Проблемы с выполнением задач по почте

Добрый день!
При выполнение задачи по почте в комментарий автоматически добавляются фразы: "1. Приложите файлы, если нужно.
2. Впишите ваш комментарий по выполнению задачи." Пытался объяснить пользователям (директорам), что их надо удалять при непосредственном выполнении задачи, но то ли забывают, то ли некогда им, но факт остается фактом, эти фразы присутствуют в поле Комментарий например Согласования. Остальных пользователей такие комментарии заставляют нервничать почему-то. Кто-нибудь боролся с этим?