Как в десять раз ускорить ввод первичных документов в 1С

10.09.2021      132245

Цифровизация документооборота идёт полным ходом – ФНС уже осваивает ЭДО и планирует к 2024 году перевести в электронную форму 95% счетов-фактур. Бухгалтеры также задумываются об автоматизации такой рутины, как ввод первички.

Ускорить и удешевить этот процесс можно с помощью интеллектуальных сервисов. Как именно работает одно из таких ИТ-решений, и насколько оно эффективно, расскажем в этой статье.

С чем сталкиваются бухгалтеры при подготовке отчетности

В большинстве компаний ведение бухучета и отчетности до сих пор происходит вручную, из-за чего бухгалтер сталкивается с рядом проблем.

Документы долго едут «в центр»

Географически распределенные компании сталкиваются с тем, что первичные документы приходят на удаленный склад, а не в головной офис, где находится бухгалтерия. С этими актами и товарными накладными работает кладовщик, проверяет информацию. Если в компании есть регламенты и налажена логистика с головным офисом, бухгалтер получает «первичку» через пару дней. Если нет, то документы поступают через несколько недель или даже месяцев.

Трудоемкий ввод «первички» в систему

После того как бухгалтер получил товарные накладные и счета-фактуры, он вносит данные в учетную систему, формирует отчет и отправляет его в налоговую. Ввод каждой строки происходит вручную: нужно сопоставить каждую номенклатуру с данными из справочника или завести новую, если ее нет в системе. На каждый документ специалист тратит около десяти минут (обработка 1,5 страниц).

Дополнительные затраты на ФОТ

Из-за большой нагрузки перед отчетным периодом отдел бухгалтерии не успевает занести все данные в систему. Сотрудники перерабатывают, к процессу подключается главный бухгалтер, или компания вынуждена нанимать специалистов в штат или на аутсорсинге.

Ошибки, за которые придется платить

Важно, чтобы в подаваемых отчетах в налоговую не было ошибок: ни в суммах, ни в количестве маркированного товара. Наличие ошибок грозит санкциями для предпринимателя или главбуха. При ручном внесении данных нужна концентрация внимания, чтобы результат был корректным, что при большой нагрузке достаточно сложно.

Загрузка

У небольших компаний есть практика нанимать бухгалтера на аутсорсинге. Такой специалист может вести сразу несколько организаций. Однако, когда «первички» слишком много, бухгалтер может отказаться от работы с одной или несколькими компаниями из-за нехватки времени на ввод всех документов в систему.

«Infostart: Загрузка документов» – сервис, который решает проблемы

Чтобы справляться со всем вышесказанным, главбуху нужен коллектив из нескольких сотрудников. Но есть хорошая новость – часть рутины можно доверить интеллектуальным сервисам и освободить таким образом несколько часов бухгалтера на более приоритетные задачи.

«Infostart: Загрузка документов» – один из таких инструментов. Это готовый сервис для автоматической загрузки первичных документов в учетную систему. Сервис распознает сканы, чеки, счета, УПД, накладные, позволяет загружать файлы напрямую из платформ ЭДО. Пользователю – самому бухгалтеру или менеджеру на удаленном складе – достаточно загрузить файл в систему, и через 1-2 минуты она выдает пакет данных, которые можно в пару кликов загрузить в 1С.

5 простых шагов к автоматической загрузке «первички» в 1С

 

 

Шаг 1. Сканирование документов

Вы сканируете один или сразу несколько документов (до 150 страниц за раз). Порядок страничек документов не важен – сервис легко справляется с путаницей и корректно идентифицирует данные.

Шаг 2. Обработка файлов

Cервис обрабатывает полученные файлы: сортирует их по страницам и типам, подготавливает отдельный файл для каждого документа, автоматически оцифровывает все данные (номера, суммы, даты, реквизиты плательщика, поставщика и пр.).

Шаг 3. Проверка данных

Сервис распознает и сверяет всю «табличную» часть документа с итоговой суммой, проводит ее перерасчет, проверяет НДС, чтобы не было ошибок. Программа проводит более 30 различных проверок каждой странички, а также валидирует полученные сведения через ЕГРЮЛ/ЕГРИП на корректность.

Шаг 4. Завершение обработки

После оцифровки и перерасчетов, которые занимают не более пары минут вместо 10-15 минут, пользователь получает заполненную карточку документа. Уведомление о завершении обработки приходит на электронную почту сотрудника.

