Мы проанализируем функционал типовых решений 1С (1С:Управление торговлей, ред. 11, 1С:Комплексная автоматизация, ред. 2 и 1С:ERP Управление предприятием 2), а также представим опыт адаптации типовых возможностей под задачи клиентов в части таких разделов, как:
- Транспортная логистика
- Работа с претензиями поставщику
Транспортная логистика
Итак, рассмотрим блок транспортной логистики.
Оптимальное построение работы на данном участке позволит:
- Снижать транспортные затраты, путем оптимального подбора машины или транспортной компании, маршрута прохождения.
- Поднять удовлетворенность клиентов, четко определяя срок доставки товара
- Минимизировать претензии клиента по объему поставок товара
- Сделать конкурентной цены за доставку путем ее оптимального распределения по объектам доставки (с учетом веса и расстояния)
Кратко рассмотрим, как работают блоки в типовой и доработанной системе.
В типовой для организации доставки предусмотрена обработка «Доставка».
При оформлении документов (Заказ клиента, Заявка на возврат товаров от клиента, Заказ на перемещение, Реализация товаров и услуг, Перемещение товаров, Возврат товаров поставщику, Заказ поставщику, Поступление товаров и услуг и др) указываем способ доставки, предусматривающий выполнение перевозки транспортной службой компании: До клиента, До склада-получателя, Силами перевозчика по адресу, Наша транспортная служба от поставщика, Наша транспортная служба от перевозчика, На усмотрение транспортной службы.
И если заказ является распоряжением на отгрузку, надо, чтобы был выбран вариант обеспечения Отгрузить или Отгрузить обособленно. И тогда эти документы автоматически показываются в обработке Доставка.
В системе предусмотрены 2 варианта оформления заданий на перевозку:
- С нашего склада
- На наш склад
В зависимости от варианта, указываются различные типы документов:
В варианте С нашего склада распоряжениями на оформление заданий на перевозку являются документы:
- Заказ клиента
- Реализация товаров и услуг
- Заказ на перемещение товаров
- Перемещение товаров
- Заявка на возврат товаров от клиента
- Возврат товаров поставщику
В варианте На наш склад распоряжениями на оформление заданий на перевозку являются документы:
- Заказ поставщику
- Поступление товаров и услуг
На закладке Формирование заданий выполняются операции:
- подбор необходимых типов или групп транспортных средств, которые будут принимать участие в перевозках,
- распределение распоряжения на доставку по выбранным транспортным средствам или группам (т.е. формирование задания на перевозку).
Для подбора транспорта необходимо в правой части данной закладки (Задания на перевозку формируемые) произвести подбор транспортных средств по кнопке Создать (в случае ручного выбора) или по кнопке Заполнить (в случае автоматического варианта подбора).
В нижней части формы отображается справочная информация о суммарном весе и объеме позиций загружаемого товара.
После подбора транспортных средств необходимо осуществить их распределение по имеющимся распоряжениям на доставку.
Данные по весу и объему выделенных строк отображаются под списком распоряжений.
Очередность доставки определяется последовательностью строк в списке формируемых заданий.
Для случаев, когда по одному адресу доставки в задание включено несколько распоряжений, и доставку по некоторым из этих распоряжений требуется осуществить в другое время, предусмотрена возможность выделить такие распоряжения в отдельный пункт маршрута, используя кнопку Разнести по времени.
В результате распределения всех поступивших распоряжений на доставку по конкретным транспортным средствам будут сформированы документы Задания на перевозку, которые автоматически отображаются на соответствующей закладке.
Документ Задание на перевозку содержит распределение всех распоряжений на доставку по транспортным средствам и формируется с учетом зон доставки и порядка объезда адресов.
По каждому заданию может быть дополнительно уточнена (команда Изменить) информация о времени доставки, транспортном средстве, водителе, экспедиторе.
По результатам уточнений при необходимости по команде Печать (опция Все действия) распечатываются следующие документы:
- Товарно-транспортные накладные,
- Транспортные накладные,
- Маршрутный лист,
- Этикетки доставки,
- Комплект документов на принтер.
