Почему проваливаются проекты автоматизации: топ-5 причин

24.11.22

Бизнес-анализ

Вместе с заместителем директора по развитию компании «Внедренцы и Программисты» Кристиной Шавриной разобрали причины, по которым проекты внедрения ERP ставят на паузу или закрывают, не дождавшись результата. Прочтите, чтобы быть готовыми и принять меры.

1. Не хватает денег

Одно из главных препятствий на пути к успешному завершению проекта — отсутствие средств. Согласно исследованию консалтингового агентства Panorama Consulting, 74% внедрений ERP проходят с превышением бюджета.

 

 

Это связано с тем, что предсказать стоимость проекта ERP на старте крайне трудно: точность оценок колеблется от +100% до -50%. Помимо очевидных ошибок в планировании, ситуация, в которой заказчик не готов оплатить следующий этап, может сложиться и по другим причинам.

  • Смена высшего руководства. У новых руководителей часто своё видение автоматизации. В частности, они могут решить, что выделенный на неё бюджет неоправданно велик.
  • Проседание доходов. В наши дни экономическая ситуация всё больше усложняется: санкции, прекращение сотрудничества с зарубежными партнёрами, срывы оплаты со стороны клиентов и т.д. В итоге заказчик может быть не готов выполнить договорные обязательства перед подрядчиком.

Что может сделать исполнитель? Заложить в бюджет риски. Осуществлять внедрение по гибкой итеративной модели, в рамках которой проект закрывается поблочно. В таком случае, даже если внедрение свернётся на середине, у клиента останется фиксированный результат в виде одной или нескольких запущенных подсистем.

Желание сэкономить может обернуться дополнительными проблемами: выбирая подрядчика, который предлагает стоимость заметно ниже рыночной, вы рискуете получить некачественно выполненную работу. Или же бюджет незапланированно разрастётся в процессе.
Кристина Шаврина, заместитель директора по развитию

Что может сделать клиент? Выделить бюджет с учётом рисков. Назначить ответственным на своей стороне сильного руководителя проекта (РП), который сможет отстоять идею автоматизации перед новым директором или собственником.

 

2. Незаинтересованность руководства

По данным рейтингового агентства «Эксперт РА», большинство ERP-проектов проваливаются по причине недостаточной вовлечённости руководителей (40%).

 

 

Иногда выгоды автоматизации очевидны только IT-директору, финдиректору или другим единичным сотрудникам, имеющим опыт внедрения на прошлом рабочем месте. При этом у них не всегда хватает авторитета или административного ресурса, чтобы продвинуть проект «наверху» и «внизу», среди подчинённых. В то же время гендиректор, у которого есть и то, и другое, может не понимать, что даст компании внедрение. Даже если он не заблокирует проект, то точно не будет подключаться, когда необходимо.

Что может сделать исполнитель? Оперировать в общении с клиентом понятными измеримыми показателями. Демонстрировать кейсы, которые дадут представление, какой эффект в принципе у внедрения 1С.

Например: мы автоматизировали контроль качества на производстве, тем самым оптимизировав производственные расходы и на 3–5% сократив себестоимость продукции.

Что может сделать клиент? Защитить проект перед высшим руководством, подробно объяснив его необходимость.

Цифры, цифры, ещё раз цифры и апелляция к релевантным кейсам других компаний — вот что обеспечит проекту жизнь. Опять же хорошо, если за это отвечает РП с достаточным опытом и компетенциями.
Кристина Шаврина, заместитель директора по развитию

3. Разочарование в проекте

Некоторые клиенты ожидают, что у исполнителя есть «волшебная кнопка», при нажатии которой ERP-система интегрируется в процессы. Порой такое идеалистическое представление формируют подрядчики, которые стремятся выгодно продать свои услуги. Постепенно заказчик понимает, что внедрение 1С — длительное мероприятие, требующее в том числе и его участия. И он не всегда к этому готов.

Клиент может побуждать исполнителя быстрее пройти «необязательные» этапы вроде обследования. Однако это сделает только хуже: если не провести обследование, во время внедрения на поверхность будут всплывать всё новые и новые рабочие, технические и организационные детали, а бюджет и сроки расползутся.

 

 

Бывает, заказчик, наоборот, интересуется проектом, но исполнитель не погружает его в детали своей работы. Из-за этого клиенту кажется, что проект простаивает, а деньги потрачены впустую.

