Принуждение контрагентов к обмену документами/данными в электронном виде
Доброго времени суток, коллеги.
Во первых строках, прошу прощения, если задаю вопрос не по адресу.
Задача: организовать обмен электронными документами (прайс-листами, ком.предложениями и прочее) с наиболее крупными поставщиками/клиентами для того, чтобы повысить прозрачность взаимоотношений (закупок/продаж). Т.е. хотим заставить поставщиков присылать нам (с определенной периодичностью или по запросу) в утвержденном формате файлы и далее их загружать в 1С:ДО/УПП в виде прайс-листов поставщиков, заказов поставкам/покупателей и прочее. В таком же формате хотим работать и с покупателями.
Вопрос: в каком соглашении и в какой форме (форма соглашения/договора) утвердить и подписать с контрагентом регламент обмена данными в электронном виде?
Пример:
Средних размеров компания (холдинг) имеет большой парк техники (легковые авто, грузовые авто, спец.техника, всего порядка 550 единиц) и естественно несет большие затраты на ремонт техники, закупку запасных частей и прочее.
Техника может ремонтироваться как своими силами (закупаются зап.части), так и отдаваться на сервис, все зависит от сложности ремонта.
Когда техника отдается в сервис на ТО или ремонт (плановый, вне плановый) по окончании ремонта, обычно сервисная компания выдает заказ наряд на работы, акт, накладные и прочее (в бумажном виде, документы как правило объемные). Именно эти документы хотим получать от поставщика в электронном виде и в заданном формате.
Когда ремонт производится своими силами, то предварительно запрашиваются прайс-листы (ком.предложения) и сравниваются цены. Прайс-листы так же необходимо получать от поставщиков в электронном виде и в определенном формате.
Соображения на этот счет:
1. На этапе заключения рамочного договора с поставщиком, в договоре или доп.соглашении, прописывать пункты по обмену данными в электронном виде.
2. Формат файлов описывать в отдельном регламенте, который так же подписывать с контрагентом и ссылка на которое, обязательно должна быть в договоре или доп.соглашении.
Хотел бы услышать опыт коллег на этот счет. Был ли у кого-то подобный опыт "принуждения контрагентов" к обмену данными в электронном виде? Стоит ли использовать ЭЦП при обмене данными (т.е. усложнять процесс)? На сколько жизнеспособна данная идея в отечественных реалиях? Может кто-то поделится формой соглашения по обмену документами в электронном виде.
Буду благодарен всем, кто поделится опытом/соображениями на озвученную тему. Спасибо.
Во первых строках, прошу прощения, если задаю вопрос не по адресу.
Задача: организовать обмен электронными документами (прайс-листами, ком.предложениями и прочее) с наиболее крупными поставщиками/клиентами для того, чтобы повысить прозрачность взаимоотношений (закупок/продаж). Т.е. хотим заставить поставщиков присылать нам (с определенной периодичностью или по запросу) в утвержденном формате файлы и далее их загружать в 1С:ДО/УПП в виде прайс-листов поставщиков, заказов поставкам/покупателей и прочее. В таком же формате хотим работать и с покупателями.
Вопрос: в каком соглашении и в какой форме (форма соглашения/договора) утвердить и подписать с контрагентом регламент обмена данными в электронном виде?
Пример:
Средних размеров компания (холдинг) имеет большой парк техники (легковые авто, грузовые авто, спец.техника, всего порядка 550 единиц) и естественно несет большие затраты на ремонт техники, закупку запасных частей и прочее.
Техника может ремонтироваться как своими силами (закупаются зап.части), так и отдаваться на сервис, все зависит от сложности ремонта.
Когда техника отдается в сервис на ТО или ремонт (плановый, вне плановый) по окончании ремонта, обычно сервисная компания выдает заказ наряд на работы, акт, накладные и прочее (в бумажном виде, документы как правило объемные). Именно эти документы хотим получать от поставщика в электронном виде и в заданном формате.
Когда ремонт производится своими силами, то предварительно запрашиваются прайс-листы (ком.предложения) и сравниваются цены. Прайс-листы так же необходимо получать от поставщиков в электронном виде и в определенном формате.
Соображения на этот счет:
1. На этапе заключения рамочного договора с поставщиком, в договоре или доп.соглашении, прописывать пункты по обмену данными в электронном виде.
2. Формат файлов описывать в отдельном регламенте, который так же подписывать с контрагентом и ссылка на которое, обязательно должна быть в договоре или доп.соглашении.
Хотел бы услышать опыт коллег на этот счет. Был ли у кого-то подобный опыт "принуждения контрагентов" к обмену данными в электронном виде? Стоит ли использовать ЭЦП при обмене данными (т.е. усложнять процесс)? На сколько жизнеспособна данная идея в отечественных реалиях? Может кто-то поделится формой соглашения по обмену документами в электронном виде.
Буду благодарен всем, кто поделится опытом/соображениями на озвученную тему. Спасибо.
