Учет и контроль — вот главное,
что требуется для «налажения»,
для правильного функционирования
первой фазы коммунистического общества
В.И. Ленин (Ульянов)
ПРЕДИСЛОВИЕ
Учет денежных средств на первый взгляд простое дело. Денег всего два вида: наличные и безналичные. Лежат они либо в кассе, либо в банке.
Усложняет задачу наличие нескольких счетов в разных банках. Касс тоже может быть много. Несколько организаций с многими расчетными счетами тоже не упрощают учет.
ПОЧЕМУ ТАК ПОЛУЧИЛОСЬ
В идеале у организации должен быть один расчетный счет в банке и одна касса, мы говорим про оптовую торговлю. В силу разных причин организации, как правило имеют несколько расчетных счетов.
При получении кредита, банк требует открыть расчетный счет в своем банке, это порождает многие места хранения денег и немного странные операции перемещения денежных средств между своими счетами.
Вторая ситуация, когда компания имеет несколько юридических лиц. Причины для открытия нового юридического лица разные, например, использование другой системы налогообложения или перевод денежного потока, чтоб не превысить лимиты оборотов при упрощенной системе налогообложения.
Государство не поощряет такие структуры, и иногда налоговая инспекция устраивает репрессии и допросы для выявления таких аффилированных юридических лиц.
Задача казначейского учета превращается из элементарной в непростую.
УЧЕТ И КОНТРОЛЬ
Учет столь ценных вещей подразумевает серьезные методы: кассовая книга, не допускающая помарок при заполнении, с прошитыми листами. Нотариально заверенные образцы подписей директора и главного бухгалтера в банке и на платежке должны быть обе подписи.
В жизни отношение к безопасности ценностей халатное. Я наблюдал конторы, в которых расход из кассы осуществлялся без каких-либо документов, и никто не мог сказать, сколько денег в кассе на данный момент и сколько должно быть.
Деньги огромный соблазн для человека. Даже если на должность кассира удается найти человека честного и порядочного, то это не значит, что кассир, попав в трудную жизненную ситуацию, не воспользуется своим служебным положением, взяв из кассы деньги для своих личных целей.
Управление банковскими счетами сейчас осуществляется в основном через клиент-банк. Электронная подпись, принадлежащая директору предприятия чаще всего, находится в руках бухгалтера, который и проводит платежки со своего рабочего компьютера, который не имеет дополнительной защиты, являясь лакомой добычей хакеров.
Перечисление халатного отношения к средствам защиты бесконечно, коррелируя с человеческой глупостью. Например, запирать сейф с деньгами даже днем, а ключ держать при себе, устанавливать ключ электронной подписи в компьютер только когда проводятся платежи и многое другое. Проще описать как должно быть.
ПОРЯДОК ПРЕЖДЕ ВСЕГО
Кассир должность, на которой сотрудник не принимает решения давать деньги или не давать. Кассир выполняет распоряжения руководителя и проводит расходные операции ТОЛЬКО по распоряжению. Звонок руководителя может являться распоряжением, но требуется подтверждение, которое в случае непредвиденных обстоятельств, звучащих как хищение или недостача, можно предъявить и проверить.
Податливый, услужливый кассир - это плохо, выдача денег по легкому мановению руки учредителя – это ошибка. В кассе деньги не учредителя, хозяина или директора, а деньги организации, поэтому правила должны неукоснительно соблюдаться всеми.
Для получения наличных денег сотрудник организации создает заявку на расходование денежных средств, с указанием цели расхода, суммы и получателя. К заявке должны быть приложены документы расшифровывающие товары или услуги, оплачиваемые по этой заявке.
Выдача зарплаты сотрудникам это та же расходная операция из кассы, в заявке расчетчик указывает сотрудника, сумму, вид оплаты (премия, зарплата, отпускные) и период оплаты.
Лучше если сотрудники зарплату в кассе не получают, а получают ее на дебетовую карту. Это снижает нагрузку на кассира и избавляет от очередей.
