Чек-лист: Что нужно для успешной организации конференции по 1С в своем городе

11.04.19

Сообщество - О жизни

В данной статье я расскажу, что необходимо иметь в виду для самостоятельной организации конференции по 1С в своем городе. Это своего рода «чек-лист», основанный на личном опыте – бери за основу и делай ещё лучше! )

Перед тем, как перейти к инструкциям, расскажу немного предыстории – кто я, что меня сподвигло задуматься о проведении конференции и благодаря чему это мероприятие состоялось! Обещаю читателя не утомлять ;) 

Кто я?!

В сферу 1С я попал еще будучи студентом 4го курса – пришел без опыта работать в местный франч (лидер местного Владимирского рынка). Я отработал там порядка 10ти лет и прошел путь от стажера до заместителя директора по развитию. На инфостарте я зарегистрирован с 2007 года, поэтому когда в 2012 году прочитал новость о первом IE, мне очень захотелось его посетить. Договорившись с работодателем, я приехал на это грандиозное мероприятие и был сильно воодушевлен! В то же время мне в голову закрался вопрос – «А почему бы не провести аналогичную встречу, пусть не таких масштабов, но у нас во Владимире?!». Я обсуждал эту идею с коллегами, но были сомнения, опасения и не было инициативы и поддержки. Поэтому идея продолжала быть всего лишь у меня в голове, обостряясь с каждым посещением инфостарт-эвента. )

Переломный момент случился на крайнем инфостарте – в 2018 году. Оказалось, что из Владимира там было порядка 10-15 человек (это только те, с кем я общался)! И за совместным с коллегами-земляками обедом в ресторане с видом на «Аврору» я в очередной раз озвучил свою идею встречи в нашем городе. В этот раз было больше согласных, чем сомневающихся. Но по привычке, после приезда домой, я задвинул эту идею в дальний ящик... 

Каково было мое удивление, когда спустя некоторое время мне «прилетел» от коллеги вопрос типа «ты говорил что-то про организацию встречи 1С-ников? давай сделаем?!». Надя, спасибо тебе! )

И мы вместе взялись за организацию мероприятия для 1С-ников в нашем городе. Мероприятие прошло 30 марта и сейчас могу с уверенностью сказать, что прошло оно успешно! Более того – мы будем продолжать его проводить, при этом пробуя разные форматы! 

Ну а теперь с радостью делюсь с Вами тем, что было необходимым для организации и проведения встречи 1С-ников! )

Что необходимо?

Идея и цель

Я придерживаюсь рационального мнения, что у каждого действия должна быть цель и центральная идея, которые будут двигать процесс. У меня не было мысли заработать на конференции. Хотелось создать культуру «теплых ламповых» встреч 1С-ников, на которых люди будут знакомиться, делиться своим опытом, знаниями и помогать друг другу. 

Ни в коем случае не навязываю никому свою точку зрения – каждый волен выбирать себе свои цели (личностные, финансовые, общественные, ...), но главное – обязательно должно быть то, ради чего вы это будете делать! )

Бюджет

Без денег никуда... Мы понимали, что дело это затратное и не окупится в денежном эквиваленте для нас никак. Поэтому мы договорились о психологической планке финансовых затрат – по 20 000 рублей с человека. Итого – максимум 40 000 рублей. Скажу честно: были мысли привлечь спонсоров. Более того, поступало несколько предложений о спонсорстве. Но мы для себя решили, что мероприятие должно быть независимым и придерживаемся этой линии и сейчас!

Читайте статью до конца – я напишу во сколько по факту нам обошлось проведение конференции )

План-график

Без наличия плановых сроков завершения очень легко протянуть даже с самой простой задачей. Уверен, что каждый из вас с этим согласится, опираясь на свой опыт ;) А качественная организация мероприятия – дело отнюдь не простое. Поэтому план-график просто необходим! Мы его сделали и даже старались придерживаться! )) Не скажу что это у нас прямо здорово получалось, но наличие перечня что надо сделать и примерных сроков позволило нам ничего не упустить из вида!

