Этапы проекта по внедрению учетной системы. Чек-лист.

13.12.17

Бизнес-анализ

Внедрение системы учёта — это проект. За время работы у меня сформировалась памятка по этапам, присущим любому проекту. Эта памятка будет полезна как для организаций, внедряющих учётные системы, так и для внутренних специалистов предприятий.

Цветом выделены работы, которые выполняет заказчик.

 

1. Консультации
1.1. Сбор и систематизация жалоб и пожеланий заказчика.
1.2. Определение ответственного за проект со стороны заказчика.
1.3. Определение ответственного за проект со стороны исполнителя.
1.4. Организация рабочей группы, включающей представителей заказчика и исполнителя.
1.5. Согласование рабочих инструментов (программ) по проекту: для структурирования накопленной информации (MindManager), для моделирования бизнес-процессов (Bizagi BPM), для моделирования интерфейсов (NinjaMock), для составления технического проекта (Google docs или Tomsplanner), для оперативного решения вопросов (e-mail).
1.6. Определение вида обновляемого учёта: управленческий, регламентированный, налоговый, ГОЗ, МСФО.
1.7. Определение разделов обновляемого учёта: бухгалтерия, зарплата, кадры, склад, продажи, закупки, бюджетирование, производство, оборудование и т. д.
1.8. Определение особенностей учёта: если логистика, то РАУЗ или партионный учёт; если производство, то дискретное или процессное.

 

2. Аудит
2.1. Обеспечение доступа в существующие у заказчика учётные программы.
2.2. Обследование текущей ситуации. Описание текущих бизнес-процессов.
2.3. Выработка и описание бизнес-процессов «Как должно быть».
2.4. Определение задействованных в выработанных процессах пользователей и участников .
2.5. Определение причин и целей смены/внедрения учётной системы 1С.
2.6. Определение показателей завершения проекта.
2.7. Определение показателей успешности/окупаемости проекта. Прогнозирование методов увеличения доходов/прибыли.
2.8. Фиксация текущих показателей учёта: доходы, прибыль, оборачиваемость, длительность на отражение тех или иных операций, длительность предоставления отчётов, длительность простоев оборудования и т.д.. Всё, что может быть улучшено за счёт внедрения. Выявление особенностей учёта. Сбор статистики существующей работы.
2.9. Выявление критических аспектов учёта: невозможность задержки расчета и выплаты зарплаты, обмен информацией с банками и т.д.

 

3. Проектирование
3.1. Подбор ПО: SQL-сервер, платформа и конфигурация 1С.
3.2. Установка демонстрационной конфигурации выбранного ПО.
3.3. Обеспечение доступа к демонстрационной конфигурации всех заинтересованных лиц.
3.4. Техническое и методическое тестирование конфигурации.
3.5. Моделирование описанных бизнес-процессов «Как должно быть» в демонстрационной конфигурации на типовом функционале.
3.6. Определение потребностей в адаптации конфигурации под специфику заказчика.
3.7. Подбор аппаратного решения исходя из метода хранения базы данных, количества пользователей, нагрузки на систему.
3.8. Составление технического задания на проект.
3.9. Составление технического проекта — описание методов реализации технического задания с разбиением на стадии и этапы.
3.10. Расчет затрат и сроков на реализацию проекта.
3.11. Определение в структуре затрат премиальной доли участников и исполнителей со стороны заказчика.
3.12. Определение состава команды.
3.13. Определение приоритетов в работе исполнителей со стороны заказчика. Проект — это дополнительная нагрузка на уже существующих работников, с которых ни кто не снимал обычных обязанностей.
3.14. Создание приказов на формирование рабочей группы и участников проекта.
3.15. Определение порядка ввода в эксплуатацию видов и разделов обновляемого учёта. Разом всё не переварить. Например, сперва регламентированный учёт, а уж потом только МСФО. Сперва бухгалтерия, потом зарплата, затем производство.
3.16. Определение методов приёмки работ.
3.17. Подготовка договора.

 

4. Техническая и методическая подготовка
4.1. Закупка и ввод в эксплуатацию аппаратной части.
4.2. Закупка и установка лицензионного ПО.