После уточнения информации и готовности рейса к погрузке документу Задание на перевозку присваивается статус К погрузке.
Если система настроена, то есть возможность оформления отгрузки по заданиям на перевозку.
В доработанном решении для оформления отгрузки так же было создано отдельное РМ «Доставка (маршруты).
Доработанное решение отличается от типового решения по следующим параметрам:
1. Более насыщенная информацией форма обработки
2. Есть возможность для одной машины планировать одновременно и отгрузку и доставку (если надо забрать товар по маршруту следования)
3. Автомобили ходят по стандартным маршрутам, и планирование производится строго по маршрутам, которые зарегистрированы в системе.
4. Есть возможность создания РО и ПО из обработки.
Итак форма обработки представляет из себя дерево, где происходит группировка по Маршрутам / Заданиям на перевозку / Точкам маршрута / Документам, по которым идет отгрузка.
Как уже говорилось, что маршруты о компании предопределены.
Маршрут имеет точку отправления и точки маршрута, куда осуществляется доставка. Точки маршрута выстроены в определенной последовательности. В этой же последовательности будет формироваться маршрут.
В документе, по которому надо осуществить доставку (заказ клиента, заказ поставщику, перемещение и др..), указывается способ доставки и адрес доставки.
По адресу доставки подбирается точка маршрута (адрес без дома, или адрес без улицы), и по ней уже маршрут.
В форме обработки можно получить информацию об объеме и весе по маршруту.
Задание на перевозку создается из формы, путем нажатия кнопки Сформировать задание на перевозку.
В новом документе надо указать транспортное средство (или его тип), водителя, время начала погрузки.
Информация о сформированных заданиях на перевозку отражается в РМ (рабочем месте) Доставка.
Цветом в РМ выделяются документы для доставки, по которым уже есть РО или ПО, если объем / вес отгрузки превышает грузоподъемность машины.
По одному маршруту можно сделать несколько заданий на перевозку
И перетащить в новое задание на перевозку документы отгрузки.
Когда все задания сформированы, можно сформировать документы РО и отборы, для того, что бы склад начал работу.
Как мы видим доработки позволили упростить работу пользователей, наделить их большей информацией для принятия решения. Так же позволило оптимизировать прохождение машины по маршруту.
Претензии к поставщику
И в заключение рассмотрим учет претензий к поставщику.
Не удовлетворенные претензии к поставщику очень часто могут стать потерями компании. При большом объеме поставок / возвратов с комиссии, ограниченное количество персонала может не справляться с обработкой всех возникающих претензий. Если блок не автоматизирован, то это может потребовать создания в компании нового отдела, что также приведет к затратам компании.
В типовом решении расхождения между плановым и фактическим поступлением можно зафиксировать в документе Акт о расхождениях после поступления.
Документ предназначен для фиксации, согласования и отработки расхождений, выявленных при приемке товаров и услуг после Поступления товаров и услуг от поставщика или Возврате товаров от клиента.
Работа с актом происходит путем выставления статусов документа: Не согласовано, Обеспечивается, Отрабатывается, Отработано.
Акт создается в статусе Не согласовано, регистрируются фактически принятые товары, расхождения согласуются с поставщиком товара или клиентом вернувшим товар. Для строк, по которым есть расхождения, менеджер указывает варианты отработки расхождений и регистрирует акт в статусе Обеспечивается (если необходимо обеспечить товары, которых нет в наличии для отработки расхождений) или Отрабатывается. После отработки акта (оформления всех необходимых документов) устанавливается статус Отработано.
Регистрация расхождений по результатам приемки происходит на закладке Товары. В колонке Факт указывается количество фактически принятого товара. В колонке Расхождения автоматически заполняется информация об излишках или недостачах принятого товара.
В колонке Комментарий возможно указание комментарии по выявленным в строке расхождениям со стороны менеджера и партнера, от которого поступил товар. В колонке Как отработать расхождения указывается каким образом будут отработаны расхождений.
Для ордерных складов возможно заполнить фактически поступившие товары.
Отработку расхождений можно произвести двумя способами:
- Изменить поступление - документ поступление будет приведен в соответствии с согласованными и принятыми к оформлению в акте расхождениями.