Что может сделать исполнитель? Объяснить заказчику, какие именно этапы включает в себя внедрение и в чём их функциональный смысл. Зачастую клиент готов вкладываться только в те процессы, которые ему видны и понятны (установка, доработка программы, перенос данных, подключение пользователей). Но это лишь верхушка айсберга. А основная глыба — обследование, описание бизнес-процессов, моделирование и документирование каждого этапа. Необходимо сделать её видимой.

То же касается внутренней или отраслевой специфики, которая влияет на сроки. Исполнитель должен уведомить о ней заказчика. Например: «У вас сложное производство, спецификации с высоким уровнем вложений и переделов, и для корректной настройки программы требуется дополнительный месяц работ».

Важно обосновать, на что уйдёт это время. Если просто заявить, что «надо больше часов» и не объяснить «почему», всё закончится печально. Минус в вашу карму от заказчика!
Кристина Шаврина, заместитель директора по развитию

Другой момент: нужно управлять ожиданиями заказчика, синхронизироваться по целям и графикам. И постоянно напоминать, куда мы движемся и где находимся, предупреждая вопросы и беспокойство.

Что может сделать клиент? Вовлекаться в проект и держать руку на пульсе. В этом снова поможет РП, который будет в контакте с исполнителем и сформирует у руководства реалистичное восприятие проекта.

 

4. Смена целей и содержания проекта в ходе его выполнения

Если такое происходит в середине внедрения, многие уже закрытые этапы придётся выполнять заново. У клиента может не хватить для этого ресурсов.

Цели меняются по разным причинам.

  • Отсутствие чётких ориентиров в самом начале. Иногда клиент хочет автоматизировать процессы по примеру конкурентов, сделать «как у всех». Чтобы понять, как в действительности внедрение может помочь компании и в какую сторону развивать проект, понадобится немало времени. Или же результат внедрения будет неудовлетворительным.
  • Переоценка целей на уровне организации. Нередко принципиально иные цели перед компанией ставит новое руководство: скажем, нынешний собственник ориентируется не на получение чистой прибыли, а на капитализацию.
  • Изменение внешних условий. При изменении внешних условий (например, при закрытии рынков сбыта) компания может нуждаться в перестройке бизнес-процессов. Или же прежняя цель становится недостижимой. Это не так давно произошло с организациями, которые внедряли SAP, покинувший российский рынок.

Что может сделать исполнитель? Работать по стандартам PMBOK (Свод знаний по управлению проектами). На ранней стадии прояснять цели и задачи, контролировать содержание, вовремя корректировать процессы и синхронизировать их с ожиданиями заказчика. Мониторить движение по проекту и постоянно задаваться вопросом: «То, что мы делаем, ведёт нас к цели?». Держать контакт с клиентом, чтобы сразу вылавливать проблемы, несостыковки и риски.

Что может сделать клиент? Сформулировать измеримые и понятные всем заинтересованным лицам цели проекта. Исполнитель может лишь слегка скорректировать их с учётом особенностей системы, однако основная работа лежит на клиенте: именно он как никто другой знает потребности компании.

Совет! Без цели проект лучше не начинать. Иначе попадёте в петлю бесконечных затрат и незавершённых задач.
Кристина Шаврина, заместитель директора по развитию

 

5. Саботаж пользователей

В компаниях, где люди годами работают по одной схеме, проект внедрения может вызвать сопротивление. Представьте сотрудников производственного предприятия, которые уже десять лет вносят данные в Excel или «1С:УПП». К ним приходят подрядчики и сообщают: «Отныне вы работаете по-другому». Если не принять меры, возникнет риск саботажа и полного провала: без участия пользователей система просто не заработает.

Конечно, люди не захотят «ломать» устоявшийся быт и будут вставлять палки в колёса. Это отчасти нормально, так устроена наша психология: человек не любит, когда вмешиваются в его зону комфорта. Важно, чтобы руководство само было морально готово к переменам и могло убедить в этом сотрудников. В противном случае привычка работать в Excel победит.
Кристина Шаврина, заместитель директора по развитию

Что может сделать исполнитель? На первых же встречах с руководством проговорить, что проект — общая задача, к которой будет подключен весь персонал компании. В общении с остальными сотрудниками доносить ценность внедрения, объяснять, как новое ПО поможет им в ежедневной работе.

Что может сделать клиент? Продумать систему мотивации для сотрудников. Это могут быть как премии за успешный переход, так и взыскательные меры. Закрепить требования к персоналу на бумаге — выпустить официальный приказ, в котором прописано, что такие-то сотрудники привлечены к проекту и должны содействовать команде исполнителя.

 

См. также

Фаза пресейла: насколько глубоко нужно погружаться в бизнес-домен?

