Доброго времени, коллеги. Хотел бы Вам рассказать про свой опыт внедрения на производственном предприятии блока бюджетирования на базе типовой 1С УПП. Хотя на самом деле конфигурация тут большой роли не играет, и если захотеть, то можно данный блок развернуть на любой конфе.
Целью данного проекта было получение отчетов по затратам на основное производство , косвенные расходы и инвестиции. В дальнейшем планируется завязать это с производством и считать себестоимость. На момент начала этот процесс существовал в "Эксельном" варианте. Было много сложностей с согласованием счетов, долгие хождения сотрудников в отдел бюджетирования. Ожидание утверждения руководителем и т.д. Сами же отчеты естественно собирались руками, что требовало большего количества времени.
Задачи.
- Разработать механизм позволяющий каждому ЦФО формировать бюджет на месяц / неделю.
- На основании этих бюджетов должны формироваться заявки на расход денежных средств.
- После утверждения заявок службой логистики должны формироваться заказы поставщикам.
- После получения счета от поставщика должно быть согласование и утверждение счета в 1С.
- Оплата счета с разбивкой суммы по статьям бюджетирования.
- Оприходование ТМЦ.
- Выдача ТМЦ.
- Отчеты позволяющие видеть плановые данные, контролировать затраты, видеть исполнение бюджетов.
Сразу скажу, что прошел уже год с момента начала работы по данному проекту. Было много совещаний. И на данный момент некоторые моменты допиливаются.
С чего начиналось.
Главным требованием руководства было сделать все как можно менее трудозатратным со стороны пользователя. Каждым ЦФО в конце года подготавливались бюджеты годовые с разделением по кварталам их я и взял за основу. В годовых «Эксельных» бюджетах была информация о номенклатуре, которую планируют приобрести ЦФО с ценой за единицу с учетом инфляции и количеством и счетом из плана счетов бюджетирования. ( в дальнейшем туда так же добавились назначения. Т.е. для тех номенклатурных позиций для которых можно было 100% определить на какой вид производства они пойдут, указывался вид производства.
Эти данные с помощью обработки я загнал в документ «Корректировка остатков по прогнозным балансам» , добавив в табличную часть документа колонку «Назначение» и вид оплаты нал или безнал.
С точки зрения пользователя ничего не поменялось. Как они делали годовой бюджет в Экселе так и продолжали делать. Отличия для них начинались дальше.
Формирование бюджета на месяц.
В качестве основы был взят документ Бюджетная операция. В него была добавлена табличная часть, для того что бы видеть бюджет в разрезе номенклатуры. Заполнение документа происходит с помощью обработки, которая, в начале, предлагает всю еще не распределенную по бюджетам номенклатуру в указанном квартале и пользователю остается проставить только количество, которое ему необходимо в текущем месяце. Обработка так же отслеживает превышение квартального бюджета, не запрещая вводить количество больше чем в квартальном бюджете. Просто если будет превышение, то количество сверх плана квартала пойдет отдельной строчкой с особой отметкой. Для таких строк требуется обоснование, иначе программа не даст перевести бюджет в статус «подготовлен».
Формирование бюджета на неделю.
Так же делается с помощью обработки. Программа делит указанный месяц по неделям, заполняет табличную часть данными утвержденного ежемесячного бюджета, и пользователь так же, не вникая в цены и не считая суммы, раскидывает план своих затрат «пономенклатурно» в количественном выражении. Для исключения ошибок, когда план месяца по сумме не совпадал с суммами недельных бюджетов, было принято решение о том, чтобы не давать пользователю создать ежемесячные бюджеты пока есть не распределенные строчки в обработке формирования бюджета на неделю.
Естественно после утверждения бюджетов они защищены от изменений и открываются только на чтение!!!
С помощью отчета отдел бюджетирования может видеть плановые затраты по организации по неделям и на месяц в целом. С разделением по видам затрат / ЦФО .
Формирование заявок.
На этом планирование закончено. Переходим к формированию заявок.
Как уже можно было догадаться, руками документы заполняются очень редко. Вся работа пользователя сводится к использованию обработок, которые заполняют документ один за другим.