Шаг 5. Отправка данных в 1С

С помощью специального модуля распознанные данные попадают в 1С. Встроенный модуль позволяет создавать и сравнивать номенклатуры, проставлять счета учета, прикреплять сканы к созданному в 1С поступлению и автоматизирует рутинные действия бухгалтера.

«Infostart: Загрузка документов» распознает нестандартные документы и сохраняет чеки

У счетов-фактур и УПД есть заданный государством формат, однако некоторые документы такого стандарта оформления не имеют, например, счета на оплату или акт, чеки. Сервис умеет их распознавать. Он извлекает из них всю необходимую информацию, как и в случае формализованных документов: номера, суммы, даты, сведения о плательщиках и поставщиках.

Сервис распознает сканы и документы низкого качества – отправляет файлы на дополнительный цикл распознавания с помощью алгоритмов искусственного интеллекта.

«Infostart: Загрузка документов» распознает даже чеки, которые принимаются к учету и должны храниться несколько лет на случай проверки. Все сканы и данные с чеков попадают в сервис, чеки не выцветут, и бухгалтер сможет скачать их из архива в любой момент даже через несколько лет.

Новые функции

Сервис уже используют более 5 тысяч бухгалтеров. Поэтому мы знаем, что важно в работе бухгалтера и регулярно добавляем новые функции.

За последний месяц вышло несколько доработок, которые делают процесс распознавания «первички» быстрее и помогают экономить еще больше рабочего времени бухгалтера:

  • Загрузка документов через электронную почту. Бухгалтеру нужно только отправить письмо с файлами или скан с МФУ на выделенный адрес, и сервис сразу запустит процесс распознавания.
  • Создание платежных поручений. После того как счет загружен в сервис и данные распознаны, бухгалтер может зайти в 1С и в пару кликов сформировать платежное поручение. А потом – сразу отправить готовый документ на оплату через систему банк-клиент. Никакой ручной работы!
  • Распределение ролей. Компания может завести аккаунты на нескольких сотрудников и дать им разные права в зависимости от обязанностей. К примеру, менеджер на складе загружает в сервис документ для распознавания, а бухгалтер получает все данные – уведомления обо всех действиях приходят на почту.
  • Обработка кассовых чеков, создание из них авансовых отчетов. Сервис проверяет и распознает данные, подтверждает корректность документов. После этого бухгалтеру достаточно зайти в 1С и сформировать авансовый отчет, который будет включать несколько чеков.
  • Цифровой архив кассовых чеков. В цифровом архиве сервиса документы доступны в любой момент в электронном виде – достаточно скачать.
  • Автоматическое формирование документа допрасходов, например, за доставку при создании поступления. Формирование документа происходит в соответствии с процессами в 1С – дополнительные траты включаются в себестоимость приобретенного товара.

И еще несколько преимуществ «Infostart: Загрузка документов»

  • Гарантированная точность данных. Несколько десятков автоматических проверок и технология искусственного интеллекта обеспечивают высокую точность распознавания первичной документации низкого качества – порядка 98%.
  • Экономия времени на первичку до 10 раз. Автоматизация процесса экономит рабочее время бухгалтера – до 5-10 раз. Эффект заметен с первых дней работы в сервисе: по данным наших экспериментов, новый пользователь, который еще не «набил руку» в системе, тратит на обработку первички в 3 раза меньше времени.
  • Постраничная тарификация и несгораемый депозит. Например, при лимите 50 документов в месяц сервис обойдется в 675 рублей. Это дешевле, чем наем специалиста на эту задачу или оплата сверхурочных штатному бухгалтеру.
  • Конфиденциальность и безопасность. Сервис использует современные технологии шифрования, что обеспечивает высокую степень безопасности сведений на уровне банковских продуктов и систем банк-клиент.

До сдачи квартальной отчетности остались считанные дни.

Получите специальное предложение до 20 сентября и оцените скорость автоматической загрузки первичной документации!
 

