Автоматизация бизнес туризма или средний по масштабности проект

Итак, данные по проекту:

Внедрение проекта заняло 3 месяца. Проект внедряло 2 программиста и финансовый директор со стороны заказчика. Проект обошелся заказчику в 85000грн.
т.е. приблизительно в 331000 рублей.

Компания уже работал до нас, в программе Terrasoft CRM, но учет ввелся хаотично:

- Не было контроля правильности заполнения информации сотрудниками.

- Не было прямого взаимодействия с бухгалтерской системой отчетности.

- Не было возможности моментального обмена информацией (прямая связь с системами обмена данных, почтовыми серверами).

За основу была взята типовая конфигурация «Управление торговым предприятием для Украины», которая в последствии была доработана без глобального изменения типовой конфигурации процентов на 25. 

Все добавленные в конфигурацию новые объекты были определены специальным префиксом "SM".

Заказчиком были поставлены следующие задачи:

1. Введение проектов в разрезе заказчиков, подразделений и менеджеров.

2. Возможность отображения в базе детализированной информации (детализация в разрезе турпродукта, ж/д билет, авиабилет, гостиница, трансфер, страховка и т.д.)

3. Взаимодействие с мировыми системами обмена данных (Galileo, Amadeus, системы бронирования гостиниц).

4. Связка с бухгалтерской программой отчетности 1С. Чтобы не вести отдельно бухгалтерию, система автоматически формирует счета, загружает информацию об оплатах, сверяет данные о продажах с бухгалтерской базой.

5. Множество детализированных и развернутых отчетов (в разрезе продуктов, контрагентов, менеджеров, отделов, проектов, интервалов времени, стадии оплат и т.д.).

6. Иерархическое разделение (каждому участнику отдела, можно назначить свои права и установить список рабочих задач)

7. Планирования событий и контроль их выполнения (возможность создавать задачи, устанавливать напоминания и отслеживать ход их выполнения) подобно программе Terrasoft CRM.

8. Возможность автоматического формирования исходящих и входящих счетов менеджерами.

В текущей статье я рассмотрю часть функциональных решений:

В конфигурацию были добавлены следующие новые объекты конфигурации с префиксом "SM":

                                  Рис.1                                                                                Рис.2

                              Рис.3                                                                                 Рис.4

                             Рис.5                                                                                    Рис.6

1. Документ «Оказание Туруслуг» (Проект).

Конфигурация позволяет ввести проекты по предоставленным туруслугам.

В разрезе заказчиков, подразделений, менеджеров, городов.

У проектов есть состояние проекта, статусы: (в работе,выполнен,отклонен,закрыт,принят,тендер)

Самый сложный, наверное, по логике документ в системе.

Имеет две табличные части для выставления счетов.

Табличная часть "Приобретение услуг", для выставления счетов поставщику и табличная часть "Выставление счетов клиенту".

Выставление счетов производиться менеджером ответственным за продукт, который он внес в данный проект.

Проект наполняется услугами: Авиабилеты, Ж/Д билеты, Визы, Трансфер и Прочее. Есть автор проекта и менеджер ответственный за сам проект.

Каждый продукт (услуга) имеет свои условия для формирования счетов поставщику.

Например: Авиабилеты собираются все в один счет за период ИАТА (примерно 7 дней, в месяце 4 периода), ж/д билеты все в один счет за сутки, трансфер и визы каждый в отдельный счет.

Для каждой услуги есть возможность выбрать своего поставщика, организацию и договор. Так как с некоторыми поставщика расчет может производиться в иностранной валюте.

Каждый сформированный счет, как входящий, так и исходящий закрепляется за продуктом. Таким образом, можно отслеживать, в каком счете находится продукт по которому сформированный счет.

Каждый продукт можно перемещать между счетами и проектами.

Счет можно открепить от продукта, тогда продукт автоматически удалиться из счета или переместить в другой счет, тогда продукт автоматически переместиться в новый счет. Так же за продуктом закреплен проект, в котором он участвует.

Наполнение проекта услугами из систем бронирования

Большинство услуг загружаются автоматически сотрудниками из систем бронирования.

При этом автоматически рассчитывается длительность проекта.

Контроль автоматического наполнения услугами

Продукт (услуга) не может быть загружена, если участвует в другом проекте и находится в резерве, пока не будет удалена из проекта, за которым зарезервирована.

Выставление счетов клиенту (исходящих счетов), менеджер производит в табличной части (Выставление счетов клиенту), при этом добавляется колонка наценка и валюта. Счета могут формироваться как в национальной, так и в любой иностранной валюте.

При выставлении счета в иностранной валюте, считается разница между плановым и фактическим курсом. Проект может быть и годовым. Таким образом, можно видеть сколько заработано или потеряно на курсовой разнице.

Можно выставлять счета и на предоплату, без закрепленного продукта за счетом. В дальнейшем эти счета можно подвязать к загруженным продуктам.

Есть возможность массового перемещения продуктов между исходящими счетами.

Все счета перезаписываемые.

Даже без закрепленного за продуктом счета.

 Информация по счетам

Можно получить полную информацию по проекту:

• Сумма по всем исходящим счетам.
• Сумма по всем входящим счетам.
• Правильность выставление счета.
• Текущие оплаты по счетам.
• Разница между оплаченными исходящими и входящими счетами.
• Планируемая доходность по проекту и фактическая.
• Фактическая доходность рассчитывается с курсовой разницей.

Ошибки в счетах подсвечиваются различными цветами.

У менеджера есть возможность проверить проект (проверяются счета, оплаты, правильность заполнения проекта).

Если по всем продуктам выставлены счета и они оплачены, проект считается выполненным и ему присваивается статус "Выполнен".

После чего, финансовый отдел выбирает период закрытия проекта и может закрыть проект.

Закрытый проект не редактируется.

Переписка по проекту

В каждый проект можно подгружать почту и закреплять ее за проектом.

Вложения из писем сохраняются в отдельную папку на диске под UID.

События проекта

Так же можно закреплять события за каждым проектом. CRM часть.

Стадии переговором, подписание договора.

 2. Документ «Авиабилет» (Услуга)

Автоматически загружается из мировых систем бронирования (Amadeus,Galileo).

Если стоит признак автозагрузки, изменять нельзя.

Контроль уникальности номера билета.

Есть возможность внесения вручную.

Все поля заполняются автоматически.

Минимальное участие пользователя.

Автоматически загруженные билеты редактировать нельзя.

3. Документ «Ж/Д билет» (Услуга)

Загружаются автоматически из системы бронирования (Galileo)

4. Документ «Гостиница» (Услуга)

Загружается автоматически или заносится вручную.

Автоматически рассчитывается стоимость по: количество дней проживания, питание, ранний заезд, поздний выезд, курсовая разница.
 

5. Документ «Прочее» (Услуга)

Документ для всего прочего, что не попадает под общий список услуг. 
Организация конференций, тренинги и т.п.

Есть еще документы: Визы, Страховка, Трансфер. 

Сверки по билетам

Сверка по авиабилетам, полученным от поставщика.

Контроль билетов в базе:

• Наличие всех билетов полученных от поставщика в базе за период и их суммы.
• Сверяет счет на оплату поставщика с билетами.

Отчеты

По динамике клиента

Отчет по авиакомпаниям

Полная аналитика в системе:

• Отчет по оплаченным продуктам
• Отчет по неоплаченным продуктам
• Отчет по авиабилетам
• Отчет по ж/д билетам
• Отчеты по группам клиентов
• Отчеты по событиям
• Дебиторка в разрезе документов счетов и оплат.
• Отчет по гостиницам