Как организовать оформление исходящего письма в 1С:Документооборот

Начинаю осваивать 1С:Документооборот. Возник такой вопрос.
У любого сотрудника организации есть доступ в 1С:ДО. Соот. у них может возникать потребность отправлять письма в другие организации.
В этом случае как в ДО организовать такой процесс.
Я это вижу таким образом.
В справочнике файлы создаю папки для каждого пользователя с соотв. правам.
Пользователи на основании шаблона в этих папках создают предварительные письма.
Далее на основании файла создают комплексный процесс.
В этом процессе должны быть следующие шаги: 1. Согласование (содержание письма, сумм и др.) 2. создание исходящего письма и регистрация 3. ознакомление об отправлении письма.
Поделитесь опытом как это обычно делается.