Подключить сервис в Инфостарт


Автор:
Руководитель отдела сервисов


Комментарии
В избранное Подписаться на ответы Сортировка: Древо развёрнутое
Свернуть все
1. rusmil 262 10.09.21 10:31 Сейчас в теме
А сколько стоит-то это удовольствие не написали?
2. ekandyba 7 10.09.21 11:52 Сейчас в теме
(1) Стоимость сервиса зависит от количества документов. Есть различные тарифы по пакетам , которые не ограничены сроком использования, а лимитируются только количеством страниц.
На странице сервиса Вы можете ознакомиться со стоимостью и заказать пробный период.
В новости также присутствует данная ссылка .
3. logdog 11.09.21 21:28 Сейчас в теме
Базовый и профи... в чем разница ....
Какие 675р. в статье, если по ссылке 48 тысяч ?
5. ekandyba 7 13.09.21 15:36 Сейчас в теме
(3) В статье указано "при лимите 50 документов в месяц сервис обойдется в 675 рублей" Именно при этом ограничении сервис будет стоить столько.
Т.к. преимущественно клиентам требуется значительно большее количество документов, есть два популярных тарифа Базовый с лимитом в 3000 страниц и Профи с лимитом в 6000 страниц . Именно они и опубликованы на странице описания сервиса.
Обращаю еще раз внимание, что ограничения только в количестве страниц, но не сроке пользования сервисом.
Если требуется иное количество документов, наши менеджеры рассчитают индивидуальное предложение под каждый отдельно взятый запрос.
8. logdog 14.09.21 15:18 Сейчас в теме
(5) а если нужно 100 (150 ... 200) документов .... как увидеть градацию количество документов - цена. Спасибо!
4. Gilev.Vyacheslav 1910 12.09.21 22:56 Сейчас в теме
заголовок мошеннический
как вы считали в десять раз
почему не в 9 или 11?
6. user895038 13.09.21 16:30 Сейчас в теме
у нас до 1000 документов в месяц, цена на такие услуги в интернете от 9 до 11р.(до 14 у некоторых)/документ, что составляет примерно 11т.р/месяц против 27т.р. или 48т.р. у данного сервиса
P.S.
ага, увидел, что 27т.р. это для 3000
А за 1000 документов сколько?
7. ekandyba 7 13.09.21 16:38 Сейчас в теме
(6) Правильно ли я поняла из написанного Вами, что 11 000 рублей это ежемесячная оплата ?
Давайте посчитаем.
Даже беря в расчет минимальную указанную Вами стоимость в 9 руб за 1 документ , мы получаем 9000 руб в месяц.
В год , при расходе 1 000 документов в месяц , мы получаем 12 000 документов ,что равняется по минимально указанной Вами цене 108 000 руб.
Наше предложение значительно выгоднее.
48 000 рублей это стоимость за 6 000 документов и без ограничения по времени использования . Т.е. Вы можете их потратить за 6 месяцев, за 8 мес или за год , это не имеет значения, цена та же .
Таким образом, при Вашем расходе мы получаем те же 12 000 документов за 96 000 рублей, что уже выходит выгодней на 12 000 рублей.
11. XAKEP 04.10.21 18:02 Сейчас в теме
(7)
Давайте посчитаем

ABBYY FineReader
обработка , сделанная 1с-ником под заказ

и никаких абонплат, интернетов и сюрпризов
9. laperuz 46 16.09.21 04:45 Сейчас в теме
Добрый день!
Хотелось бы видеть сравнение по возможностям/качеству с типовым решением от 1С, которое встроено в БП.
10. GeKo 25.09.21 19:30 Сейчас в теме
А есть коробочное решение?
Оставьте свое сообщение

См. также

Успейте до повышения цены: бронируйте участие по выгодным тарифам

Новость Aнализ&Управление Мероприятия

С 1 апреля запланировано изменение цен на участие в конференции «Анализ и Управление в ИТ-проектах». Публикуем таблицу с новой стоимостью на билеты и рассказываем, что нас ждет на конференции.

сегодня в 11:00    68    AnastasiaKl    0       

1

Объявляем сбор кейсов для баттла аналитиков

Новость Aнализ&Управление Мероприятия

Для конференции «Анализ и Управление в ИТ-проектах 2024» мы подбираем контент так, чтобы 70% приходилось на практические активности и только 30% – на теорию.

вчера в 15:00    316    user997184    0       

16

Научитесь работать в системе «1С:Аналитика» на курсе от Инфостарта

Новость Обучение

9 апреля стартует онлайн-курс по изучению возможностей и получению навыков работы в системе «1С:Аналитика». Курс подойдет пользователям 1С:Предприятие, которые уже имеют определенный опыт работы с различными прикладными решениями на платформе.

вчера в 14:00    247    AnastasiaKl    0       

15

ЭПД в «Мастер ТТН»: электронная транспортная накладная с автозаполнением реквизитов на основании реализации

Новость Маркетплейс ЭДО

В расширении «Мастер ТТН» появилось дополнение для формирования электронной транспортной накладной (ЭТрН) и отправки данных через оператора ЭПД «Калуга Астрал» по клиентскому API.

