ЗУП

(1) Практически ВСЁ из вашего описания понятно. Но это не точно.
1. Старый тип документа "Резервы отпусков (архив)" или новый "Резервы по оплате труда" ?
2. Месяц начисления какой?
3. Если в пункте 2 - декабрь 2023 и в п.1. "старый", то режим расчета документа = "Инвентаризация".
Если также в п. 2 - декабрь 2023 и в п.1. "новый", то он заполнен в режиме "Начисление" или "Инвентаризация" ???
4. О какой вкладке документа речь?
5. Отрицательные суммы по строке "БУ" или "НУ" или и "БУ" и "НУ" ?
6. А вдруг вы сделали не инвентаризацию, а "Начисление" вторым типом документа ???

А теперь ответы "вслепую".
1. Колонку "Зачтено" читайте как "Начислено к проводкам". Именно поэтому эти значения становятся "финальными данными" по документу.
2. Почему отрицательные? Ну если документ заполнен в режиме "инвентаризация" и при расчете выяснилось, что обязательства (именно так делается инвентаризация) БОЛЬШЕ накопленных резервов, тогда излишки резервов надо сминусовать. Поэтому отрицательные суммы, которые при перегрузке в бухучетную программу должны быть отражены проводкой Дт 96 Кт 91.1