Предыдущая часть курса: Коммуникации в проекте: шумы и подсчет количества каналов. Курс по управлению проектами, часть 29
Начало курса: Что можно назвать проектом, а что нельзя, и каковы критерии успеха менеджера
Обычно это повторяющиеся работы, которые невозможно спрогнозировать. Например, вы проводите сложные совещания с заказчиком, распространенные на несколько филиалов. Эти совещания проходят периодически – они то есть, то их нет. Технически совещания проводить достаточно сложно: надо забронировать переговорную, надо, чтобы все получили уведомления и ответили, что придут. Если будет видеоконференция, нужно убедиться, что хорошо работает скайп, есть интернет, много еще других мелочей. Вы можете все эти вопросы решить самостоятельно, а можете распределить ответственность за их выполнение между людьми. Один находит переговорную, другой – обзванивает участников, третий – проверяет работу скайпа и наличие интернета накануне конференции.
Другой пример – командировки. Представьте, что вы с командой едете в командировку. Нужно заказать билеты, забронировать гостиницу, согласовать встречи с заказчиком, позаботиться о пропусках на предприятие. Возможно, эти все вещи стоит распределить между разными людьми.
Такие «активности», которые появляются время от времени, не удастся вставить в сетевую диаграмму или иерархическую систему работ. Для них подходит матрица RACI.
RACI – расшифровывается, как Responsible, Accountable, Consult, Inform. Это перечисление видов ответственности.
Сама матрица состоит из столбцов (люди) и строк (работы), на пересечении которых будет указано, какой вид ответственности закреплен за конкретным сотрудником. Если за человеком закреплена ответственность Inform, значит, его должны держать в курсе, что данная задача выполнена. Например, кто-то копает яму, но этого человека держат в курсе, когда закончится работа. Сам не копает, не отвечает за качество работы, просто он в курсе, в каком состоянии эта работа. Если у человека роль Consult, то он консультирует, он эксперт. Например, кто-то копает яму, сам человек не копает, но он может проконсультировать, где копать нельзя, чтобы, например, не зацепить газопровод.
Остается две роли Responsible и Accountable. Здесь возникают вопросы, потому что с английского оба слова переводятся одинаково – «ответственный». В чем же разница? Responsible – это человек, который работает. А Accountable – это тот человек, который принимает выполненную работу. Он самый главный, он отвечает за то, чтобы все было сделано и сделано так, как надо.
Accountable всегда есть, и это всегда только 1 человек, несколько их быть не может.
Роль Responsible может распределяться и на 10, и на 20 человек. Или это может быть только 1 человек. Но самое прекрасное, что Responsible может вообще не быть. И если Responsible не назначены, то работу должен выполнять человек с ролью Accountable.
Разберем матрицу на примере. Представьте, какой-то семье нужно спланировать выезд на дачу. Смотрят на погоду в пятницу утром, если хорошая, вечером едут на выходные на дачу. Обязанности раскидывают друг между другом. И если кто-то решил, что семья едет на дачу, все остальные знают, что им надо сделать к вечеру, чтобы выезд состоялся.
В семью входят:
- папа;
- мама;
- сын 7 лет;
- бабушка;
- кот.
Какие работы нужно сделать, о чем подумать?
- Подготовить машину;
- Купить еду;
- Взять игрушки;
- Взять одежду;
- Взять алкоголь;
- Замариновать шашлык;
- Взять рассаду;
- Взять инструмент;
- Оценить погоду.
Теперь надо заполнить матрицу RACI. Что писать на пересечении работ и людей? Еще лет 5 назад люди активно спорили, можно ли в одну ячейку писать по несколько букв. Но это порочная практика, буква должна быть всегда одна. Вы можете найти и другие подходы для матрицы RACI, если начнете искать в интернете. Я рассказываю то, чем пользуюсь сам, и то, какой подход самый распространенный: в одной ячейке – одна буква.
По умолчанию вышестоящие роли поглощают нижестоящие. Если я Accountable, и нет Responsible, то я сам работаю. А если есть Responsible, то они работают. Плюс я могу кого-то проконсультировать и проинформировать. Если я Responsible, то меня держат в курсе, если есть и другие Responsible.
Пройдемся по работам, раскидаем роли в нашем примере. Вот что получится:
Папа готовит машину, только у него есть права, только он в ней понимает, поэтому он все будет делать сам. Тогда папа и Accountable, и Responsible. Но самая старшая роль Accountable, поэтому пишем букву А. Но держать в курсе о том, что машина готова, будем маму и ребенка (роль Inform).
Следующая работа – купить еду. Мама может быть Accountable (А). Папа и сын – Responsible (R), а бабушка – консультирует, что ей надо еще докупить. Ее роль Consult (С).
Далее – взять игрушки. Мама – командует (Accountable), сын собирает (Responsible), папа советует, что можно взять (Consult). Но можно было сделать и по-другому. Сказать, чтобы ребенок сам собрал свои игрушки. Тогда у него роль будет Accountable.
