Внешняя обработка добавляет возможность централизованно рассылать документы контрагентам посредством встроенной электронной почты 1С:Предприятия в любой конфигурации, основанной на Библиотеке стандартных подсистем. Функционально представляет собой отдельное рабочее место с возможностью автозаполнения списка документов с использованием произвольных отборов и формирование списка вложений к электронным письмам.
Возможные сценарии использования:
- ежемесячные рассылки счетов на оплату
- актов об оказании услуг
- отчетов комитенту о продажах
- актов сверки взаимных расчетов, квитанций на оплату и др.
Массовые электронные рассылки в три простых шага!
Требования и ограничения
Релиз платформы 8.3.16 и выше. Версия БСП вашей конфигурации 3.1.3 и выше. На более ранних версиях не проверялось. Проверено на основных современных типовых конфигурациях, таких как ERP, КА, УТ, ЗУП, БП, БГУ, ЗГУ, УНФ. Никаких препятствий в работе, кроме наличия БСП, на самописных конфигурациях нет.
Для получения данных пользователь должен обладать правами на чтение документов и справочников. Для отправки писем – правом на использование учетных записей эл. почты.
Для хранения данных шаблонов используется справочник «Варианты отчетов». Для хранения признака отправки документа – дополнительные реквизиты и сведения. Соответственно нужны права на изменение этих объектов.
Заполнение шаблонов реквизитов происходит с помощью СКД. Это значит, что выбирать можно любые поля документа, но корректность выбора лежит на пользователе. Нюанс выбора реквизитов табличных частей состоит в том, что они выводятся в виде перечисляемого списка.
При формировании печатных форм клиентские обработчики печати игнорируются, выводятся только серверные.
Факсимиле добавляется только там, где эта возможность заложена поставщиком печатной формы.
Разработка и проверка проводилась на компьютере с ОС Windows 10, в файловом режиме работы 1С, с учетом клиент-серверного взаимодействия.
Код открыт, предложения по доработке принимаются.
Подключение
Расширение подключается в режиме предприятия в разделе Администрирование > Печатные формы > Дополнительные отчеты и обработки. Добавить элемент, указав скачанный файл, разместить в нужных разделах по выбору пользователей. Либо можно использовать через Файл > Открыть, если позволяют права.
Порядок работы
Предварительно нужно настроить шаблоны рассылки, с помощью которых будут рассылаться письма контрагентам. Шаблоны представляют собой иерархический справочник, в элементах которого будут храниться настройки рассылки, связанные с определенным видом документов. В шаблоне следует задать тему письма и его текст (с оформлением или без) с использованием любых реквизитов документа.
Поля добавляются перетаскиванием или двойным щелчком из доступных реквизитов документа. Для использования допускается выбирать любой документ, у которого есть реквизит Контрагент или ему подобный (Покупатель, Грузополучатель и т. п.). Допускается использование произвольных реквизитов документа, в том числе и любого уровня вложенности, и его табличных частей. Доступны выбору общие параметры, не зависящие от вида документа: период рассылки, подпись "Отписаться от рассылки" и список прилагаемых печатных форм.
Также следует указать печатные формы, которые будут приложены к письму, и форматы файлов вложения. Есть возможность добавить к вложениям произвольные файлы. Для печатных форм, которые поддерживают механизм добавления факсимиле, можно указать такую необходимость. Можно также упаковать письмо в архив, транслитерировать имена файлов вложений.
После конструирования шаблона можно проверить его корректность. Для этого служит соответствующая команда, которая в режиме отдельного окна покажет, как будет выглядеть письмо в почтовом клиенте. Ошибки шаблона будут выделены, ошибки формирования печатных форм – выведены в окно сообщений.
Использование
Настроенный шаблон выбирается в основной форме рассылки и служит для первоначального заполнения параметров рассылки, после чего можно их подкорректировать.
Далее выбирается период, организация (необязательно), и, при необходимости, задаются произвольные отборы. По кнопке «Заполнить» в форму попадают проведенные не помеченные на удаление документы выбранного вида, к которым автоматически или, по выбору пользователя в ручном режиме, прикрепляются выбранные печатные формы с указанными параметрами (факсимиле, транслит, архивация). Общие параметры можно переопределить на уровне конкретного документа. При наличии указанной в карточке контрагента электронной почты она заполняется автоматически. Это значение можно указать или подкорректировать вручную, при необходимости добавив дополнительные адреса, разделив их символом точки с запятой.
Если по какой-то причине нужные документы не попадают в список, их можно добавить с помощью команды Подбор. Для подбора открывается форма списка документов, в которой уже выбранные документы подсвечены серым цветом. При открытии формы подбора в неё переносятся установленные в основной форме отборы (период, организация, произвольные отборы), которые можно в пользовательском режиме отключить. При переносе документов к отправке установленные отборы игнорируются, и переносятся все выбранные документы.
На данном этапе, если все корректно, можно разослать электронные письма. Отправка производится с помощью механизма встроенной электронной почты. Учетная запись почты может быть любой, главное, чтобы она была предварительно настроена. Для облегчения миграции учетных записей между информационными базами добавлена специальная команда - "Экспорт/импорт учетных записей электронной почты". Для того, чтобы почтовый сервер не воспринял рассылку за спам, отправка писем может быть разбита на порции произвольного размера, а между порциями и отдельными письмами можно задать паузу. Данные параметры зависят от провайдера почтового сервиса и определяются эмпирическим путем.
По окончании рассылки будут выданы диагностические уведомления и, при их наличии, ошибки. Также в отосланном документе, при успешной отправке, будет установлен признак того, что он уже отправлен по электронной почте. Этот признак можно вывести в журналы с помощью команды «Изменить форму» и отслеживать статус отправки документа, в том числе с помощью отборов. Дополнительно можно записывать результаты рассылки в журнал регистрации.