Решение разработчика в зависимости от опыта работы. Как ограничить отображаемый пользователю список и ничего не потерять

(1) Ваше право написать лучше, детальней, прозрачней, детальней, удобней...

А я вашу критику приму к сведению и буду стараться изложить следующий раз понятнее.

(3) Отвечу так - если я правильно понял то вы руководствуетесь данной фразой ИТС "Оптимизатор сервера СУБД (независимо от того, какую СУБД вы используете) не всегда может правильно оптимизировать подобный запрос. В данном случае, проблемой для оптимизатора является выбор правильного способа соединения. Существуют несколько алгоритмов соединения двух выборок. Выбор того или иного алгоритма зависит от того, сколько записей будет содержаться в одной и в другой выборке. В том случае, если вы соединяете две физические таблицы, СУБД может легко определить объем обоих выборок на основании имеющейся статистики. Если же одна из соединямых выборок представляет собой подзапрос, то понять, какое количество записей она вернет, становится очень сложно. В этом случае СУБД может ошибиться с выбором плана, что приведет к катастрофическому падению производительности запроса."

Два момента:
Дата публикации 07.12.2015 Типичные причины неоптимальной работы запросов и методы оптимизации - считаете, что производители СУБД 5 лет не работали.
И второй, я не пытаюсь реализовать "оптимальное решение", поскольку "Выбор того или иного алгоритма зависит от того, сколько записей будет содержаться в одной и в другой выборке."

(4) Вы правильно понимаете, что у пользователя проблема работы со большим списком карточек номенклатуры, в общей массе не актуальных для него. И представьте себе, он зачем-то этот список открывает. Вероятно у него такой бизнес-процесс. Тогда вопрос к Вам - отключить у пользователя возможность открыть такой список? А в форме подбора(выбора) Вы что собираетесь поменять, чтобы ограничить список?