Переход с ЗУП 2.5 на 3.1

На текущий момент по умолчанию предусмотрен перенос следующих данных:

- справочники: организации, подразделения, должности, сотрудники и основная связанная с ними справочная информация;
- начисления и удержания с регламентированным способом расчета (оклад, премия, исполнительные листы и т. п.);
- список позиций штатного расписания не переносится, но при необходимости может сформироваться по штатной расстановке;
- штатная расстановка на месяц начала эксплуатации;
- кадровая история сотрудников для заполнения их личных карточек (Т-2);
- данные для расчета среднего заработка: для пособий ФСС – за три предшествующих года, для отпусков и других случаев – за 15 предшествующих месяцев;
- данные учета НДФЛ и страховых взносов в году переноса (если эксплуатация начинается не с начала года);
- остатки взаиморасчетов на месяц начала эксплуатации.

Не переносятся такие данные, как:
- информация о действующих сотрудниках-договорниках ГПХ;
- начисления и удержания с произвольными формулами;
- кадровая история сотрудников для формирования аналитической отчетности;
- фактические начисления и выплаты для формирования аналитической отчетности;
- сведения о займах сотрудников;
- действующие на момент переноса отпуска, в том числе по уходу за ребенком.

Особенности «рекомендованного» переноса данных
При рекомендованном переносе (положение переключателя Использовать новые возможности кадрового учета и начисления зарплаты):
• Переносится срез кадровых данных на дату начала учета – загружаются сведения только по работающим на дату переноса сотрудникам, их текущая штатная расстановка, действующие на момент переноса плановые начисления, право на отпуск, остатки отпусков и текущие периоды отсутствий;
• Результаты начислений/удержаний НЕ переносятся – это означает, что в ЗУП 3 не получится в зарплатных отчетах сформировать сведения о начислениях/удержаниях за период до начала ведения в ЗУП 3;
• Данные по взаиморасчетам – загружаются остатки на дату начала учета;
• Данные по НДФЛ – переносятся остатки по неудержанному / неперечисленному НДФЛ на начало года, а также, если перенос выполняется не на начало года, то — данные по НДФЛ за период с начала года до даты переноса;
• Данные для расчета среднего – переносятся все необходимые данные (для расчета пособий — переносятся данные за 3 предшествующих года; для расчета отпускных, командировок и т.п. — за 1,5 года).
Что потребуется довнести и настроить вручную:
• Выполнить настройки кадрового учета и расчета зарплаты;
• Создать и настроить «разовые» (неплановые) виды начислений и удержаний, которые периодически использовались в ЗУП 2.5 и будут использоваться в ЗУП 3.
Преимущество «рекомендованного» переноса заключается в том, что в ЗУП 3 не «приезжает» лишней информации. Это исключает возможности переноса из ЗУП 2.5 ошибочных настроек программы и видов начислений. Также это способствует тому, что сам перенос выполняется довольно быстро.
Но стоит учитывать, что при таком варианте переноса просмотреть и сформировать отчеты за предыдущие периоды не получится, поэтому необходимо сохранить базу ЗУП 2.5, чтобы иметь доступ к этой информации.
Более подробно тонкости «рекомендованного» переноса данных рассматриваются в публикации «Рекомендованный» перенос данных из ЗУП 2.5 в ЗУП 3 — подробное описание структуры загружаемых данных.
Особенности «полного» переноса данных
Второй вариант переноса соответствует положению переключателя Использовать начисления предыдущей программы. Это более полный вариант переноса. Он предполагает следующий перенос данных:
• Переносится вся кадровая история по актуальным сотрудникам, причем перенос производится непосредственно в кадровые документы Прием на работу, Кадровый перевод, Увольнение – таким образом, все кадровые документы по приему и переводу сотрудников будут доступны в ЗУП 3;
• Результаты начислений/удержаний и данные по взаиморасчетам – переносятся за период переноса данных. Это значит, что в ЗУП 3 можно будет формировать зарплатные отчеты (своды, расчетные ведомости) за весь период переноса данных, в том числе за период, когда учет в ЗУП 3 еще не велся;
• Данные по НДФЛ и взносам – также будет доступна вся история по НДФЛ и взносам за период переноса;
• Данные для расчета среднего – переносятся все необходимые данные для расчета среднего (для расчета пособий — переносятся данные за 3 предшествующих года; для расчета отпускных, командировок и т.п- за 1,5 года).
Недостатком такого варианта переноса является большое количество передаваемой информации. Это приводит к долгому выполнению самого переноса и к тому, что в ЗУП 3 могут «переехать» ошибки учета из ЗУП 2.5.
Детальное описание структуры переносимых данных при «полном» варианте переноса доступна в публикации «Полный» перенос данных из ЗУП 2.5 в ЗУП 3 — подробное описание структуры загружаемых данных.