Название и логотип

«Как корабль назовешь, так он и поплывет»! Было много копий сломано на этом шаге. Попробуйте-ка придумать название встрече 1С-ников, которое будет носить смысловую ассоциацию и будет нравиться! ) Вариантов было девять. В итоге победил десятый! )) Оазис – место, где можно отдохнуть от тяжелых будней и расслабиться! ))

Кстати по этому поводу предлагаю «похоливарить» в комментариях! Давайте обсудим – насколько важно название? Или главное – наполнение? )

Рисование в виде набросков я очень люблю. Поэтому достаточно легко набросал карандашом свое видение логотипа, а дизайнер привнес свой профессиональный взгляд и оформил несколько вариантов логотипов. Нам осталось выбрать финальный вариант, который будет украшать наш клуб! )

Формат

Вообще, изначальная цель предполагала клубный формат. Но мы понимали, что «клубу» надо с чего-то зародиться. Поэтому было принято решение организовать однодневный семинар/конференцию. Но в то же время, было желание с самого начала закладывать участникам мысль о «клубности» мероприятия. Как мне кажется, это в итоге сыграло нам в минус – на призыв «приходи на первую встречу 1С-ников во Владимире» люди реагировали неохотно. Гораздо с большим желанием люди записывались на «семинар».

Но это не точно! ))

Спикеры

Очень важная составляющая семинара/конференции – это спикеры! Многие участники различных мероприятий приходят с целью «послушать и увидеть "вот этого человека", а заодно и другие темы посетить». ) Мы не ждали от 1С-ников волшебства... В то же время не были готовы нанимать именитых спикеров по финансовым соображениям. Тут нам помогли друзья и знакомые! С кем-то из спикеров работали раньше, с кем-то – сейчас, конечно же договорились выступить сами. Ну и заслуга инфостарта тут тоже есть – благодаря эвентам я познакомился с Александром Беловым, который охотно согласился приехать и выступить на нашем мероприятии! Каждому спикеру говорю отдельное Спасибо! )

Думаю, что каждый из вас имеет в своем окружении не одного человека, которые могут поделиться с коллегами чем-то интересным! Не стесняйтесь предлагать им поделиться этим опытом! Найти людей, обладающих ценным опытом в нашей сфере достаточно легко и, как правило, все они достаточно лояльны к интересным предложениям! )

Темы

Спикеры – важно, а еще важно и то, о чем они будут рассказывать! При выборе тем опирались на то, чтобы они были актуальными и попадали в целевую аудиторию. В то же время хотелось сохранить индивидуальность и эмоции в каждом докладе. Поэтому было решено подобрать каждому докладчику комфортную тему (экспертную, но не оторванную от реальности) и не навязывать стуктуру, наполнение, шаблоны презентаций. Всем было озвучено стандартное время выступления – 30 минут + 15 минут для ответов на вопросы. Было внутреннее ощущение, что идеально сделать не получится, поэтому решили регулировать длительность докладов «по месту».

В итоге темы поделились на «профессиональные» и «личностные», а одну из тем оформили в виде баттла – «удаленная работа против работы из офиса». На мой взгляд, получилось достаточно живо и интересно! )

Площадка для регистраций

Когда определены формат, спикеры, и темы, необходимо обеспечить возможность людей записаться. Мы рассматривали разные варианты – свой сайт, группа в ВК, «встреча» в ВК, сайты мероприятий.

В итоге, так как изначально планировалось сделать мероприятие регулярным, решили сделать свой сайт со своим доменным именем. Оказалось что есть классный конструктор сайтов (https://tilda.cc), который позволяет настроить все очень быстро. Рекомендую!

Также решили в параллели запустить встречу в ВК – для большего охвата аудитории ) В итоге это сыграло с нами злую шутку, но об этом позже )

Реклама

Конечно, очень хотелось чтобы на наше мероприятие пришло как можно больше 1С-ников! ) Поэтому мы использовали несколько каналов продвижения: реклама на инфостарт, реклама в ВК, рассылка по е-мэйл, персональные приглашения в ВК и реале )

Небольшие комменты по каждому каналу.

Инфостарт. Я запустил баннер с таргетингом по региону (за $m). Оказался очень плохой выхлоп по причине того, что у нас в области очень мало провайдеров с местными IP. В основном - московские и нижегородские. А принадлежность к региону (как выяснил у техподдержки) на инфостарте определяется по IP. 