Данный случай не является исключением. В документе Бюджетная операция есть кнопка, нажимаю которую, пользователь может создать документ заявка. Программа показывает весь перечень номенклатуры бюджета, и пользователь проставляет галочки, при необходимости меняет количество, нажимает кнопку и документ сформирован. (делать заявки можно только на основании недельных бюджетов.
Для формирования заявок по услугам есть возможность формирования заявок по сумме. Это актуально когда запланировали услугу, например на 1 000 000 , а оплачивать будут частями.
Журнал заявок выглядит следующим образом.
У каждой заявки есть статус. Который присваивается для заявок по безналичной форме оплаты в зависимости от статуса заказов ( счетов) сделанных их этой заявки, а для наличной статус указывается в самой заявке.
Если надо сделать заявки на затраты, которых не было в ежемесячном бюджете, делается заявка вне бюджета, которая заполняется в ручном режиме пользователем, и требует наличия служебной записки. Такие заявки идут на утверждение напрямую руководителю.
Формирование заказов поставщику службой логистики.
Каждую заявку можно обработать двумя способами.
- Через службу логистики.
- Самим ЦФО.
И там и там все делается обработками.
Рассмотрим случай обработки заявки службой логистики.
Сразу хочу сказать, что все пользователи были разделены по ролям и для каждой роли был разработан интерфейс. А все документы, которые используются в блоке были скопированы с типовых, типовые остались как есть.
Для службы логистики была сделана обработка, которая за выбранный период показывает данные всех заявок этого периода. С возможностью отслеживать Бюджетная заявка или нет. В обработке видно на какую неделю планируются затраты по этой заявке, это помогает при определении срочности. Была идея ввести еще статус срочности, но потом решили , что все будут выставлять срочность максимальную и возникнут сложности в службе логистики. Решили отталкиваться от даты.
В обработке так же видно дополнительную информацию по номенклатуре, если пользователь указал ее в заявке. Если пользователь не указал дополнительную информацию, но она нужна службе логистики для оформления заказа, то менеджер из службы логистики может отправить данную номенклатуру на уточнение. При этом пользователю который создал заявку с этой номенклатурой на почту придет уведомление с номером документа уточнения, перейдя в который пользователь указывает информацию (можно указать ссылку на сайт, контрагента, артикул,…) и она появляется в обработке у службы логистики.
Отмечая галочками номенклатуру, менеджер службы логистики формирует заказ поставщику. В заказ переносится информация о номенклатуре из заявки с плановыми значениями количества, цены и суммы. После получения счета от поставщика менеджер проставляет фактические данные, прикрепляет счет к документу и переводит документ в статус подготовлен. Все документы в статусе подготовлен попадают в отдел бюджетирование на согласование.
Для удобства работы отдела бюджетирования в заказе поставщику выводится отклонение по строчкам табличной части, и по документу в целом. Так же выводится расшифровка с разделением суммы счета по статьям затрат бюджетирования.
После согласования счет идет на утверждение к руководителю и после этого на оплату.
Журнал заказов так же имеет раскраску в зависимости от статута документа.
Формирование заказов поставщику самим ЦФО.
Бывают случаи, когда пользователь создавший заявку сам планирует довести ее до конца. В нашем случае так в большинстве случаев обрабатываются услуги. Пользователь проставляет признак в заявке, что он будет являться исполнителем заявки, и данная заявка не попадает в обработку службы логистики. В остальном процедура формирования заказа ничем не отличается.
Оплата счетов.
Оплата в нашем случае происходит в другой программе не из семейства 1С. Поэтому пришлось настраивать обмены и придумывать методику работы отдела бюджетирования, так, чтобы не было задержек в оплатах и получению информации по оплаченным счетам в 1С. Договорились, что каждое утро будут загружается платежные поручения из сторонней программы в 1С.
