Избавиться от иллюзии исключительности
Итак, Вы на предприятии. Вы здесь впервые и Вас видят в первый раз. Скорее всего, к Вашему приходу никто заранее не готовился. Конечно руководство компании в курсе, что должны приехать какие-то специалисты для обследования, но не ждите особо фанфар и восторженных криков. Оставьте иллюзию, что Вы представители наикрутейшей компании с огромным штатом сотрудников и наличием сертифицированных специалистов в количестве сто пятьсот человек. Не ждите, что к Вам бросятся со словами: «спасители Вы наши, спасибо что приехали, до конца цикла жизни нашей компании будем Вам благодарны. Помогите справиться с нашими проблемами».
Главная Ваша задача - понять с чем Вам придется иметь дело и примерно прикинуть вклад данного проекта в свою карму и связанные с его реализацией затраты своего времени. Также неплохо было бы заранее озаботится тем, чтобы мысленно представить в своем портфолио логотип данной компании. Надо же будет, о чем-то рассказывать своим внукам и желательно с картинками.
Перед поездкой к клиенту
Вы должны заранее подготовить необходимый инструментарий для проведения обследования:
- фотоаппарат (но надо обязательно спросить разрешение у руководства клиента на фотографирование)
- диктофон (я использую Ipad с программой «АудиоБлокнот»)
- бумага формата А4
- жесткая подложка для бумаги (чтобы можно было при ходьбе делать записи)
- карандаш (возможно Вам придется писать на стене)
- ручка
- визитки (обязательно. Не будьте лохом, у Вас же сто пятьсот спецов. Соответствуйте уровню своей компании, которая имеет высокий рейтинг)
- деловой стиль одежды (костюм - если Вы пацан, строгая одежда - если Вы прекрасная девушка). Для незамужних девушек рекомендация - не так быстро, проект же только начался. У Вас еще будет возможность показать свои таланты.
- духи, туалетную воду и прочие запахи лучше не использовать - достаточно просто принять душ перед походом к клиенту (возможно вы будете разговаривать с сотрудницами клиента и если у них очень чувствительные носики, то лучше не подставляться)
- сладости (небольшие коробки конфет в знак начала сотрудничества - для рядовых сотрудников отделов)
Первый контакт - с руководством
Итак, первым делом Вы встречаетесь с самым главным человеком на предприятии. Еще раз объясняете цель своего присутствия: «нам необходимо понять, как работает Ваша компания изнутри. Для этого мы будем рады возможности провести небольшие интервью с ключевыми сотрудниками Вашего предприятия. Это не займет у них много времени. Интервью с одним сотрудником длится примерно 20-60 минут. Это даст первичное понимание деятельности Вашей компании. Также просим Вас организовать экскурсию по производству».
Отлично, первый этап пройден. Вы составили список ключевых сотрудников и график встреч с ними. Под ключевыми сотрудниками понимаются руководители отделов (департаментов), которые так или иначе будут иметь отношение к Вашему проекту. На данном этапе Вы еще не знаете, кто из них будет заинтересованным лицом, а кто нет, кто будет Вам помогать, а кто будет мешать. Это Вы узнаете позже.
Моя рекомендация такая - на первичное интервью идти самим. Не надо вместо себя посылать консультантов или, не дай бог, стажеров. Первый этап - самый важный. Консультантов Вы будете привлекать позже. Иначе может произойти ситуация при которой консультант настолько увлечется проблемами одного подразделения, что упустит важные моменты. Или его загрузят настолько, что он просто подаст заявление Вам на стол.
Интервью с руководителем отдела
Не пугайтесь, даже если этот человек настолько известен, что Вы читаете о нем в газете. Главная Ваша задача - это слушать. Ни в коем случае не доказывать, не грузить терминами 1С, не приводить в пример ранее выполненные проекты. Желательно вообще дистанцироваться от платформы 1С. Вы изучаете процесс. Обязательно спросите его разрешение о ведении аудозаписи. По ходу разговора делайте пометки на листе бумаги. Сам процесс интервью проходит в три этапа:
- введение (вы объясняете, зачем Вы на предприятии, в чем Ваша цель, определяете длительность интервью. Делаете подстройку под собеседника. Начните с позы, Ваша поза должна зеркалить собеседника. Если есть возможность, постарайтесь чтобы Вас не разделял стол. Идеальный вариант - кресла под небольшим углом друг другу.) Занимает 5-7 минут.