4.3. Настройка резервирования баз данных.
4.4. Обеспечение защиты информации.
4.5. Определение прав доступа и ролей пользователей.
4.6. Заполнение базовой справочной информации: учетная политика, пользователи, настройка счетов учёта номенклатуры, статей затрат, номенклатурных групп, настройка закрытия месяца, прочие настройки программы, организации, кассы, склады, банки.
4.7. Подготовка рабочих мест пользователей: аппаратная и программная, настройка печати, настройка основных отчётов, значений для подстановки по умолчанию.
4.8. Подготовка данных для переноса и первичного заполнения базы данных.
4.9. Доработка ПО или создание внешних модулей. Разработка инструментов ввода справочных данных и остатков из существующих учётных систем.
4.10. Перенос и заполнение справочной информации.
4.11. Перенос и заполнение остатков.
4.12. Проверка перенесённых данных.
4.13. Создание копии базы данных для проведения тестирований и самостоятельного обучения сотрудников. Обеспечение доступа заинтересованных к тестовой базе.
4.14. Самостоятельно общее освоение программы заказчиком: видеокурсы, книги, статьи интернет.
4.15. Моделирование рабочих ситуаций на реальных данных в тестовой базе. Выявление ошибок и отклонений методологии.
4.16. Специализированное обучение наиболее квалифицированных специалистов заказчика, которые смогут передать накопленные знания остальным сотрудникам. На этом этапе ещё не возможно подготовить конкретные инструкции, так как всё может быть изменено.

 

5. Ведение учёта
5.1. Ведение учета, выявление и систематизация отклонений. Набор истории операций в базе данных.
5.2. Технический контроль работоспособности системы по закрытию первых отчётных периодов.
5.3. Оценка пробелов в знаниях сотрудников заказчика и в функционале программы.
5.4. Адаптация программы под специфику учёта. Оптимизация работы пользователей.
5.5. Проведение нагрузочных тестов на базу данных и сеть.
5.6. Подготовка справочно-методических материалов и рабочих инструкций.
5.7. Организация общедоступного хранилища справочно-методических материалов и инструкций.
5.8. Непосредственное руководство на местах и проведение оперативных совещаний по организации работы. Активное применение отчётности системы для анализа состояния работ и достижения заявленных целей проекта.
5.9. Премирование и мотивация персонала.

 

6. Заключительный этап
6.1. Систематизация обратной связи по прошествии нескольких месяцев работы системы и закрытия отчётных периодов.
6.2. Корректировка бизнес-процессов «Как должно быть» с учётом полученной обратной связи.
6.3. Актуализация технического задания и технического проекта. Заключение дополнительных соглашений на адаптацию программы под новые условия.
6.4. Адаптация программы под специфику учёта. Оптимизация работы пользователей.
6.5. Дополнение должностных инструкций сотрудников заказчика.
6.6. Подготовка приказов о вводе системы в эксплуатацию и изменению должностных инструкций сотрудников.
6.7. Создание инструментов и отчётов, позволяющих определить достижение показателей завершения проекта. Подготовка отчёта о достижении показателей.
6.8. Создание инструментов и отчётов, позволяющих увеличить доходы/прибыль заказчика. Сопоставление текущих показателей деятельности с зафиксированными показателями из пункта 2.8.
6.9. Подписание документов, закрывающих работы по договору.

 

Если вам предстоит проект, подойдите к его подготовке, опираясь на перечисленный список этапов. Всё что надо, это распечатать его и отмечать галочками, какие этапы вы уже проработали. Так вы подстрахуете себя от неучтённых работ и сможете увидеть все подводные камни. Каким бы крупным или маленьким проект ни казался, чтобы он не остался на уровне школьной поделки, следует проработать гораздо больше шагов, чем установка программы и перенос остатков.

Непонятные пункты готов обсудить в комментариях.

проект инструкция внедрение этапы стадии руководство

См. также

Как реорганизовать работу проектного департамента, чтобы быть №1

Внедрение изменений Бесплатно (free)

Методики быстрореагирующего производства и QRM-ячейки применимы не только к станкам, но и к проектным командам. О том, как за счет разделения проектного офиса на многофункциональные QRM-ячейки обеспечить равномерную загрузку работу сотрудников, вырасти в два раза и существенно повысить лояльность заказчиков и коллектива, пойдет речь в статье.

14.02.2024    556    0    user1270271    2    

7

Управление ожиданиями на проекте

Работа с заинтересованными сторонами Бесплатно (free)

Каждый человек, который включается в проект после согласования контура автоматизации, имеет свое внутреннее понимание того, как должна работать система. О том, как определить в проекте ключевых функциональных специалистов и конкретные цели, поддерживать открытость при взаимодействии с заказчиком и передать проект на сервисное сопровождение, расскажем в статье.

08.02.2024    452    0    izybaevda    0    

5

Как внедрить 1С:ERP за 2 года и не сойти с ума

Анализ предметной области Анализ потребностей и поиск решений Внедрение изменений Бесплатно (free)

Для руководителей подразделений новые проекты вызывают желание получить максимальный эффект от реализации идей, а также опасения, верно ли выбран ориентир нововведений. О том, как справиться с трудностями, дойти до цели и внедрить 1С:ERP на производственном предприятии, ежедневно выпускающем десятки тысяч единиц готовой продукции, расскажем в статье.

