Правила, которые помогают мне выжить в новом коллективе и запустить систему. Начало

31.10.16

Управление проектом

Вы стоите на пороге новой организации, и перед вами комплексная задача по запуску нового оборудования, системы и/или программы. Продажную составляющую пропускаем и переходим непосредственно к исследованию задачи, где наш проект очерчен бюджетом, сроками и задачами. Важно не забывать, что одна грань успешного запуска — психология входа на проект и взаимодействия с сотрудниками. Ведь любой технологией управляет человек, и именно с ним произойдёт первичный контакт по сбору данных.

Из истории с пометкой «секретно»:

Самый провальный проект с моим участием был в обслуживающей дочке нефтедобывающего предприятия. Руководитель проекта со стороны заказчика, он же главный бухгалтер, в свои «немного за 20» лет не скупилась на резкие высказывания в адрес своих коллег и меня. Складывалось отвращение, когда брань шла в адрес собственных сотрудников, где, например, секретарь была «бычара» в силу излишнего веса. Моё интервью проектного обследования имело функциональный ответ: «Посмотри сам!». Первое время я был эмоционально шокирован и искал для себя пути решения сложившейся ситуации. Возможно долго искал, поскольку негативные флюиды летали по всей комнате при нашем «общении», и меня с треском сняли с проекта на расширенном совещании как безграмотного специалиста.

Но это всё взгляд автора, то есть субъективно и подлежит сомнению. Это и будет первое правило, которое я для себя усвоил в процессе входа на проект и знакомства с предприятием.

Никому не верить на слово, пока не подтвердят фактами. Сомневаться до последнего

podozrevat

Переходим к более продуктивной работе на проекте. Примером может служить беседа, где сотрудник утверждает, что входящей информацией (заказ клиента) для него служит исключительно выгрузка данных из сайта.

 Есть исключения? — прозвучал мой вопрос.

— Нет… -пауза.- Хотя есть один особый VIP-клиент, который присылает заявки напрямую по электронной почте Наталье Степановне. Это наш старший менеджер.

Для вас это показатель двух разных архитектур участка. Хорошо, если оговоренная выше «пауза» измеряется секундами, а не периодом вплоть до пуско-наладочных работ, где выяснится отсутствие функционала. Судебное разбирательство по предмету формулировки технического задания не рассматриваем — оно не приближает к выполнению цели ни одну из сторон. Только если не этот случай на 25 млрд.руб.

В процессе получения сведений требуется убедиться в полноте представленных данных. Чек-лист на этот случай:

  1. Переданы все копии используемых бумажных документов, файлов.
  2. Получены показания свидетелей. Проводить беседу лучше с группой сотрудников — исполнителей процессов, ведь коллективный разум чаще вспоминает детали, в которых и обитает дьявол, согласно известной английской пословице («The devil is in the detail»).
  3. Составлены эскизы процессов и реестр.
  4. Проведён устный повтор всех действий сотрудника, которые я пометил в своём блокноте. Словно официант перед оформлением заказа.
  5. Важно. Поставлена подпись сотрудника(-ов) в протоколе интервьюирования с указанием эскиза бизнес-процесса, документооборота, реестра операций и т.д. Перед подписью, как правило, собеседник начинает заново пробегать глазами по написанному тексту в попытках отыскать упущенное. Подпись добавляет ответственности.
  6. Интуиция подсказывает, что от вас ничего не утаили.

Почему сомневаться? Так, помимо прочего, человеку свойственно ошибаться и не со злым умыслом.

Анкету интервьюирования с чек-листом вы можете получить отправив письмо с темой "Чек-лист" на doc@ingraf.su. 

Не бойтесь показаться въедливым — это положительная черта любого аналитика (исследователя)

microscope

Практический пример:

— Весь выпуск помимо программы, мы отражаем в журналах по выпуску продукции, — сообщил сотрудник.

— А почему я вижу 3 журнала? — задаю я вопрос.

— Ну для регистрации продукции А в журнале 1, продукции Б,В,Г в журнале 2, остальной продукции в журнале 3.

В этот момент многие аналитики совершают ошибку и вносят первичную формулировку в техническое задание. Помните, что пятикратный ответ на вопрос «почему» приводит вас к истинной проблематике.

— А почему не используется один журнал для всей продукции? — спрашиваю я, узрев, что структура всех журналов схожая.

— В раздельном учёте мне легко найти нужный заказ на производство и другие параметры.

— Зачем их искать?

— Если получен запрос от директора по производству, диспетчеров, мастеров. Или произвели брак.

— Но вы же вносите данные в программу. Они могут увидеть требуемую информацию там?

