Если пользователь (или клиент) после выполнения вами задания говорит, что забыл вам сказать доп. условие

У нас обращение в отдел ИТ проходит через ДО. Если требуется доработка, то:
или задача возвращается на доработку с указанием доп. требований,
или запускается новый процесс по той же служебке,
или пишется новая служебка.
Есть служебка/задача - работаем, нет служебки - нет проблемы.
Если сотрудник рядовой, то служебка проходит согласование с руководителем отдела, если касается других отделов - то согласуется с соответствующими руководителями.

Не работать с пользователями напрямую)
А если сказали, то это уже "доработка", и вообще всё письменно должно быть подтверждено, да хоть в эмейлах.

Доп условия - доп работа - доп соглашение - доп оплата...

ЗЫ
"Я могу сделать работу:
- быстро
- качественно
- дешево.

Выберите два любых пункта"