Актуальность НСИ

Подскажите, каким образом у вас поддерживается актуальность такой справочной информации как например Структура организации, Роли исполнителей, группы доступа, группы пользователей? Если в Базе ведется несколько организаций с большим количеством пользователей, как регламентируются делегирования полномочий пользователей, если один пользователей "вдруг" заболел, ? Меня в большей степени интересует не обмен с другими конфигурациями, а регламенты которые могут быть введены.