Руководитель имеющий на то полномочия утверждает заявку, тогда кассиру становиться возможным провести расходную кассовую операцию.
Каждая расходная операция из кассы должна подтверждаться документально, расходным кассовым ордером и никаких исключений, хочешь деньги подпиши документ.
В идеале нужно чтоб сумма прописью была заполнена получателем собственноручно. В случае споров можно провести даже почерковедческую экспертизу. Если стоит только подпись, то будет сложнее доказать кто лично подписал документ.
Документы хранятся в архиве, который защищен от наводнений пожаров и прочих проблем, но так никто не делает, бумажки просто стоят на полках.
У МЕНЯ ВСЕ ЗАПИСАНО!
При расчетах с подрядчиками или сотрудниками часто уплачивается не полная сумма за сделанную работу, а частями. Небольшие выплаты, для поддержания штанов, имеют хаотичный характер и быстро забываются. При расчете получивший меньше чем рассчитывал сумму человек предъявит претензии. Аргументированно доказать правильность выплаты легко если продемонстрировать длинный список мелких выплат, которые в итоге оказываются большей частью окончательного расчета.
Деньги, полученные под отчет, вид расхода из кассы указывается в расходно-кассовом ордере, без указания документа поставщика, а только цели (статьи расходов), учитываются как полученные определенным сотрудником и только сотрудником. В случае непредоставления документов о оплате из этих денег товаров или услуг, у сотрудника данная сумма удерживается из зарплаты. У стороннего физического лица удержать деньги из зарплаты не получиться.
Очень скользкий вариант получается при найме подрядчиков на ремонт помещений. Деньги на материалы им нужно предоставить. Наемники готовы отчитаться за потраченные суммы чеками из магазинов и продемонстрировать закупленные материалы, хотя по опыту знаю, что почти никто не проверяет количество купленных товаров до их применения и здесь возникает первый вариант для обмана.
Договорившись с продавцом нанятые рабочие могут предоставить документы об оплате на большую сумму и получаться закуплены довольно дорогие товары. Спор об этом будет неприятный.
Второй вариант обмана доверчивых работников частного бизнеса – это просто взять деньги и пропасть. Как правило сумма денег на материалы превышает сумму оплаты за выполненные работы, поэтому соблазнительно просто взять деньги, ничего не делать, и не ждать скудной оплаты наемника.
Вносящий в кассу деньги контрагент вправе требовать приходный кассовый ордер. На мой взгляд весьма защищенный документ при использовании бумажных носителей. Для предоставления документа, кассир внесет данные в информационную систему о приходе денег в кассу и с какой целью.
Может быть возврат ранее полученных денежных средств, может быть оплата контрагентом. В зависимости от операции деньги распределятся на нужные статьи доходов или распределятся во взаиморасчетах.
ВЗАИМОРАСЧЕТЫ
Деньги – Товар – Деньги формула опубликованная много лет назад одним из классиков экономики, требует от нас учета кто, кому, за что, сколько должен в результате экономической деятельности.
Товарный поток противоположен денежному потоку и устроить информационную систему так, что внесение денег уменьшает задолженность покупателя, оплата поставщику уменьшает наш долг перед ним, не составляет больших проблем. В этом случае мы отвечаем на вопрос кто, кому должен.
Ответить на вопрос, за что, сложнее, потому что товарных документов может быть много и для того чтоб распределить платежи, привязав их к документам заказов, отгрузок, приходов товаров придется прилагать усилия и немалые. Формирование отчетов по этим данным требует колоссальных усилий. Ошибки встречаются часто. Нередко возникают махинации с целью сокрыть просроченную задолженность.
БЕЗНАЛИЧНЫЕ ДЕНЕЖНЫЕ СРЕДСТВА
Деньги, лежащие в банке очень удобны и таким образом можно манипулировать с весьма значительными суммами, оставаясь при этом в относительной безопасности. Расплачиваться наличкой в темной подворотне также опасно, как бегать у огневых мишеней во время стрельб.