Анализ предметной области Анализ потребностей и поиск решений Бесплатно (free)

В статье объясним значение погружения в бизнес-домен, расскажем о возможных проблемах и ограничениях, а также путях поиска информации о бизнес-домене.

25.03.2024    248    0    alenkaiva    0    

3

Как реорганизовать работу проектного департамента, чтобы быть №1

Внедрение изменений Бесплатно (free)

Методики быстрореагирующего производства и QRM-ячейки применимы не только к станкам, но и к проектным командам. О том, как за счет разделения проектного офиса на многофункциональные QRM-ячейки обеспечить равномерную загрузку работу сотрудников, вырасти в два раза и существенно повысить лояльность заказчиков и коллектива, пойдет речь в статье.

14.02.2024    558    0    user1270271    2    

7

Управление ожиданиями на проекте

Работа с заинтересованными сторонами Бесплатно (free)

Каждый человек, который включается в проект после согласования контура автоматизации, имеет свое внутреннее понимание того, как должна работать система. О том, как определить в проекте ключевых функциональных специалистов и конкретные цели, поддерживать открытость при взаимодействии с заказчиком и передать проект на сервисное сопровождение, расскажем в статье.

08.02.2024    462    0    izybaevda    0    

5

Как внедрить 1С:ERP за 2 года и не сойти с ума

Анализ предметной области Анализ потребностей и поиск решений Внедрение изменений Бесплатно (free)

Для руководителей подразделений новые проекты вызывают желание получить максимальный эффект от реализации идей, а также опасения, верно ли выбран ориентир нововведений. О том, как справиться с трудностями, дойти до цели и внедрить 1С:ERP на производственном предприятии, ежедневно выпускающем десятки тысяч единиц готовой продукции, расскажем в статье.

30.01.2024    6721    0    user1578851    16    

16

Свободное программное обеспечение в крупной компании – миф или реальность? Как мы переводили 2500 пользователей на Linux

Внедрение изменений Бесплатно (free)

Переход на свободное программное обеспечение – серьезное испытание и для бизнес-пользователей, и для ИТ-подразделения. Нужно учесть много факторов, найти компромиссы и поменять привычки. О «пяти стадиях принятия неизбежного» и успешном преодолении трудностей при переводе ИТ-инфраструктуры автодилерских центров на Linux расскажем в статье.

29.01.2024    2424    0    user1063453    2    

5

Зачем нужны аналитики на проектах автоматизации

Анализ потребностей и поиск решений Бесплатно (free)

Исторически сложилось так, что аналитик 1С многими воспринимается как вечный падаван, который обеспечивает разработчиков информацией, а пользователей – инструкциями. Не согласимся с таким подходом и на примере реального кейса покажем, почему именно аналитик должен стать лидером проекта автоматизации.

18.01.2024    1598    0    user1754524    19    

12

Радио "Аналитик", 7 выпуск 2 сезона. Про работу аналитика с бизнесом и повышение бизнес-компетенций с Константином Семёновым

Анализ предметной области Работа с заинтересованными сторонами Анализ потребностей и поиск решений

В седьмом выпуске второго сезона подкаста Радио “Аналитик“ поговорили о том, что такое бизнес-компетенции, для чего они нужны аналитику, к чему может привести их отсутствие и как их развивать.

28.11.2023    416    0    Radio_Analyst    0    

2
Комментарии
В избранное Подписаться на ответы Сортировка: Древо развёрнутое
Свернуть все
1. LavinVladik 214 24.11.22 08:14 Сейчас в теме
1. переоценка проекта либо избыточность функционала, вот что приводит к нехватке денег.
2. если не смогли доказать руководству эффективность, тут даже начинать не надо
4. с пользователем надо работать, мотивировать, дать понять, что внедрение в его же интересах/прибылях.