Реклама в ВК. Покупали рекламу в профильных группах с таргетингом по региону. Могу положительно отозваться – канал привлечения работает достаточно хорошо. Только вот групп профильных очень мало...

Рассылка по е-мэйл. За время работы в сфере 1С, у нас накопилось немало контактов. Это и бывшие коллеги, и соискатели, которых собеседовали во франч, и знакомства с различных мероприятий, и клиенты, и кто-то еще. Всем им были отправлены письма при помощи сервиса рассылок (https://sendpulse.com). Очень удобно и действенно! )

Персональные приглашения. Приглашали знакомых - лично, незнакомых находили через ВК и отправляли пригласительные сообщения. Старались делать это максимально ненавязчиво, но бывало встречали откровенное хамство в ответ... Мою коллегу это очень расстраивало :( 

В итоге, самый действенный канал – это «сарафанное радио». Но пренебрегать другими видами рекламы я бы не стал! )

Подарки

Мы решили сделать приятный сюрприз спикерам – подарить им по полотенцу с логотипом Оазиса ) Также договорились устроить розыгрыш трех полотенец между участниками. Получилось красиво, весело и памятно! )

Место проведения

Место очень важно! Надо чтобы оно было достаточно просторным, светлым, оборудовано необходимым, позволяло провести кофе-брейк, желательно чтобы был отдельный вход и место для одежды.

Мы рассматривали несколько вариантов, а остановились на оптимальном с точки зрения затрат и оснащения. Зал был достаточно большим, чтобы комфортно вместить до 40 человек; имелось отдельное пространство для кофе-брейков. Вместо проектора с экраном был большой телевизор, микрофоны с аудио-системой отсутствовали. Но это компенсировалось низкими потолками и небольшим расстоянием от последнего ряда до выступающего. Также благодаря этому создалась уютная аура клубного общения – когда для того чтобы тебя услышали, не нужен микрофон.

Фоторепортаж и видеосъемка

Здорово, если у вас останется репортажная съемка с мероприятия. Хорошо, если будет сделан промо-ролик. Еще лучше, если у вас будет видео запись докладов и онлайн-трансляция. И самый шик – когда у вас есть все это вместе!

Я договорился о фотосъемке на первую половину встречи. Хотели с оператором сделать промо, но не удалось. С видео тоже все не просто – читайте ниже.

Расходники

Ну и конечно же не забыть уделить внимание мелочам! )

  • Ручки, блокноты для записей.
  • Программа мероприятия, информация о спикерах – обязательно в электронном виде, доступная участникам для скачивания. Некоторое количество можно напечатать и разложить по залу в печатном виде.
  • Бэйджи – на шнурке, чтобы не повредить одежду участникам. Сами вкладыши печатал на своем принтере и резал сам – позволило сэкономить. Макет рисовал в paint.net, сделал небольшое отличие между участниками, спикерами и организаторами )
  • Кофе-брейк – бутерброды, печенье, чай, кофе, сахар, тарелки, стаканчики, ложечки, пакеты для мусора. Бутерброды делали сами - опять же, для экономии )

 

Вроде бы постарался ничего не упустить. Но рассказ будет не полным, если я не расскажу о том, что было упущено или можно было бы сделать иначе. Поэтому следующая тема... 

Фэйлы

Отказ докладчика

У нас случился. Не сказать, что меня это выбило из колеи, но я был к этому не очень готов ) Такую ситуацию надо предвидеть и иметь «план Б». У меня он был сформирован частично. Пришлось «по месту доработать напильником» и в результате нашли двух спикеров! ) Более того, оказалось что некоторые из зарегистрированных участников тоже были готовы выступить. Поэтому обязательно предусмотрите «план Б»! Это может быть рассылка в духе «у нас отвалился один докладчик, займешь его место?» )) 

Плохая регистрация

Сюда отнесу сразу три момента.

Первый – при создании сайта я упустил из виду отправку уведомления об успешной регистрации на почту участника. Это плохо! Были и жалобы, и повторные регистрации, и звонки типа «я отправил заявку, но мне ничего не пришло... Все нормально?!».