И вот тут в начале у нас возникла сложность. Платежка изначально никак не связана с заказом, а у нас была задача получить данные по исполнению, причем по статьям / назначению / цфо. На первых этапах данная информация вносилась как текст в комментарии к платежке примерно в следующем формате. ЦФО/НАЗНАЧЕНИЕ/СУММА;
Для отчета этого хватило. Пришлось немного поковыряться с разбивкой строки, для тех случаев когда в одной платежке идет оплаты по 5 цфо, или по 5-ти назначениям. Но в итоге все заработало, хотя очень часто были ошибки. Я сам понимал, что это не удобно но какое то время так и жили ибо программист 1 а задач как всегда много.
В итоге в документ платежное поручение была добавлена табличная часть расшифровки. Поле выбора заказа поставщику и кнопка, которая заполняет по выбранному заказу расшифровку.
После того как сотрудник отдела бюджетирования соединяет платежное поручение и Заказ поставщику, последний получает статус «Оплачен». Бывает, что оплата проходит не на полную сумму счета, тогда это «Частичная оплата».
К журналу платежных поручений у пользователей доступа нет. Ну точнее есть только у отдела бюджетирования. Но бывают случаю когда необходимо знать номер и дату платежки по которой прошла оплата. Тут были внесены изменения в журнал заказов поставщику. Когда пользователь наводит на статус оплаты, программа показывает номера платежек по данному заказу. На данном этапе этого достаточно.
Приход ТМЦ.
Данный пункт идет после оплаты, хотя по факту это может быть и до оплаты.
Тут все просто. На основании заказа поставщику делается приход. Единственное что менялось - в документ приходный ордер на товары была добавлена табличная часть для ввода первичных приходных документов.
Выдача ТМЦ.
Выдача ТМЦ делается на основании Прихода. Для удобства был добавлен механизм позволяющий проводить выдачу по ЦФО. Т.е. В одном приходе могут быть номенклатурные позиции от нескольких ЦФО. И т.к. выдача делается только на одно ЦФО программа каждый раз при создании расходного ордена выводит список ЦФО из Прихода. После выбора нужного ЦФО в расход попадет отсортированный список.
На этом цикл заканчивается.
Хотел еще отметить, что для услуг алгоритм похож, вся разница только в том что для услуг нет выдачи. И статус «выдано» присваивается вместе с «получено».
Формирование заявок по наличной форме оплаты.
Наверное в любой организации есть затраты по наличке. Это может быть топливо для погрузчиков, или медикаменты…
Заявки по наличной форме отличаются от безналичных тем, что по ним нет заказов поставщикам. Весь процесс обработки такой заявки осуществляется в самой заявке.
После того как ЦФО создает заявку на расход наличных денег , эту заявку должен подтвердить руководитель данного ЦФО. В табличной части заявки открывается доступ к колонкам Сумма план и сумма факт. Т.е. возможно что в день, когда мы хотим получить ДС в бухгалтерии, мы точно знаем какая нам потребуется сумма. Если не знаем то оставляем плановую. После подтверждения руководителя заявка согласуется отделом бюджетирования и утверждается руководителем организации или кем то уполномоченным. Утвержденная заявка попадает в реестр заявок на выдачу ДС в бухгалтерии. Бухгалтер после выдачи ставит отметку что ДС выданы.
После приобретения ТМЦ или услуг за Нал, надо отчитаться в бухгалтерии. Отнести чеки или еще какой то документ подтверждающий что вы не к себе в карман положили те ДС.
Если по чекам вы потратили меньше, чем взяли – необходимо сделать корректировку расхода ДС. Для этого был добавлен документ. Он показывает сумму которая была выдана по заявке, рядом необходимо указать фактически потраченную сумму по чеку и программа рассчитает перерасход это или экономия. Если это была экономия, то документ будет показан в реестре возвратов ДС в бухгалтерии. И будет там пока бухгалтер не проставит отметку о возврате ДС.
Если был перерасход – тогда на основании корректировки делается внебюджетная заявка и сотрудник получает ДС потраченные сверх плана.
Возможно это велосипед, и многие могут сказать что в УПП есть блок планирования закупок и блок бюджетирования, но к сожалению он нам не подошел. Или к счастью.
Если кому то данная тема интересна, если кто то у себя так же планирует внедрение блока бюджетирования в похожем варианте – пишите, расскажу подробнее отдельные моменты.
Спасибо за внимание.