В учете эти средств появляется весьма толковый помощник, банк, деятельность которого очень регламентирована государством, в результате чего мелких краж почти не случается.
Расслабляться с банками нельзя, потому как у такого учреждения могут случиться непредвиденные обстоятельства, например, в виде отзыва лицензии, тогда все что нажито непосильным трудом и в виде эквивалента, находящегося на счетах в банке будет заморожено, или вообще пропадет.
Это еще одна причина не иметь только один счет в одном банке и держать там все деньги. Временная приостановка платежей может нанести серьезный ущерб бизнесу.
Приходящие платежи банк зачисляет на счет автоматически предоставляя выписки остатков и движения по счету.
Расходные операции осуществляются платежными поручениям, или довольно редкий вариант, платежными требованиями.
По платежному требованию банк спишет с вашего расчетного счета сумму в пользу требователя. К счастью, банк так делает редко и с разрешения, но некоторые государственные органы могут затребовать деньги и им плевать, что оставшихся денег не хватит на оплату сырья или товаров по более выгодной цене.
Платежное поручение банк принимает к выполнению в случае должным образом оформленного документа. Можно на бумаге, чем сейчас мало кто занимается, можно через интернет клиент-банк.
Работа с банком через интернет имеет серьезную защиту, но усилиями клиентов все усилия криптографии сводятся на нет.
Компьютер, который используется для проведения банковских платежей, не должен использоваться в других целях. Просто полазить по сайтам увеличивает вероятность заражения вирусом. Зараженный компьютер, подключенный к системе платежей, хороший подарок хакерам.
Токен ключ, с электронной подписью, должен вставляться только в момент проведения платежей, остальное время храниться в сейфе.
Перед проведением платежей нужно убедиться, что антивирус обновлен, проведена полная проверка, только тогда приступать к работе с банковским счетом.
Денежные средства это кровь бизнеса и в случае выхода из строя компьютера для банковских платежей появиться анемия, которая может привести к атрофии контрагентов. Задержка платежа может привести к штрафным санкциям и ухудшением отношений. Объяснение ничем не поможет, ничего личного, только бизнес. Обещал заплатить, плати.
Хорошо иметь второй компьютер, готовый к работе и проводить платежи, то на одном, то на другом, поддерживая работоспособность с двух мест. Тогда вероятность подвести своих контрагентов при выходе из строя рабочего места казначея сведется к минимуму.
ДЕНЕЖКИ СЧЕТ ЛЮБЯТ
Ответственность за распоряжения деньгами очень высока и по закону, и по понятиям. Маленькие деньги – маленькие проблемы, большие деньги – большие проблемы.
Потерять крупную сумму денег в результате кражи, грабежа или хищения, является серьезным ударом по бизнесу и репутации. Бывали случаи, что за крупные суммы денег расставались и с жизнью, а уж сколько мелких неприятностей и потраченных нервов из-за потерянных денег, просто не счесть.
Директор организации должен прикладывать максимальные усилия для предотвращения рисков потери денежных средств. В противном случае крови бизнесу не хватит, и он зачахнет, оставив за собой шлейф долгов и проблем.
Придется искать другую работу в том числе и директору, а кто такого растяпу поставит на ответственную должность, придется менять специальность, например, стать строителем.
БЮДЖЕТИРОВАНИЕ
При большом количестве платежей утверждать каждый платеж становиться нецелесообразно. Для этого вводят статьи расходов и лимиты по ним.
Платежи, укладывающиеся в лимит, не требуют утверждения, а сразу поступают к казначею для исполнения.
Лимиты устанавливаются каждый месяц, по заявкам руководителей организации.
Параллельно появляется планирование задач на предстоящий месяц, потому как нельзя сказать голословно, что нужно столько-то денег, не запланировав для них дела.
ИТОГИ
Учет и контроль.