— Да.

— Тогда зачем вы делаете это?

— Вот такие у нас ****** правила! У них вся информация есть, но не хотят…

Как уже говорилось выше, пятикратно заданный вопрос «почему?» помогает выявить причинно-следственные связи. Согласно информации из википедии «Пять почему» придумал японский предприниматель Сакити Тоёда, хотя сугубо моё мнение — это из разряда психоанализа.

Отступление. Проработайте любой ваш страх по описанной технике: «Я боюсь (например, уволиться) …». Осознание первопричины должно уменьшить его влияние на вас и спланировать «дорожную карту» решений.

На этапе обследования старайтесь выдерживать нейтральные отношения

5785443213_0c1a065264_b

– Здравствуйте, меня зовут Сергей Куканов. В настоящее время я выполняю обследование вашего предприятия с целью дальнейшей автоматизации бизнес-процессов и запуска новой системы. Я бы хотел с вами поговорить о ваших функциональных обязанностях. В процессе беседы буду делать заметки, запрашивать копии документов, которые попадут в отчёт об обследовании и техническое задание. Расскажите немного о вашей работе.

Реакция сотрудника может быть абсолютно разной. Кто-то продуктивно проведёт беседу, а кто-то будет кричать, что ему некогда (встреча согласована). Кто-то станет вашим приятелем, а кто-то желчью поливать. Стоит принять как должное, что со всеми у вас не будет хороших отношений, но это нормально для любого коллектива. Помните, что ваша цель не подружиться, а решить поставленную задачу в рамках проекта и своих обязанностей. Более того, приятельские отношения для проекта несут больше рисков, чем нейтральные. Примеры:

  • Он предложит вам множество функций и идей, которые могут не укладываться в концепцию проекта. При вашем отклонении их у него может возникнуть обида.
  • Ваш приятель будет ждать с нетерпением, чтоб передать весь свой профессиональный опыт и знания. Но вам это не требуется для проекта.
  • «Серёж, смотри! Сделай тут кнопочку зелёного цвета. Ещё зеленей! И левее.» (это не дизайнерская задача). Если это не спонсор/заказчик проекта, то смелый игнор. Если спонсор, то вы попадаете на риск, который я описывал в этой публикации, как неправильная технология внедрения.

При любом отношении рекомендую задать вопросы для собственного анализа:

  • Почему такая позиция данного сотрудника?
  • Затрудняет ли это достижение локального и глобального результата?
  • Какие существуют риски и каковы возможности их минимизации? (внесите в личную карту рисков)

В следующей публикации я постараюсь описать наблюдения, которые указывают на решительность предприятия к изменениям, а также про сопротивление сотрудников к новому.

soprotivlenie-izmeneniyam

Сергей Куканов,

Бизнес-аналитик, ingraf.su

Фото: flickr.com

управление проектами пять почему обследование предприятий

См. также

10 типовых рисков срывов проекта. Памятка для внедренцев и заказчиков

Кейсы проектов Бесплатно (free)

Как определить, что риск проекта высок настолько, что взяться за него – в 99% случаев значит потерять драгоценное время, деньги и другие ресурсы? Как еще до старта определить, что проект в лучшем случае на выходе станет пародией на задуманное, а в худшем – будет сорван? Сформулируем список типовых рисков срывов проекта и постараемся уберечь от ошибок внедренцев и заказчиков.

20.12.2023    2770    0    1СERP    21    

31

Внедрение крупного проекта на ERP 2.5 с применением методических решений из УПП 1.3 и обеспечением товаров с разных складов с учетом серий

Кейсы проектов Платформа 1С v8.3 1С:ERP Управление предприятием 2 Оптовая торговля, дистрибуция, логистика Россия Бесплатно (free)

В 2021 году начали проект в дистрибьюторской компании. Имели большой опыт внедрения УПП, но периодически возникали вопросы. Зачем что-то придумали в ERP, что стало менее удобнее, чем было в УПП? Почему нельзя было взять лучшие идеи из УПП и ERP и скрестить их? А идея, что обеспечение нужно выносить из заказов, с каждым новым проектом находила все большее подтверждение. В итоге на этом проекте удалось применить лучшие (на мой взгляд) методические решения, которые мне довелось внедрять в конфигурациях УПП и ERP, в т.ч. подход, что реагировать нужно только на важное (то, как на заре появления ERP Фирма 1С ее позиционировала).