- рассказ о сути работы отдела (просите, чтобы Вам рассказали в свободной форме о сути работы отдела и выполняемых функциях. Вы слушаете и молчите. Делаете пометки. Это займет примерно 5-10 минут. Зависит от говорливости Вашего собеседника)
- Вопросы (Ваша главная проблема в том, что Вы можете не знать терминологии данной отрасли и специфики ее работы. Ничего страшного. Затем Вы и приехали, чтобы понять. Скорее всего, Вас начнут проверять насколько Вы эксперт и в теме ли особенностей бизнеса в данной отрасли - тонкий момент, не пытайтесь говорить ихними терминами, если Вы их еще не знаете. И тем более не пытайтесь грузить своими терминами - регистры, объекты, ТЗ, ХЗ, РП, PMI, Agile и прочие слова. Чем более простой язык - тем лучше. Не используйте в своей речи слова другого языка. Не умничайте. Если Вы услышали незнакомый термин или что-то Вас в словах собеседника насторожило - не стесняйтесь, спрашивайте. Пусть объяснит. Пытайтесь различать «красивую картинку» и «реальную картинку». Дело в том, что при разговоре с Вами, Вам будут рассказывать как все замечательно и хорошо. По крайней мере, это звучит хорошо. Это не Ваш хлеб. Если бы на предприятии было бы все хорошо, то Вы бы сейчас тут не сидели. Нет предприятий без проблем, есть недообследованные. Когда проведете несколько интервью на данном предприятии, Вы сможете увидеть ряд несоответствий в «показаниях» руководителей отделов. Вот это уже Ваш хлеб. Вам необходимо фокусировать свое внимание на жалобах собеседника. На неудобствах для него. На конфликтах интересов его с другими руководителями отделов. Это все, т.н. симптомы проблемы. Их берем на карандаш. Ниже пример таких симптомов и вывод после их анализа)
И вот вы аккуратно проводите все интервью и постепенно Вы начинаете понимать. Главная ошибка - это фокусировка на отдельных, знакомых Вам по предыдущим проектам, проблемам. Ваша цель - выявить симптомы проблем. Дальнейший анализ, даст Вам понимание.
Сколько нужно времени на интервью с ключевыми сотрудниками? Давайте считать. Предположим, что на одно интервью Вы затрачиваете 1 час. Это время на перемещение между отделами, на подготовку, на рукопожатие и знакомство. Таким образом за рабочий день Вы сможете провести 5-6 интервью. Вам же надо еще и обедать и отдыхать от потока новой информации. Таким образом, для предприятия с количеством подразделений от 10 до 15, Вам понадобится на этапе полевого обследования 2 дня. Плюс еще 3-5 дней на анализ и оформление. Это при наличии опыта, при его отсутствии - вводите коэффициент = 3.
Анализ собранной информации
Какую информацию Вы должны собрать на этапе полевого обследования? Предлагаю следующие разрезы анализа:
- Характеристика объекта обследования (не надо переписывать с сайта клиента раздел «о компании». Клиент это и так знает, а ценности Вам это не добавляет.)
- Анализ организационной структуры (если документ «организационная структура» имеется - отлично, если нет - Вам надо будет его самим составить)
- Анализ производственного процесса (очень грубо, только первый уровень этапов, надо понять цепочку от заказа до готовой продукции, без детализации - на это Вы запланируете время позже)
- Анализ информационной структуры (надо понять, что у клиента есть из ИТ-примочек)
- Анализ действующей информационной системы (с помощью чего и как они ведут учет своей деятельности в ERP-системе, постараться выявить «зоопарк» систем)
- Анализ симптомов проблем в разрезе подразделений (это самый важный раздел - его Вы формируете на основе своих наблюдений, анализа интервью, анализа косвенный факторов)
- Анализ психологического климата (смотрим, что у сотрудников на столах стоит, какие картинки повешены на стенах, какие приказы висят на досках объявлений - пример такого приказа ниже. Как люди общаются с Вами, на что жалуются)
данный список не полный - Вы можете дополнять его другими видами анализа. Но учтите, это увеличивает трудоемкость обследования.
Формулировка целей проекта
После проведенного анализа, у Вас на руках ряд выводов или заключений. На данном этапе надо попытаться для каждого вывода сформулировать цель по методике SMART. Каждая цель должна получить свой код. В результате Вы получите примерно такую таблицу:
Цели сформулированы, но их очень много. Что с ними делать? Правильно, необходимо прогнать их через фильтры для определения приоритета каждой. На фото ниже показана методика оценки целей проекта по двум факторам (срочность, важность).
Но Вы можете дополнительно прогнать и по другим методикам. Мне, например, очень нравится методика при которой каждая цель сравнивается с другими целями и если при сравнении двух целей она кажется Вам приоритетней, то она получает один балл. Далее подсчитываете сколько баллов получила каждая цель и выводите приоритет. Опять таки, контролируем свое время и трудоемкость - не увлекаемся процессом исследования.
Теперь строим целевую модель проекта. Строки - это приоритет, колонки - логические этапы. Разносите цели в построенную матрицу. Получаете примерно такой результат:
Технико-коммерческое предложение
Вы сделали свою работу. Дальше пытаетесь сделать 3 концепции автоматизации, фактически, Вы определяете границы будущего проекта, путем включения в него целей из целевой модели.
Дальше со своей стороны как эксперта, вы рекомендуете для дальнейшей проработки некую концепцию. Описываете ограничения проекта, которые Вы накладываете помимо целевой модели. Делаете план-график (грубый), расписываете ресурсы и накладные расходы. Заранее ставите клиента в известность о требованиях к функционированию будущей системы. Описываете как Вы будете выполнять проект и какие документы Вы будете готовить. Определяете требования к заказчику. Делаете итоговое заключение.
Файлы-приложения к данной статье:
- Аудиозапись интервью с руководителем конструкторского отдела
- Аудиозапись интервью с руководителем технологического отдела
- Схемы анализа в формате .vsd (для MS Visio)
- Картинка «Орг. структура»
- Отчет по результатам экспресс-обследования