вчера в 12:09    216    Olga_Amelchenkova    0       

2

Завершение сеансов и назначение каталогов для хранения данных сервисов кластера – новое для админов в 8.3.26

Новость Зазеркалье

Официальный технологический блог «Заметки из Зазеркалья» опубликовал анонс новых возможностей технологической платформы 1С 8.3.26. На этот раз – хорошие новости для тех, кто занимается администрированием систем 1С:Предприятие.

вчера в 09:36    273    ЕленаЧерепнева    0       

1

Грандиозная распродажа на Инфостарт.Маркетплейс: с 25 марта по 7 апреля

Новость Маркетплейс

С 25 марта мы запустили распродажу на Инфостарт.Маркетплейс. Решение со скидкой до 50% можно выбрать для самых разных задач: от интеграции с маркетплейсами до инструментов разработчика. Рассказываем об условиях акции и о том, как воспользоваться специальным предложением.

26.03.2024    329    user997184    0       

4

Вышла Java 22

Новость ИТ-Новость Языки программирования

Выпущена общедоступная версия JDK 22, построенная на эталонной реализации Java SE. Готовые к использованию дистрибутивы под лицензией GPL уже доступны в рамках открытого проекта OpenJDK.

26.03.2024    297    VKuser24342747    0       

1

Станьте партнером конференции «Анализ и Управление в ИТ-проектах»: осталось всего 3 места!

Новость Aнализ&Управление Мероприятия

До конференции «Анализ и Управление в ИТ-проектах» осталось всего два месяца и всего три места для того, чтобы стать партнером мероприятия. Сегодня расскажем, какие преференции и «плюшки» получают наши партнеры.

26.03.2024    273    user997184    0       

15

17 апреля стартует комплексный курс по управлению ИТ-проектами от Марии Темчиной

Новость Обучение Руководитель проекта

Директор по проектам Инфостарт Мария Темчина, приглашает на Комплексный курс по управлению ИТ-проектами «3 в 1». Вы научитесь успешно руководить масштабными проектами в любом окружении (Водопад, Agile, гибридные подходы).

25.03.2024    281    user997184    0       

0

Бесплатный вебинар по возможностям 1С-Коннект пройдет уже завтра

Новость Сервисы ИТС

26 марта, в 11:00 по МСК, приглашаем на онлайн-вебинар о новых возможностях и основном функционале сервиса «1С-Коннект». Узнайте, как настроить автоматизацию техподдержки, услуг и коммуникаций с помощью платформы.

25.03.2024    278    AnastasiaKl    0       

1

Настраиваемые заявления для 1С:Кабинета сотрудника: доступно для типовых конфигураций

Новость Сервисы ИТС

Собственные настраиваемые шаблоны документов для сервиса 1С:Кабинет сотрудника можно создавать в 1С:БП 3.0.149, ЗУП 3.1.27.170 и ERP/КА 2.5.16.84. Рассказываем, как использовать эту возможность.

22.03.2024    626    ЕленаЧерепнева    0       

15

Большое интервью про стажеров: что делать, если ты решил «войти в ИТ» и выбрал 1С

Новость Сообщество

Представьте ситуацию: вы недавно окончили технический вуз или курсы по 1С-разработке. Кажется, что пора получать профиты и зарабатывать, но куда податься без опыта? Самый очевидный вывод – стажировка.

22.03.2024    989    user997184    7       

16

Подводим итоги первого тура голосования и объявляем докладчиков-финалистов

Новость Aнализ&Управление Мероприятия

С 27 февраля по 19 марта прошел 1 тур голосования за доклады конференции «Анализ и Управление в ИТ-проектах». Модераторы рассмотрели 250+ заявок: проводили собеседования с докладчиками, уточняли тезисы и оттачивали каждую, прежде чем выпустить «в эфир».

22.03.2024    772    user997184    0       

16

Обновленный курс по работе с 1С:Аналитика: старт 9 апреля

Новость Обучение Программист

На онлайн-курсе «Работа с 1С:Аналитика» мы изучим возможности системы – составной части платформы «1С:Предприятие» и получим практические навыки по работе с ней.