Второй – это отголосок того, что регистрации у нас было две - в ВК и на сайте. Пришлось сводить список участников вручную и не всегда получалось однозначно определить кто есть кто... 

Третий – использование «встречи» вместо «группы» в ВК. Логичнее было создать группу, в которую будут вступать участники клуба, и отдельно – встречу под конкретную дату. Если группу создавать сейчас, то вполне вероятно, что кто-то из участников «потеряется».

Финальная рассылка

Мы просто не сделали финальную рассылку с напоминанием о мероприятии. Никогда так не делайте! Обязательно напомните всем участникам о мероприятии, а если есть возможность – сделайте это голосом, позвоните! Я думаю, что если бы мы сделали это, то пришедших было бы больше.

Фоторепортаж и видеосъемка

Мы думали об этом, думали... И не придали значения... А оказалось, что это очень важные моменты! Именно при помощи видео и фото можно популяризовать мероприятие в дальнейшем! Спасибо большое одному из участников – он предложил использовать его телефон для трансляции мероприятия в режиме онлайн. Эти же видео были потом использованы для нарезки видео докладов. Андрей, спасибо тебе огромное! )

Уделите этому особое внимание – это будет визитной карточкой вашего мероприятия! ) 

Проверка докладов

Мы ее не делали как таковую... Даже те доклады, которые присылали на проверку, мы не проверяли. Конечно смотрели, но больше из интереса, чем чтобы что-то поправить. И в принципе все получилось здорово... Кроме баттла ) Оказалось что оба спикера подготовили темы очень полно и сильно перекрывали друг друга. Поэтому доклады были затянуты и повторяли друг друга во многих моментах. Тем не менее, у нас получилось вырулить ситуацию на позитив! Тут отдельное спасибо аудитории – участники активно вливались в беседу, отвечали и задавали вопросы. ) 

В будущем же скорее всего будем вводить какую-то проверку докладов, так как есть подозрение, что в «первом эшелоне» спикеров участвовали очень активные, мотивированные и самоорганизованные люди, которым не требуются подсказки и проверки. Но это не точно! )))

 

Итоги

Небольшую статистику по мероприятию привожу на картинках:

 

Ну и конечно же, как обещал – итоги по финансам. Организация мероприятия нам обошлась в 28 804 рубля. Для справедливости стоит отметить, что за разработку логотипа, фотосъемку и печать бэйджей мы не платили. Дизайнер и фотограф - мои друзья, а бэйджи печатали и резали сами ))

В завершение хотелось бы отметить, что организация подобных мероприятий востребована, интересна, и в то же время сложность её относительна. Поэтому призываю вас – всех кто задумывался или задумался об этом – берите и делайте! Если есть вопросы – пишите, помогу чем смогу! )

Если же у вас есть опасения по поиску спикеров, сложности организации или финансовым расходам, не превращайте их в препятствия! Есть компании, которые заинтересованы в создании таких мероприятий, и они готовы помочь в этих вопросах!

Давайте все вместе сделаем наше сообщество еще больше, еще активнее и еще дружнее! ))

 

Ссылки

Группа в ВК -> https://vk.com/oaz1c

Сайт клуба -> https://oaz1c.ru/

Видео докладов -> https://vk.com/videos-174279811?section=album_3

Презентации спикеров –> https://vk.com/docs-174279811

 

Спасибо! =)

конференция семинар

См. также

"250+ тысяч, в штат и работу пока не ищу": как изменился типичный 1С-ник в 2023 году

О жизни Россия Бесплатно (free)

Подводим итоги работы в 1С за 2023 год. Все о вас: 4 подробных раздела с цифрами, графиками и ужасными цветами диаграмм (должна же где-то быть стабильность).

08.02.2024    21405    Neti    85    

106

Адекватность работодателя. Как её определить? Часть 2. Процесс работы, от испытательного срока до увольнения

О жизни Бесплатно (free)

В процессе написания статей на тему Идеальное место работы ЗУПера нужен аргументированный текст про адекватного работодателя. Информации получилось много, поэтому выделю в отдельные 2 статьи. Рассмотрим все недостатки работодателей от момента собеседования до момента увольнения. Все этапы, как всегда, подкреплены реальными случаями из моего опыта.