- Оформить корректировку поступления - на основании акта будет создан документ Корректировка поступления.
При помощи отчета Оформляемые документы можно посмотреть и оформить документы для погашения претензии. Список оформляемых документов зависит от выбранного способа оформления расхождений в шапке и строках документа.
В момент внедрения у клиента документов для оформления претензий к поставщику в типовой системе не было. Поэтому разработка велась «с нуля» и полученный результат имеет более широкие возможности, чем функционал, появившийся в типовом решении.
Документ оформляется автоматически, если в ПО зафиксированы расхождения.
Фиксация расхождений в ПО это так же доработанный функционал, при его оформлении можно зафиксировать недостачу, брак, излишки.
Выявленный брак и излишки кладутся на отдельную паллету для перемещения в зону задержки до выяснения ситуации.
Разработанная нами претензия так же имеет статусы:
- «Зарегистрирована» - оформлен ПО, но менеджер к работе по ней еще не приступил
- «Обрабатывается» - менеджер начал работать по претензии
- «Удовлетворена» - выставляется автоматически, если по всем строкам в претензии произошло погашение.
Для каждой строки так же можно задать способ погашения:
- Приход / Отгрузка товара - по излишкам надо оформить Заказ на возврат поставщику, по недостаче надо оформить заказ поставщику на допоставку, по браку надо оформить оба документа (брак будет возвращен, хороший товар допоставлен).
- Получение новых документов – доступно для всех видов претензии кроме брака. Первичные документы и заказ поставщику меняются на фактически поступившее количество. На товар в зоне задержки формируется Отбор на перемещение в зону хранения.
- Ошибочное определение претензии – при выставлении данного способа погашения меняется ПО: в нем изменяется фактически приход. Такого способа в 1С:ERP нет
Таким образом, принципы работы с претензией отличаются от реализованного механизма в 1С:ERP:
Если товар будет допоставлен или возвращен, то менеджер оформляет документы Заказ поставщику или Возврат товара поставщику, и на этом работу временно заканчивает. После того как склад оформит приход или расход товара, строка претензии автоматически получит статус «Удовлетворена».
Если выбран вариант замена документов, то после выставления флага «Документы получены», автоматически изменятся документы ПТиУ и заказ. В них будет прописано новое количество.
В нашем случае претензия является документом, которая инициирует процесс работы остальных подразделений по претензии. В ней самой изменения не вносятся, все происходит автоматически.
Вот так используя типовой или доработанный функционал системы, можно начать осуществлять контроль за претензиями поставщикам. Так как данные будут в системе, то можно уйти от записей в блокнотах и эксель таблицах сотрудников. Можно проводить оценку поставщиков (не по субъективным признакам), контролировать ход погашения претензии сотрудниками.
Итог
В нашей статье мы рассмотрели, как те или иные функции реализованы в типовой системе и могут быть доработаны под потребности клиента путем настройки. Типовой функционал широк и постоянно развивается, поэтому ряд вещей, которые настраивались ранее, сейчас можно использовать в типовом виде. Иногда достаточно настроить только новый интерфейс, что поможет компании автоматизировать свои процессы.
Мы увидели, как автоматизации торговой деятельности позволяет:
- Гибко управлять ценовой политикой, оперативно контролируя цены конкурентов и оборачиваемость товара.
- Увеличить объемы отгрузки и удовлетворенность клиентов за счет снижения ошибок при отгрузке.
- Быстро подобрать товар для клиента и увеличить товарооборот, имея перед глазами полную информацию о наличии товара, сроках поставки и аналогах на одном листе.
- Не допустить наличие «залежалого» товара на складе.
- Минимизировать транспортные затраты и таким образом увеличить прибыль.
- Повысить управляемость компанией и др.
Первую и вторую часть статьи вы можете посмотреть на сайте:
- Автоматизация торговой деятельности как путь к лидерству на рынке
- Автоматизация торговой деятельности как путь к лидерству на рынке. Часть 2
Остались вопросы? Задайте их специалистам ERP-Департамента 1С:Апрель Софт.