22.03.2024    481    AnastasiaKl    0       

2

Бесплатный вебинар: Как опубликовать решение в Базе знаний Инфостарт

Новость Сервисы ИТС

Продолжаем рассказывать о том, как работать с Базой знаний и 1С-Store. 17 апреля в 11:00 МСК приглашаем на бесплатный онлайн-вебинар от Инфостарт.Сопровождение 1С, где мы расскажем, как правильно создавать, оформлять решения или статьи.

22.03.2024    434    AnastasiaKl    2       

16

Интеграция с ГИИС ДМДК: применение УТМ скоро станет обязательным

Новость Маркетплейс Маркировка Новый релиз Обзор готовых решений

До сентября 2024 года планируется обязать участников оборота использовать УТМ при продаже ювелирных изделий в розницу. Рассказываем, как задачи по интеграции с ГИИС ДМДК с использованием УТМ реализованы в продуктах 1С.

21.03.2024    885    user1915669    0       

15

Что нового в сервисах 1С: обзор актуальных обновлений

Новость Сервисы ИТС

Возможности решений 1С, с которым работает пользователь, сейчас определяются не только платформой и конфигурацией, но еще и набором подключенных к информационной базе сервисов. Расскажем о последних обновлениях сервисов 1С.

20.03.2024    1741    ЕленаЧерепнева    1       

1

Новая редакция 1C:PM Управление проектами 5.0 и снятие с продаж 1С:УПО на обычных формах

Новость

Фирма «1С» обновила линейку решений для управления проектами – из прайс-листа была исключена устаревшая конфигурация «1С:Управление проектным офисом», а актуальное решение «1C:PM Управление проектами ПРОФ» обновлено до редакции 5.0.

20.03.2024    724    ЕленаЧерепнева    0       

1

28 марта – старт продвинутого курса по управлению ИТ-проектами

Новость Обучение Руководитель проекта

Если у вас уже есть опыт проектного управления, но не хватает знаний и компетенций, чтобы систематизировать свои навыки и руководить масштабными проектами, записывайтесь на продвинутый курс по «классическому подходу» управления.

20.03.2024    656    AnastasiaKl    0       

15

Подписывайтесь на ТГ-канал «Анализ и Управление в ИТ-проектах» и выигрывайте призы

Новость Aнализ&Управление Мероприятия

Инфостарт объявляет розыгрыш призов для всех подписчиков телеграм-канала конференции «Анализ и Управление в ИТ-проектах». Подписывайтесь на канал, участвуйте в розыгрыше и будьте в курсе всех самых актуальных новостей конференции.

19.03.2024    719    AnastasiaKl    0       

15

21 марта – бесплатный вебинар по выгрузке данных из 1С в BI-аналитику

Новость Маркетплейс

На встрече поговорим о том, как автоматизировать работу по выгрузке данных из 1С для последующего анализа в BI-системах. Поможет нам в этом специальный инструмент – «Экстрактор 1С».

18.03.2024    917    user997184    0       

1

1С-Коннект как единое окно взаимодействия для сотрудников компании: корпоративная культура в эпоху удаленки

Новость Сервисы ИТС

1С-Коннект – готовое решение для автоматизации техподдержки со встроенным корпоративным мессенджером и возможностью удаленного подключения. Рассказываем об использовании 1С-Коннект и напоминаем, что 26 марта состоится вебинар по новым возможностям.

18.03.2024    1117    vikad    0       

17

Онлайн-курс по прототипированию интерфейсов в Figma начнется уже сегодня: успейте присоединиться

Новость Обучение

Сегодня, 18 марта, стартует онлайн-обучению по прототипированию интерфейсов 1С. На курсе потренируемся работать с Figma, нарисуем современный баннер, спроектируем командную панель и потренируемся давать обратную связь по прототипам.

18.03.2024    581    user997184    0       

2

«Оркестратор 1С» v2.2: парсинг технологического журнала, топология ландшафта 1С и облегченная версия оснастки

Новость Новый релиз Обзор готовых решений

В версии 2.2 продукта мониторинга и управления системами «Оркестратор 1С» появился модуль по разбору технологического журнала, форма для просмотра и отбора записей ТЖ, отчет по распределению событий ТЖ, а также отчет «Топология ландшафта 1С».

18.03.2024    1338    vikad    0       

18

19 марта – первое занятие по курсу «Использование Канбан Метода для управления потоком задач»

Новость Обучение

На тренинге научимся использовать Канбан Метод для организации эффективной работы и управления задачами в команде. Вы узнаете, как достигнуть равномерной и предсказуемой скорости в работе сотрудников и оправдать ожидания заказчика.

15.03.2024    676    user997184    1       

2