По теме из базы знаний
Найденные решения
Самостоятельная разработка обмена дело нудное и конфликтное. Присмотритесь лучше в сторону готовых решений.
В атачменте пример соглашения.
В атачменте пример соглашения.
Прикрепленные файлы:
reglament.pdf
Остальные ответы
Подписаться на ответы
Инфостарт бот
Сортировка:
Древо развёрнутое
Свернуть все
(1) Vladimir_Konyrev,
есть соображение
что все умные и все умеют пользоваться "Excel-ем"
и каждый пользуется этим "Excel-ем" в своей неповторимой манере
--
поэтому довольно трудно будет мотивировать ВСЕХ под одну гребенку.
есть соображение
что все умные и все умеют пользоваться "Excel-ем"
и каждый пользуется этим "Excel-ем" в своей неповторимой манере
--
поэтому довольно трудно будет мотивировать ВСЕХ под одну гребенку.
(2)
На практике же мне приходилось не "принуждать", а
скорее "принуждаться" под требования крупных оптовиков,
вроде розничных сетей "Лента" и "Ашан":
1. Они каждому поставщику и поставляемой ими номенклатуре присваивают
собственные кода.
2. Также они навязывают поставщикам собственные печатные формы
накладных ТОРГ-12 и счет-фактур с обязательным указанием выше-упомянутых кодов.
На практике же мне приходилось не "принуждать", а
скорее "принуждаться" под требования крупных оптовиков,
вроде розничных сетей "Лента" и "Ашан":
1. Они каждому поставщику и поставляемой ими номенклатуре присваивают
собственные кода.
2. Также они навязывают поставщикам собственные печатные формы
накладных ТОРГ-12 и счет-фактур с обязательным указанием выше-упомянутых кодов.
Если это действительно крупный поставщик, то ориентирован он не только на вас и вряд ли будет специально гемороиться с вашим форматом фалов.
Другое дело, что Exсel вам скорее всего вышлют, и, думаю, об этом можно будет договориться. Пользоваться при этом ЭЦП - тоже ваше дело. На сколько прайс для вас является коммерческой тайной, на столько и шифруйте.
А вот стандартыми методиками загрузки из таблиц в 1С вполне можно из любого прайса подгружать, если так уж хочется в вашу систему(Создайте, регистр сведений или Документ с аналитикой по контрагент, номенклатуре, стоимости на дату) и загружайте в него прайсы. Если это будет один и тот же человек - на третий раз проблем уже не возникнет.
По опыту могу сказать, что автоматизировать этот процесс даже на 80% не получится. Всё течет - всё меняется, всегда будут нюансы.
Впрочем, будет довольно удобно, для менеджеров продажи/закупки, если прайсы будут в базе. Так же замечательные можно отчеты строить по ожидаемой марженальности)))
В любом случае, считаю, что всё это должно быть выполнено только на вашей стороне. Принуждениями вы вряд ли чего-то добьетесь. Вам всегда могут сказать "у нас нет людей, переводить наши прайсы в ваши форматы" и....они будут правы.
Другое дело, что Exсel вам скорее всего вышлют, и, думаю, об этом можно будет договориться. Пользоваться при этом ЭЦП - тоже ваше дело. На сколько прайс для вас является коммерческой тайной, на столько и шифруйте.
А вот стандартыми методиками загрузки из таблиц в 1С вполне можно из любого прайса подгружать, если так уж хочется в вашу систему(Создайте, регистр сведений или Документ с аналитикой по контрагент, номенклатуре, стоимости на дату) и загружайте в него прайсы. Если это будет один и тот же человек - на третий раз проблем уже не возникнет.
По опыту могу сказать, что автоматизировать этот процесс даже на 80% не получится. Всё течет - всё меняется, всегда будут нюансы.
Впрочем, будет довольно удобно, для менеджеров продажи/закупки, если прайсы будут в базе. Так же замечательные можно отчеты строить по ожидаемой марженальности)))
В любом случае, считаю, что всё это должно быть выполнено только на вашей стороне. Принуждениями вы вряд ли чего-то добьетесь. Вам всегда могут сказать "у нас нет людей, переводить наши прайсы в ваши форматы" и....они будут правы.
Самостоятельная разработка обмена дело нудное и конфликтное. Присмотритесь лучше в сторону готовых решений.
В атачменте пример соглашения.
В атачменте пример соглашения.
Прикрепленные файлы:
reglament.pdf
обычно сервисная компания выдает заказ наряд на работы, акт, накладные и прочее (в бумажном виде, документы как правило объемные). Именно эти документы хотим получать от поставщика в электронном виде и в заданном формате.
Написать внешнюю печатную форму, складирующую данные объекта в XML и отправляющую по e-mail или SOAP, несложно. Это при условии, что контрагент работает в 1С. Идентификатор контрагента можно зашить в код. Заодно можно печатать квиток для приложения к бумажным документам, со штрих-кодом, по которому в вашей базе можно вести поиск.