по-моему, это неглавные причины, это главные ошибки руководителя проекта, который своим непрофессионализмом завалил проект и ищет доводы чтобы оправдать себя
2. DemetrKlim 157 24.11.22 08:40 Сейчас в теме
Первой причиной назвали деньги. Универсальная причина) Этим вообще можно все объяснить, не особо вдаваясь в настоящие причины. А за что вообще платят (должны платить) ? За автоматизацию. Ну, допустим. За автоматизацию ради самой автоматизации? И тут вопрос немного подвисает в воздухе... Еще в начале 90-х, расставляя компьютеры в первых автоматизируемых учреждениях я постоянно слышал настороженные вопросы персонала "А сколько человек теперь сократят?" В то время "компьютерно-неграмотные" люди почему-то понимали - зачем вообще нужна автоматизация. Забегая вперед, скажу - от автоматизации ждали экономического эффекта, прямого или, хотя бы косвенного. Уже не помню, на рубеже какого времени бизнес смирился с мыслью, что автоматизация это такой перманентный налог на право вести любую деятельность. Не надо думать над причинами, по принципу - "Все теряют, и ты - теряй!". Вот только невозможно привыкнуть к горячей сковородке, посидев на ней подольше. И руководителей раздражает, что они на любовниц меньше тратят, чем на программистов. Но от первых хоть какая-то душевная радость есть, а от вторых - одни раздражения. Резюмирую. Это не деньги заканчиваются, это улетучивается мираж того "товара-услуги", который изначально был предложен заказчику в стиле "а мы вас автоматизируем". А, не видя товар, не хочется доставать кошелек - касса закрывается. Блондинка платит за маникюр до тех пор, пока видит крашенные ногти. Хотите видеть деньги? Сформулируйте название "товара-услуги", за который будут и захотят заплатить. За "белку в колесе" долго не платят.
Я назвал бы первой и основной причиной утрату компетенций управления. Вместо того, чтобы построить структуру предприятия и того, что сейчас принято называть "бизнес-процессами", на основе нормативной базы и на успешных практиках делового оборота предыдущих многих лет, начинают мучительно изобретать что-то уникальное. В этот процесс втягивают IT-шников, которые, в основной своей массе, радостно ведутся на такую провокацию. Почему-то в головах людей прочно засела мысль, что все новое и неизведанное обязательно связано с цифровизацией, которая-то точно может дать ответы на все! И запускается начало процесса под вывеской "А давайте попробуем..." и густо разложенными граблями по пути следования. И через короткое время - вопрос индивидуальностей, после какого по счету шлепка по лбу, директору надоест оплачивать эти бессмысленные и мучительные потуги. Все- "деньги на проект заканчиваются".
Этим объясняется такой нездоровый интерес к ЕРП. Управленцы, не имеющие компетенций к построению своей собственной, разумной и логичной системы управления, начинают искать готовый ответ в шаблонном универсальном (а значит, в чем-то избыточном, а в чем-то недостаточном) решении. Попытка обрести "Окей, Гугл" в системе управления) Получается - так себе...
3. dvsidelnikov 64 24.11.22 09:38 Сейчас в теме
Из моего небогатого опыта: очень плохой признак если у внедренца возникает ощущение, что ему это внедрение нужно больше чем клиенту. Перекликается с п.2
4. WorkerPavel 24.11.22 11:25 Сейчас в теме
2. Незаинтересованность руководства

Вспоминается: Если ты уже выложил деньги за книгу по мотивации, то может никакая мотивация тебе уже не нужна?

Таже ситуация и здесь. Руководство выкладывает деньги за автоматизацию а потом внезапно выясняется что она ему не нужна.
5. sea123 15 24.11.22 11:52 Сейчас в теме
Почти 80% попали в бюджет и при этом довольны только треть клиентов?
Похоже на то, что продавали по документам кота в мешке, хотя на словах обещали золотые горы
6. DemetrKlim 157 24.11.22 12:19 Сейчас в теме
(5)Так спасает именно тот факт, что большинство заказчиков совершенно не понимают - что они вообще должны были получить)
7. sea123 15 24.11.22 13:04 Сейчас в теме
(6) понятно. Надо рубить бабло, пока клиент готов раскошелиться. Бригада, доделывающая за внедренцами, приедет попозже и почти за те же деньги, сколько и стоило внедрение.
8. DemetrKlim 157 24.11.22 13:39 Сейчас в теме
(7)Если бы вернулся нормальный подход к нашей профессии, работы стало бы на порядок больше, она делалась бы в разы быстрее с такой же доходностью. Зарабатывали бы гораздо больше. Плюсом стало бы получение приятного творческого удовлетворения. Я считаю что модный термин "выгорание" появился, как ответ на тупой никому не нужный, вызывающий кучу негатива и раздражения окружающих, труд программиста. Он заранее знает, что работает на корзину, то, что он сейчас делает, завтра, матерясь, будет переделывать кто-то другой. Для мыслящего человека такой режим работы - пытка.
А работы, так-то, полно... По факту, пока ничего путного еще и не сделано нигде и ни у кого.. Вот последние события. Оказалось, что в стране совершенно никакого учета военнообязанных и всего, что с этим связано. Да только здесь работы на пятилетку....
Оставьте свое сообщение