30.01.2024    6698    0    user1578851    16    

16

Свободное программное обеспечение в крупной компании – миф или реальность? Как мы переводили 2500 пользователей на Linux

Внедрение изменений Бесплатно (free)

Переход на свободное программное обеспечение – серьезное испытание и для бизнес-пользователей, и для ИТ-подразделения. Нужно учесть много факторов, найти компромиссы и поменять привычки. О «пяти стадиях принятия неизбежного» и успешном преодолении трудностей при переводе ИТ-инфраструктуры автодилерских центров на Linux расскажем в статье.

29.01.2024    2417    0    user1063453    2    

5

Зачем нужны аналитики на проектах автоматизации

Анализ потребностей и поиск решений Бесплатно (free)

Исторически сложилось так, что аналитик 1С многими воспринимается как вечный падаван, который обеспечивает разработчиков информацией, а пользователей – инструкциями. Не согласимся с таким подходом и на примере реального кейса покажем, почему именно аналитик должен стать лидером проекта автоматизации.

18.01.2024    1590    0    user1754524    19    

12

Радио "Аналитик", 7 выпуск 2 сезона. Про работу аналитика с бизнесом и повышение бизнес-компетенций с Константином Семёновым

Анализ предметной области Работа с заинтересованными сторонами Анализ потребностей и поиск решений

В седьмом выпуске второго сезона подкаста Радио “Аналитик“ поговорили о том, что такое бизнес-компетенции, для чего они нужны аналитику, к чему может привести их отсутствие и как их развивать.

28.11.2023    414    0    Radio_Analyst    0    

2

Радио "Аналитик", 4 выпуск 2 сезона. Про решение проблем с Анастасией Московкиной

Анализ потребностей и поиск решений

В четвертом выпуске второго сезона подкаста Радио “Аналитик“ поговорили, как анализировать и приоритизировать проблемы, как работать с неопределенностью и решениями, которые приняли без нас.

17.10.2023    357    0    Radio_Analyst    0    

2
Комментарии
В избранное Подписаться на ответы Сортировка: Древо развёрнутое
Свернуть все
1. gradi 5 05.12.17 16:42 Сейчас в теме
Спасибо за столь подробный перечень.
oninfostart; МимохожийОднако; YanTsys; +3 Ответить
2. guy_septimiy 06.12.17 10:17 Сейчас в теме
кажется что пункт 2.5 Определение причин и целей смены/внедрения учётной системы 1С.должен стоять в самом начале. по номером 0.
rpgshnik; BurlakovIvan; Gluk_1C; +3 Ответить
3. Vikki-di 380 07.12.17 08:51 Сейчас в теме
(2) Если начать с целей, то по мере проведения обследования эти цели могут дополниться или измениться. Поэтому и начинать надо с хотелок. По мере обследоваиня часть хотелок превратиться в цели, а часть отпадёт и заменится на другие цели.
8. tailer2 07.02.18 13:49 Сейчас в теме
(2) супер-нулем должно идти определение той светлой личности, которая почему-то решила, что есть причины и следствие

а прямо следом за супер-нулем - кто будет за это платить

и если этот кто-то готов оплачивать хотелки супер-нуля, можете начинать ставить галки
4. Tarlich 115 08.12.17 10:00 Сейчас в теме
не спорю что не имею опыта , но по мне так напоминает рисование совы , Только первые 40 пунктов
А сову , Определение а на чем , Определение на какой бумаге , Определение кто принесет бумагу , Определение каким карандашом и т.д.
и последний - вот СОВА
RustIG; E_BEREZIN; +2 Ответить
5. RustIG 1351 09.12.17 06:56 Сейчас в теме
(4) верно замечено, но только за рисование Совы миллионы не платят.

Для мелких проектов часть пунктов исчезнет. Для крупных проектов желательно использовать данный список как чек-лист.
9. ogroup 279 09.02.18 10:32 Сейчас в теме
(4)
Не согласен. Совы у всех разные, и было бы глупо выставлять сюда чек-лист разработки конкретной совы. А все, что не касается самой совы, здесь перечислено и довольно хорошо.
6. profych 09.12.17 22:24 Сейчас в теме
В любом случае думаю, что данный материал полезен! В любом случае эти пункты наводят на мысли... а может где-то недорабатываешь, а может это и лишнее ...
7. Voblhned 58 11.12.17 11:48 Сейчас в теме
6.8. Создание инструментов и отчётов, позволяющих увеличить доходы/прибыль заказчика. Сопоставление текущих показателей деятельности с зафиксированными показателями из пункта 2.8.

6.9. Подписание документов, закрывающих работы по договору.


6.10 получаем миллионы и отваливаем в Боливию.
10. ogroup 279 22.03.19 11:10 Сейчас в теме
За 3.16 отдельный жирный плюс!
Оставьте свое сообщение