Это придется делать вам, причем бесплатно. При разработке формата ориентируетесь на свою конфигурацию, при переработке под очередного клиента просто меняете имена реквизитов объекта и идентификатор контрагента.
Далее, юридически значимый электронный документооборот осуществляется через оператора и с ЭЦП, выданной сертифицированным УЦ. ИМХО проще посадить специально обученного негра на сверку поступающих бумажных документов с данными, принятыми по электронным каналам связи. Соответственно, требуется некий реквизит подтверждения, без которого принятый по электронному каналу документ не будет проводиться.
Обязательно продумайте механизм корректировок и повторных приемов данных, порядок работы клиентской части при отсутствии связи.
Лента и Ашан - могут себе такое позволить, РЖД и ижеи с ним. А вот ладный кооператив "Рога & Копыта" будет послан в сад.
Задача вполне понятна. Вопросы очевидны. А цель-то какая? Увеличить скорость обмена документами, упростить их ввод в свою базу или тупо избавиться от макулатуры?
(9) baksin,
достижимо первое и второе.
на счет макулатуры - нереально
....
пока глобально всех не принудят хранить удостоверенные копии
счет-фактур на сервере налоговой полиции.
;)
---
единственный возможность ограниченного уменьшения объема макулатуры
- двухсторонняя печать, утвержденная приказом генерального.
достижимо первое и второе.
на счет макулатуры - нереально
....
пока глобально всех не принудят хранить удостоверенные копии
счет-фактур на сервере налоговой полиции.
;)
---
единственный возможность ограниченного уменьшения объема макулатуры
- двухсторонняя печать, утвержденная приказом генерального.
(14) Vladimir_Konyrev, в день снимается по одному стартмани. Поэтому если ставите 10 sm, то через 10 дней их не останется. Думаю сделано для того, чтобы тема не висела вечно в топе по вознаграждению за вопрос, а имела свой жизненный цикл, и автор постоянно подкидывал sm, чтобы сохранить ее в этом разделе.
(19) Rothschild, поставил автор 10 sm, сколько останется их на момент его желание кому-нибудь их отдать, столько тому и перепадет, остальное автор платит за продвижение своего вопроса в блоке вопросов за вознаграждение. Своего рода реклама.
Работаем с большим количеством дистрибуторов по программе электронного обмена документами от edisoft. (Это не реклама - таких разработок сотни. выбирайте на свой вкус.)
Нареканий нет.
Все довольны.
В договоре поставке есть пункт - обязательный обмен документами через электронную систему. Всех устраивает.
Нареканий нет.
Все довольны.
В договоре поставке есть пункт - обязательный обмен документами через электронную систему. Всех устраивает.
Если еще актуально.
На сайте ИТС в разделе Лекторий есть материалы посвященные обмену электронными счетами-фактурами. Том очень подробно описаны все этапы, законодательная основа и способы решения. Обратите внимание не только на последние лекции, но и на самые первые. Там же, если не ошибаюсь были и образцы соглашения об обмене. Оно может быть как отдельным документом, так и в составе договора с контрагентом. Если вы работаете с 1С, то там освещался вопрос установки соответствий номенклатуры.
Если уже решили вопрос, поделитесь впечатлениями и опытом, пожалуйста
На сайте ИТС в разделе Лекторий есть материалы посвященные обмену электронными счетами-фактурами. Том очень подробно описаны все этапы, законодательная основа и способы решения. Обратите внимание не только на последние лекции, но и на самые первые. Там же, если не ошибаюсь были и образцы соглашения об обмене. Оно может быть как отдельным документом, так и в составе договора с контрагентом. Если вы работаете с 1С, то там освещался вопрос установки соответствий номенклатуры.
Если уже решили вопрос, поделитесь впечатлениями и опытом, пожалуйста
1. Без ЭЦП это уже не документооборот в принципе. Если вы хотите использовать только электронный документооборот, то без ЭЦП не обойтись и придется принуждать контрагентов заводить себе тоже (а это от 6-12К руб в год)
2. Формат всех ваших документов может быть любой, в том числе можно использовать регламентные формы документов.
Если сея процедура прежде всего нужна Вам, то придется закупать для всех ЭЦП и раздавать контрагентам, при этом уговорить их действовать по новому регламенту будет не так трудно. А вот мотивировать оплачивать ЭЦП каждый год самостоятельно будет куда сложнее.
2. Формат всех ваших документов может быть любой, в том числе можно использовать регламентные формы документов.
Если сея процедура прежде всего нужна Вам, то придется закупать для всех ЭЦП и раздавать контрагентам, при этом уговорить их действовать по новому регламенту будет не так трудно. А вот мотивировать оплачивать ЭЦП каждый год самостоятельно будет куда сложнее.
Внимание! Тема сдана в архив
Для получения уведомлений об ответах подключите телеграм бот:
Инфостарт бот