05.07.2023    14299    0    ASchekachev    37    

55

Организация работы внутренней команды 1С с помощью Канбан

Канбан и поставка ценности Бесплатно (free)

Когда ИТ-отдел разрывается между разнотипными задачами от внутренних заказчиков, стоит посмотреть в сторону гибких подходов. О том, как, используя три практики Канбана – WiP-лимит, визуализация и распределение по сервисам – улучшить отношения с заказчиками, не бояться давать обещания по срокам и укладываться в них, на конференции Infostart Event 2021 Moscow Premiere рассказал руководитель направления 1С в компании UTG Станислав Алексенко.

28.06.2023    5852    0    stnslv    5    

25

Технология проекта внедрения 1С:ERP – как управлять большим проектом

Управление проектом Команда Платформа 1С v8.3 1С:ERP Управление предприятием 2 1С:Управление холдингом Бесплатно (free)

Предыдущие мои статьи на тему управления проектами носили концептуальный характер – ради чего мы делаем проекты, почему мы не получаем поддержку от коллектива пользователей, где найти помощь и мотивацию, как победить сложного заказчика. Теперь от концепций перейдем к технологии. Первая часть будет посвящена вопросам декомпозиции проектных задач на подзадачи для выявления узких мест нашего проекта.

10.02.2023    4699    0    andironenko    2    

31

На что похож ваш продукт: на Аквариум или на Муравейник? 

Инструменты управления проектом Бесплатно (free)

Давайте поиграем в метафоры в лучших традициях экстремального программирования. А заодно проведем новогодний конкурс - на лучшую метафору для автоматизированного продукта

27.12.2022    2746    0    MariaTemchina    28    

23

ТРИЗ. Решение нерешаемых проблем в бизнесе

Управление проектом Бесплатно (free)

Советскую теорию решения изобретательских задач давно применяют крупнейшие мировые корпорации, причем не только в технологической области, но и в сфере бизнеса. На конференции Infostart Event 2021 Post-Apocalypse основатель бизнес-клуба ТРИЗ Алексей Благих рассказал, как с помощью ТРИЗ решать нерешаемые задачи, и почему метод проб и ошибок здесь не поможет.

09.11.2022    4185    0    user1576201    10    

17

Я - ЗУПер! Часть 1. Компетенции сотрудников.

Бизнес-анализ Управление проектом Команда Управление ИТ Платформа 1С v8.3 Конфигурации 1cv8 Бесплатно (free)

Цикл статей о том, почему акушер-сантехник широкого профиля - это ПЛОХО. Расскажу плюсы специализации на одной предметной области. Рассмотрим понятные аналогии из других областей. Проанализируем пару вакансий, естественно без указания компании.

09.09.2022    10665    0    biimmap    79    

75

Как донести здравый смысл до заказчика. Инструменты архитектора

Управление проектом Архитектура Бесплатно (free)

Андрей Овсянкин на конференции Infostart Event 2021 Post-Apocalypse поделился инструментами, которые помогают ему обрабатывать большой поток задач и экономить недели на обсуждении проекта. Он рассказал, как искать ошибки в процессах, какие диаграммы полезны при общении с заказчиком и с помощью каких инструментов можно быстро рисовать наглядные картинки вместо долгих разговоров.

05.08.2022    13091    0    Evil Beaver    17    

117
Комментарии
В избранное Подписаться на ответы Сортировка: Древо развёрнутое
Свернуть все
1. Kaniman 01.11.16 00:32 Сейчас в теме
Спасибо! Занимательно. Жду продолжения.
2. RustIG 1351 02.11.16 10:25 Сейчас в теме
(0) описано подробно, наблюдательно, изысканно, филлигранно, легкочитаемо

3. RustIG 1351 02.11.16 10:27 Сейчас в теме
(0) со всем описанным столкнулся однажды, результат тот же, только вот я так и не понял, что это было? а так сейчас вырисовывается некая система
4. molodoi1sneg 17 02.11.16 10:49 Сейчас в теме
Серёж, смотри! Сделай тут кнопочку зелёного цвета. Ещё зеленей! И левее.» (это не дизайнерская задача). Если это не спонсор/заказчик проекта, то смелый игнор. Если спонсор, то вы попадаете на риск, который я описывал в этой публикации, как неправильная технология внедрения.

Считаю неправильным,попав на новое предприятие, необходимо выяснить всех людей, кто может влиять на заказчика\спонсора (вдруг это брат\сват\тесть). Все пожелания записываются, но с оговоркой: "Ваши вопрос\ пожелание записан(о), будет рассмотрено.

