НДФЛ у пустого сотрудника

(7) Прочитайте ст. 231 Налогового кодекса РФ. Возврат делается в том случае, когда удержанный НДФЛ превышает исчисленный и у работника получения облагаемых доходов в налоговом периоде не предвидится. Если предвидятся, то из-за того, что НДФЛ считается нарастающим итогом по году, этот излишек вполне может скомпенсироваться последующими доходами с исчислением и удержанием НДФЛ и возврат, как правило не делается до окончания года. Удержанный НДФЛ - это уже бюджетные средства, но налоговый агент может их вернуть налогоплательщику в указанных случаях, в этом случае деньги законно как бы изымаются из бюджета, и возвращаются налогоплательщику. Но этот возврат делается не просто так, а только за счет уменьшения к уплате последующего удержанного налога как у самого налогоплательщика, так и у других. Т.е. тогда, когда при выплате появляется любой удержанный НДФЛ, его в пределах суммы возврата не уплачивают в бюджет, а перечисляют безналом (это же бюджетные деньги) работнику. Такой возврат при обнаружении превосходства удержанного над исчисленным за налоговый период можно делать в течение 3-х лет (срок исковой давности) после окончания этого периода (года). Возврат делается по письменному заявлению. работника, в котором указывается сумма НДФЛ, подлежащая возврату (предварительно работник об этом в течении 10 дней после обнаружения факта излишнего удержания должен быть извещён), а также счёт в банке, на который эта сумма должна быть переведена, и в течение не более 3-х месяцев сумма переводится.
Но "просто так" уменьшать уплату, как Вы написали, просто приравняв удержанный (соответственно и уплаченный) налог в справке к исчисленному без возврата налогоплательщику нельзя, это вполне обнаруживается при камеральной проверке 6-НДФЛ. Удержанный налог должен быть уплачен или возвращён, иначе можно попасть на неполную уплату.
Особенность последних релизов ЗУП 3.1; при возврате НДФЛ у работника уплаченный налог уменьшается в расчётном налоговом периоде, т.е. задним числом, хотя на самом деле это не так, но так проще формировать справки 2-НДФЛ.