Взять одежду. Маму можно назначить ответственной за эту работу. А можно сделать ее главной, и она всех будет подгонять, спрашивать, собрались ли они на дачу. В последнем случае мама – Accountable, папа, бабушка и ребенок – Responsible.
Взять алкоголь – эту работу будет выполнять и контролировать только папа. Он исполняет роль Accountable.
Замариновать шашлык – снова работа папы (Accountable). Можно сына взять в помощники (Responsible).
Следующее дело – взять рассаду. Допустим, эту работу будет контролировать бабушка, но выполнять все (покупать, носить в машину) будут папа с сыном. В таком случае бабушка играет роль Accountable, сын с отцом – Responsible, а маме дадим роль консультанта (Consult).
Взять инструмент – это дело поручим папе (Accountable), а маму проинформируем об этом (Inform).
Последняя работа – оценить погоду. Пусть отвечает за это сын (Accountable) и будет всех информировать: у бабушки, мамы и папы роль Inform.
Выглядит матрица следующим образом:
Если у вас одна ячейка – одна буква, это удобно. Если в одной ячейке 2-3 буквы, матрица становится нечитаемой. Разобраться в таблице сможет только исполнитель, что ему надо делать. Менеджеру ничего не будет понятно, он потеряется. А из такой таблицы все видно, кто за что отвечает, кто что делает. Мой личный опыт: если менеджер поплыл в матрице, то все развалится: кто-то забудет, кто-то забьет на свою работу, а менеджер проконтролировать все не сможет.
Менеджеров, которые начинают заполнять матрицу RACI, часто клонит в 2 крайности. Первый соблазн – менеджер фокусируется на Accountable и Responsible, пренебрегая двумя другими ролями. Поэтому когда вы будете работать с такой таблицей, посмотрите, если Accountable и Responsible раскинуты, а Consult и Inform заметно меньше, скорее всего, вы что-то не додумали. Потому что проектная команда – это созвездие, и людям нужно получать информацию, быть в курсе происходящего, даже если они напрямую не участвуют в этих работах. Нужно их вовлекать сильнее. Если вы фокусируетесь на Accountable и Responsible, то есть другая матрица. Она намного проще и на русском звучит, как матрица ГВ – главных и вспомогательных. Других букв там нет, только 2. Но, на мой взгляд, эта матрица не позволяет расписать никакую работу. А матрица RACI очень емкая и с ее помощью можно разложить любое мероприятие – и поездку на дачу, и командировка. И людям понятно будет, что им надо делать. А матрица ГВ ничего никому не объясняет, только называет главных. А дальше крутись, как хочешь. Поэтому не превращайте матрицу RACI в матрицу ГВ.
Вторая частая ошибка менеджеров – в любой работе дать менеджеру роль Accountable. Accountable – это главный человек, который подтверждает, что работа выполнена. Поэтому менеджер пытается взвалить на себя ответственность за все работы. И в колонке «менеджер» появляется вертикаль из букв «А». Это нехорошо. Лучше распределить обязанности, заодно приучая людей на проекте к ответственности. Менеджер отвечать за все не должен. Он должен делегировать полномочия, задачи. Это не значит просто поручить кому-то выполнить задачу. Это значит передать и задачу, и ответственность за ее выполнение. Иначе люди из вашей команды не будут расти, останутся безответственными и безвольными.
Чтобы закрепить тему про матрицу RACI, предлагаю разобрать заполненную таблицу. Надо найти в ней 3 грубые ошибки.
Ошибка первая (пятая строка, 3 и 4 столбик) – Accountable за одну работу может быть только один человек. Одновременно 2 человека ответственными не могут быть.
Вторая грубая ошибка (шестая строка) – вообще нет Accountable, нет ответственного.
Третья ошибка (седьмой столбик), классическая – за человеком не закреплена никакая роль. Матрица позволяет выявлять лишних, ненужных людей. Они не только не работают, мы их даже не информируем о ходе работ, то есть им все равно. Зачем такие нужны? И матрица в этом случае дает хороший повод мягко расстаться. Но есть и второй вариант. Возможно, при заполнении матрицы мы ошиблись, мы не предвидели какие-то вещи, возможно, этих людей надо информировать, с ними надо консультироваться. Но если это не ошибка, наверное, стоит задуматься, зачем нужен такой человек в команде или на проекте.
Предыдущая часть курса: Коммуникации в проекте: шумы и подсчет количества каналов. Курс по управлению проектами, часть 29
Следующая часть курса: Развитие команды проекта и командообразование (тимбилдинг). Курс по управлению проектами, часть 31
Начало курса: Что можно назвать проектом, а что нельзя, и каковы критерии успеха менеджера
Если вас интересует тема "Управления проектами" и вы хотите самостоятельно подготовиться к экзамену на сертификат Project Management Professional, то приглашаем пройти новый видеокурс Ивана Селиховкина "Подготовка к экзамену РМР"