5. ture 606 02.11.16 10:50 Сейчас в теме
(0) так можно остаться в одиночестве и завалить испытательный срок. Но вернее всего вы устроились просто конфу обновлять в конторку, где можно вообще ни чем не руководствоваться, чтоб выжить.
7. корум 287 02.11.16 11:49 Сейчас в теме
(5) или устроился управлять теми, кто кодит, обновляет конфу, интервьюирует специалистов заказчика и проводит предпроектное обследование )
6. BuhBuhov 02.11.16 10:54 Сейчас в теме
Годная статья. Можно и нужно применять не только разработчикам автоматизации, а вообще при начале любого нового дела, где замешано много людей.
Про правило "Пять почему", раньше не знал, хотя и применял интуитивно. Почитал в вики про это, занимательно и в жизни пригодится.
Team leader; +1 Ответить
8. starik-2005 3033 02.11.16 12:54 Сейчас в теме
Обычно в таких статьях какую-то ерунду пишут, но тут порадовало ее отсутствие. Хорошая статья, не инфостартовская.
9. Blind_Guardian 02.11.16 12:58 Сейчас в теме
Спасибо, в данный момент в схожей ситуации, жду продолжения.
10. artbear 1448 02.11.16 20:06 Сейчас в теме
11. CheBurator 3119 04.11.16 05:06 Сейчас в теме
Полезно.
Вижу много знакомого.
Жду продолжение.
Автору зачет!

Просьба ссылку на продолжение опубликовать в этой ветке.
20. Ingraf 719 06.12.16 22:01 Сейчас в теме
12. Team leader 12 04.11.16 10:33 Сейчас в теме
Хорошая статья. Карта рисков - взял на заметку.

Сам побывал в аналогичной ситуации - внедрил производство, бухучет и зарплату (УПП с больш. кол-вом дописок),
- а сократили из-за того что не стал бегать на задних лапках перед финансистом который внятно даже и не пытался поставить задачу.
13. premierex 204 05.11.16 22:04 Сейчас в теме
(0) Хорошее начало! Многие из нас сталкивались с подобными проектами. Некоторые из них запускались, какие-то проваливались. На каждом проекте приобретался опыт внедрения (пусть даже и отрицательный), и аналитики причин успеха или неудач тоже предостаточно. Автор - молодец! Проанализировал и объединил всё в одной небольшой но очень объёмной по смыслу статье.
Ждём продолжения!
14. Ingraf 719 05.11.16 23:19 Сейчас в теме
(13) premier, Спасибо за добрые слова!
15. SunShinne 633 07.11.16 12:59 Сейчас в теме
16. Yashazz 4709 07.11.16 20:44 Сейчас в теме
И опять-таки. Всё это ерунда. Е-рун-да. На постном масле. Вы можете записывать за любым идиотом любую ахинею, которую он порет, или переспрашивать экспертов дцать раз вместе и вразбивку. Вы можете сцапать первую печатную форму и из неё сделать кривые выводы, или до слепоты вчитываться в документооборот. Это вам не поможет.

Вам поможет только одно. Только одно определяет успех проекта и ваш личный успех как сотрудника, и ваши деньги, и ваш статус. Только одно - наличие "крыши". Тяжёлый кулак и административный ресурс. Любое говно с радостью будут внедрять и юзать, если за вашей спиной стоит министр, комиссия из СК и люди из ФСБ. Любую дрянь будут изучать "на ура", если за вашей спиной братки, держащие эту контору, олигархи, владеющие этим производством, короче - некто сильный. Вот вам и рецепт - ищите сильного, а не мудрствуйте.

В отсутствие кулака никому качественные проекты не нужны, а нужна лишь грамотная отмывка, имитация активности и рапорты о внедрениях.

Так что, автор, не вводите народ "в смущение". Реальность намного проще. Впрочем, такими статьями удобно набивать рейтинг на ИС, так что определённый смысл имеется, да)))

p.s. "Бизнес-аналитик" мог бы, действительно, написать гораздо более упорядоченную статью, а не куцый сумбур.
pisarevEV; Ta_Da; KapasMordorov; cssprite; znov; Silenser; weissfeuer; kuzyara; Бывалый77; +9 2 Ответить
17. starik-2005 3033 08.11.16 10:41 Сейчас в теме
(16) тихо шифером шурша крыша едет неспеша )))
19. Yashazz 4709 09.11.16 11:16 Сейчас в теме
(17) starik-2005, это переход на личности?))

(18) Да как сказать... Десять лет наблюдения, как это всё происходит в крупных госконторах... Ну, если есть реально заинтересованная сила, которая будет продавливать внедрение, тогда легче. Тогда уже кое-что и от РП зависит, и от разработчиков.
18. корум 287 08.11.16 11:01 Сейчас в теме
(16) Вас что, разработчик госзакупок покусал?

