако, проходя через «воронку» в 1С: УТ v.11, заказчик не переходит с этапа на этап (с первичного контакта на этап подготовки презентации и так далее), напротив - он «распределяется» по «воронке»! То есть, по методике 1С, после того, как факт первичного контакта состоялся, и в работе с заказчиком перешли к этапу подготовки презентации,  сделка будет учтена и на этапе  первичного контакта, и на этапе презентации. А когда заказчику отправят ТКП, то одна и та же сделка будет учтена на этапах 1,2, 3 и так далее… Мы не утверждаем того, что такой подход не имеет права на жизнь. Но не считаем его оптимальным.

Таблица 2. Представление воронки продаж в 1С: УТ v.11

Речь не о том, что что-то считается не правильно, а о том, что практически эти данные  мало информативны и противоречат сложившейся практике менеджмента. Аналогично ситуация обстоит с конверсией – рассчитать ее можно, но это все также не информативно и не наглядно.

Завышенные трудозатраты на поддержание изменений

Как мы уже писали выше, современная автоматизированная система управления – это не кусок мрамора, она должна меняться вместе с требованиями к бизнесу. Соответственно, поддержка изменений – это ключевое функциональное  требование. Как это реализовано в 1С: УТ v.11?

• Вариант 1. Автоматический переход по этапам внутри сделки. Переход осуществляется на основании введенных в базу документов. Например, чтобы перейти на этап «Согласование ТКП», необходимо ввести документ «Коммерческое предложение».  Это отличный подход, за исключением того, что добавить этапы и связать их с документами или какими-либо еще объектами в базе в пользовательском режиме невозможно. Это программируется, прибивается в конфигурации гвоздями, и передается руководителю отдела продаж для использования. Руководитель отдела продаж как владелец процесса руководствуется бизнес-требованиями, а не тем, как у него «зашита воронка в 1С-е». Именно поэтому, рано или поздно этим инструментом пользоваться перестают. То, что ты не можешь быстро подстроить под себя не помогает тебе, а мешает.
• Вариант 2. Ручной переход по этапам. Менеджер по продажам самостоятельно, на свое усмотрение, двигает сделку по этапам. Даже если мы допустим, что все менеджеры совершенно добросовестные, и не манипулируют показателями воронки в своих целях, они элементарно могут забывать нажать кнопку перехода. Или запаздывать с ее нажатием. В результате, руководитель, по тем или иным причинам, будет получать отчеты, далёкие от реальности.

А главное, что делает, на наш взгляд, типовую воронку неэффективным инструментом, это то, что для ее построения предлагается организовать некий отдельный контур аналитики (через использование справочника «сделки»): вот тут у нас взаиморасчёты, здесь операционная деятельность, а вот тут – воронка продаж.

Но так не бывает! Воронка продаж – это способ анализа данных о продажах, а не способ учета операций менеджеров по продажам. Поэтому, несмотря на цельность и богатую функциональность предложенного фирмой 1С решения, широкого распространения, на наш взгляд, «воронка» от 1С не получила.

Что делать?

Один из вариантов построения воронки с использованием типовых механизмов и документов мы предлагаем рассмотреть нашим читателям.

Суть подхода заключается в том, чтобы строить воронку на основании:

1. Введенных документов продаж (этап воронки = вид документа)
2. Изменений статусов документов

В случае, если этих разрезов будет не достаточно, использовать дополнительные реквизиты и сведения, проектируя содержание и этапы воронки по своему усмотрению.

Преимущества такого подхода:

1. Руководитель отдела продаж, определяющий, как минимум тактику работы подразделения, сам управляет процессом автоматизации своей аналитической отчетности
2. Не требуется создавать никакого «параллельного» учета в рамках «воронки продаж». Менеджеры по продажам выполняют привычные операции, которых достаточно для того, чтобы построить «воронку».

Методика построение воронки продаж на примере

Шаг 1. Определяем виды сделок

Вернемся к компании «Муромец», торгующей погрузчиками и прицепами. Руководитель отдела продаж проанализировал работу своих сотрудников, и понял, что в их работе присутствует два вида сделок:

1. Участие в тендерах
2. Проработка корпоративной клиентской базы.

Соответственно, руководитель хотел бы строить два вида воронки – для тендеров и для обычных сделок.

Шаг 2. Определяем этапы сделки для каждого вида

В данном примере, для краткости, рассмотрим только один вид – обычная продажа (проработка корпоративной клиентской базы).  Но понятно, что количество воронок, которые можно построить – не ограничено.

Как было сказано ранее, работать с потенциальными заказчиками в компании «Муромец» было принято по следующей схеме:

1. Первичный контакт
2. Проведение презентации
3. Отправка технико-коммерческого предложения
4. Согласование условий договора и торг
5. Проведение сделки

Шаг 3. Устанавливаем соответствие этапов и документов

Теперь необходимо определить, какие именно документы, какие изменения в этих документах будут двигать сделку данного конкретного вида по воронке. В рамках нашего примера это может выглядеть следующим образом

Шаг 4. Определяем параметры отчета

На основании наших требований к воронке проектируем отчет с несколькими вариантами представления. Например, корпоративные продажи, тендеры, продажи по ключевым направлениям и так далее.

Предложенный нами подход исключает возможность использования типового отчета «Воронка продаж». И это, пожалуй, самое узкое место предложенного нами решения.

Хотя, как мы считаем, заказать разработку отчета – это проблема значительно меньшего масштаба, в сравнении с тем, что нужно сделать для того чтобы запустить и поддерживать работоспособность того механизма построения воронки, который предлагает 1С.

В качестве простейшего решения, которое не требует никаких дополнительных ресурсов, кроме пользовательской, можно использовать отчет «Анализ активности пользователей».

Еще один вариант – это использование обработки «Универсальный журнал документов», который позволит отбирать и группировать нужные данные.  

В конце концов, можно заказать разработку отчета в точном соответствии с индивидуальными требованиями, и получить в результате отличный инструмент для управления вашими продажами.

Приёмы построения воронки в 1С: УТ  v.11

Приводим перечень документов и справочников, которые могут быть использованы при построении воронки. Это не исчерпывающий список, возможно, практика учета на вашем предприятии позволит расширить этот перечень. В целом, предложенный нами метод – достаточно гибкий, и предоставляет практически полную свободу. За, пожалуй, единственным исключением: при проектировании воронки невозможно игнорировать последовательность ввода документов, заложенную логикой программы. Впрочем, на наш взгляд, это ограничение – скорее преимущество, чем недостаток.

База для построения воронки:

• Запланированное взаимодействие
• Телефонный звонок
• Встреча
• Сделка
• Коммерческое предложение
• Заказ покупателя
• Заказ поставщику
• Задание на перевозку
• Реализация
• Акт выполненных работ

Заключение

На наш взгляд, типовая конфигурация 1С: УТ v.11 содержит в себе все необходимые функциональные возможности в части управления продажами. Мы не исключаем, что на данный момент – это одно из лучших решений, доступных российским пользователям.  При условии, что при внедрении этого продукта методика применения продумывается тщательно, с учетом всех требований и рисков. И прежде всего это касается CRM-функций.

В своих публикациях мы хотим описать решения для всех ключевых задач в части CRM и надеемся, что это будет полезным для тех, кто на данный момент задумывается об автоматизации CRM с использованием программных продуктов 1С. Мы считаем правильным решением начинать этот путь с освоения типовых возможностей 1С: УТ v.11, особенно, если эта конфигурация используется в качестве базы для оперативного торгового учета.