22.01.2024    3467    biimmap    61    

66

Адекватность работодателя. Как её определить? Часть 1. Собеседование, заключение трудового договора

О жизни Конфигурации 1cv8 Бесплатно (free)

В процессе написания статей на тему Идеальное место работы ЗУПера нужен аргументированный текст про адекватного работодателя. Информации получилось много, поэтому выделю в отдельные 2 статьи. Рассмотрим все недостатки работодателей от момента собеседования до момента увольнения. Все этапы, как всегда, подкреплены реальными случаями из моего опыта.

16.01.2024    4944    biimmap    99    

76

Идеальное место работы для ЗУПера... Какое оно?! Часть 1. Негативные тенденции, ненужные знания.

О жизни Платформа 1С v8.3 Сложные периодические расчеты 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.x Бесплатно (free)

Импортозамещение увеличило потребность в архитекторах, аналитиках, разработчиках 1С, в т.ч. по ЗУП. Все их ищут всеми возможными способами, но не могут найти и не знают, чем же их завлечь к себе!? Давайте разберёмся в этом вопросе!

27.11.2023    4165    biimmap    52    

72

15 лет вместе...

О жизни Сообщество Бесплатно (free)

Прочитав название публикации, мысль возникает о свадьбе... Но речь не об этом!

25.08.2023    2413    biimmap    23    

46

Как изменилось собеседование разработчиков 1С за последний год

О жизни Россия Бесплатно (free)

«Многие кандидаты хотят от собеседования простую вещь: чтобы оно длилось пять минут и брали сразу на 300 000 в наносекунду», — Эльдар Мингалиев, разрабатывает новые форматы собеседований.

22.08.2023    13710    Neti    161    

107

Зачем и как ставить плюсы

О жизни Бесплатно (free)

Не раз сталкивался с тем, что пользователи сайта не очень понимают, как ставить плюсы и зачем. Многие думают, что поставить плюс = добавить публикацию в избранное. В статье будет кратко об этом.

21.08.2023    3564    biimmap    93    

126
Комментарии
В избранное Подписаться на ответы Сортировка: Древо развёрнутое
Свернуть все
1. new_user 15.04.19 11:11 Сейчас в теме
3. pahich 723 15.04.19 12:05 Сейчас в теме
2. acanta 15.04.19 11:52 Сейчас в теме
Спасибо. Единый семинар 1с тоже может стать интересным и привлекательным для клиентов.
4. pahich 723 15.04.19 12:06 Сейчас в теме
(2) Вы хотите применить эту информацию к проведению Единых семинаров? )
7. acanta 15.04.19 13:50 Сейчас в теме
(4) Семинары налоговиков или аудиторских фирм обычно интереснее чем единый семинар 1с.
Но есть еще отраслевые мероприятия. Выставки, открытие-закрытие сезона, к дням работников какой нибудь промышленности. 1с ники обычно чужие на таких мероприятиях, поскольку их участники это другой уровень и другой круг общения.
Это сложно?
Возможно семинар производителей компьютеров, торгового оборудования и средств видеонаблюдения будет более интересен 1с никам, чем бухгалтерам единый семинар.
Кто к кому придет по приглашению или по объявлению вот что интересно..
5. rpgshnik 3633 15.04.19 12:07 Сейчас в теме
Я смотрю потихоньку пошла волна самоорганизованности своих Ивентов... Первая попытка - https://infostart.ru/public/725524/, а тут уже вторая попытка с более оптимальным бюджетом ;) Пример очень заразительный и хочется в Иркутске такое организовать. Инфостарт конечно начал свои региональные Ивенты... может и до нас докатится. Хотя не понимаю почему сами франчи такое не подхватят, тот же Первый Бит... глупцы :)))
6. acanta 15.04.19 12:23 Сейчас в теме
Лето. Пора отпусков. Командировочные расходы и программа семинара соответствует производственной тематике. Шансы неплохие.
У 1с это можно было совмещать со сдачей экзамена, но если хотите мероприятие, то это несколько дней.
Оставьте свое сообщение