в статье речь ведется о внедрении по инициативе заказчика, причём среднего масштаба.
вместо "братков" и прочих ФСБ выступает замдиректора и ревизионный отдел.
25. Silenser 592 15.12.16 17:10 Сейчас в теме
(16) Почти со всем согласен. Однако нет ничего плохого в том, чтобы записывать всякую хрень, т.к. у вашей крыши могут быть противники равные по статусу и подобные записи могут оказаться весьма кстати при решении в стиле "Кто виноват и Что с этим делать?".
21. Ingraf 719 06.12.16 22:02 Сейчас в теме
Продолжение, если можно так назвать))
http://infostart.ru/public/565811/
22. iris_reda 52 09.12.16 06:30 Сейчас в теме
Сергей, одно "почему". Почему Вы не написали эту статью два года назад?) Большое спасибо. Буду Вас читать.
23. hromovanton 6 15.12.16 10:57 Сейчас в теме
Хорошая статья, как раз назревает внедрение и переход на 1С из самописной программы .
24. weissfeuer 45 15.12.16 12:04 Сейчас в теме
Очень опасная статья, особенно для новичков.

>Не бойтесь показаться въедливым — это положительная черта любого аналитика (исследователя)
Ага, и потеряйте работу. В большинстве компаний, особенно крупных, как раз наоборот - нужно бояться быть въедливым. В том смысле, что задавать вопросы крайне осторожно.

Если вы аналитик, работаете недавно, то ваш статус в глазах заказчика где то между дворником и уборщицей. От вас ожидают, что вы скажете "есть!" на любой приказ и въедливость будет воспринята как неадекватность. К сожалению.

26. Silenser 592 15.12.16 17:18 Сейчас в теме
(24)Позвольте не согласиться. Исходя из моего опыта, въедливость воспринимается в крупных компаниях как покушение на эксклюзивность знаний, умений или опыта конкретного сотрудника. Поясню: вот сидит барышня, берет Excel листы от продажников и на их основе делает расчет неких аналитик продаж. Она оперирует неким регламентом, который был написан до Николая II и менялся 100 раз, причем все эти изменения затерялись в почтовых архивах. Но барышня их помнит, ибо выполняет некоторое количество одинаковых действий уже не первый год. Нужно ли объяснять, как будет воспринята ваша въедливость ей? Как попытка лишить ее работы или уникальности в рамках компании. Она обязательно будет раскрывать информацию по частям, затягивать и саботировать. Она же не идиотка и понимает, что ее работу может заменить банальный отчет из 1С, который на коленке соберет программист за пару дней.
Ta_Da; support; Krasnyj; +3 Ответить
27. Krasnyj 1282 16.12.16 22:38 Сейчас в теме
(26)
Но барышня их помнит, ибо выполняет некоторое количество одинаковых действий уже не первый год.


Добавлю, барышня их, скорее всего, не помнит, она просто примерно знает - что уместится в голове у босса, а что нет, и составляет отчет +/- сотня тысяч(если не миллион) ,лишь бы у босса это уложилось в голове и в этом не было совсем уж грубых косяков. Если что, сам был свидетелем подачи такого отчета начальнику. А это значит, что простой отчет, который соберет на коленке программист, не только заменит барышню, а еще и может вскрыть ее косячничество, а уж это совсем (для нее) ни в какие ворота не лезет.
28. Krasnyj 1282 16.12.16 22:54 Сейчас в теме
(24)
Если вы аналитик, работаете недавно, то ваш статус в глазах заказчика где то между дворником и уборщицей. От вас ожидают, что вы скажете "есть!" на любой приказ и въедливость будет воспринята как неадекватность. К сожалению.


Автор, вроде, не аналитик, недавно работающий. Но вообще - да, такая позиция возможна, как Вы описываете. "Вас наняли для того , чтобы решать вопросы, а не задавать их, мешая РАБОТАТЬ", такое есть.
29. CheBurator 3119 19.12.16 03:09 Сейчас в теме
(28) а я не могу работать не задавая вопросов и не мешая.
я задаю вопросы, мешаю, и всячески осложняю жизнь...
30. Krasnyj 1282 19.12.16 16:53 Сейчас в теме
(29) В наших условиях, когда на предприятиях даже с самой простой деятельностью, которая вполне может пользоваться типовыми, выдумывают "что-то свое" - конечно, сложно работать, не задавая вопросов. Еще бы.
31. maxim_1c 340 20.12.16 08:13 Сейчас в теме
Данную статью можно предлагать для прочтения заказчику до начала работ.......
32. user1192314 06.03.20 18:11 Сейчас в теме
Полезная статья.Большое спасибо!
Оставьте свое сообщение